Как да си сътрудничим по документи в Интернет

Няма нужда да се скупчвате около един и същ компютър или да изпращате файлове по имейл, ако искате да си сътрудничите с други хора. Можете да редактирате едно и също копие на документа - можете дори да го редактирате заедно в реално време.

Препоръчваме Google Документи, защото това е по-зряло решение за сътрудничество и ние имаме най-голям опит с него. Microsoft Office Online наскоро получи функции за съавторство в реално време, така че може да си струва да се погледне.

Гугъл документи

Google Документи е офисният пакет на Google. Както повечето услуги на Google, това е безплатно приложение, което имате достъп в уеб браузъра си. Файловете, които създавате в Google Документи, се запазват в Google Диск и се свързват с профила ви в Google. Тъй като тези файлове живеят онлайн вместо на компютъра ви, лесно можете да споделяте документа с други хора. Google контролира документа и може да даде на други хора достъп до него.

За да използвате Google Документи за сътрудничество, отворете уебсайта на Google Диск и влезте с профила си в Google. Кликнете върху бутона Създаване и изберете типа документ, върху който искате да работите, за да създадете нов документ. Можете също да отворите съществуващ документ, съхраняван в Google Диск, или да качите документ от компютъра си.

При отворен документ кликнете върху бутона Споделяне. Можете да преминете през този бутон, за да видите кой има достъп до този документ.

Въведете имейл адресите на хората, с които искате да си сътрудничите в документа. Хората, които добавите, имат разрешение за редактиране по подразбиране, но можете също да ги ограничите само до коментиране или преглеждане на документа. Разрешението "Може да видите" е полезно, ако искате да покажете документ на хора.

По подразбиране хората ще получават имейл, когато споделяте документа с тях. Имейлът съдържа връзка към документа, за да могат да го редактират заедно с вас. Ако не работите върху документа, това е добре - те могат да го редактират и ще видите промените им, когато се върнете към документа по-късно.

Когато няколко човека работят върху документ, ще видите няколко курсора за въвеждане на текст. Ще видите в реално време какво други хора въвеждат в документа, така че можете да си сътрудничите по сложен документ, без да се натъквате един на друг и да решавате по-късно конфликтни редакции. Имате дори функция за чат, която можете да използвате, за да говорите с вашите съавтори.

За да видите списък с споделени с вас документи, можете да кликнете върху категорията Споделено с мен в Google Диск.

Office Online

Microsoft Office Online е известен преди като Office Web Apps. Това е напълно безплатна, уеб-базирана версия на Microsoft Office, която влизате в браузъра си. Тъй като това е уеб приложение, то не е изцяло Microsoft Office и е по-ограничено. Можете да направите съвместна работа с десктоп версиите на Microsoft Office, но това просто не е толкова зрело решение за сътрудничество, както предлага Google Docs. Например, само един човек може да работи по един и същ параграф в момент, когато си сътрудничи в Office 2013.

Office Online е достъпна на Office.com. Изисква се акаунт на Microsoft и съхранява документите ви в услугата за съхранение на файлове OneDrive на Microsoft (известна като SkyDrive)..

За да започнете, посетете сайта на Office Online и отворете приложението си по избор - или посетете сайта на OneDrive и отворете съществуващ документ. При отворен документ кликнете върху бутона Споделяне в горната част на страницата. Можете също да щракнете върху менюто ФАЙЛ на лентата, щракнете върху Споделяне и изберете Споделяне с хора.

Въведете имейл адресите, с които искате да споделите, и изберете разрешенията, които искате да предоставите. Можете да изберете дали хората, с които споделяте документа, могат да редактират документа и дали ще се нуждаят от акаунт в Microsoft, за да го направят.

Хората, с които споделяте документа, ще получават покани за имейли с връзка към документа. Те могат да отворят документа, да кликнат върху бутона Редактиране и да изберат Редактиране в Word Online, за да работят върху него. Можете да управлявате списъка с хора, които имат разрешение да преглеждат или редактират документа от екрана „Споделяне“.

Има редица други начини за работа по един и същи документ в реално време по интернет, но вероятно е по-добре да се придържате към тези функции за сътрудничество. Google Docs и Office Online правят това просто и включват работещи офис приложения.