Как да си сътрудничим по документи в реално време в Office 2016

Microsoft Office 2016 подобри възможностите си за сътрудничество, така че много автори могат да работят върху документ в реално време. Можете да споделите документ в OneDrive и да видите кой работи върху него и дори да получите връзка за изпращане на други хора за лесен достъп до документа.

Ще използваме Word в тази статия, за да илюстрираме как да си сътрудничим по документи; Тази функция за съвместна работа в реално време е налична и в Excel и PowerPoint.

За да започнете, отворете документа, който искате да споделите, и кликнете върху бутона „Споделяне“ на лентата с лентата в горния десен ъгъл на прозореца на Word..

ЗАБЕЛЕЖКА: Преди да настроите документа за споделяне, трябва да се уверите, че имате споделена папка в профила си в OneDrive. Или можете да използвате папката „Публично“, която съществува в профила Ви по подразбиране.

Показва се прозорецът “Share” (Споделяне). За да запазите документа в папката, която сте споделили в профила си в OneDrive, кликнете върху „Запазване в облака“..

На екрана „Запиши като“ зад кулисите изберете общото местоположение, към което искате да запазите документа, или щракнете върху бутона „Преглед“, за да изберете място в профила си в OneDrive, който не е в списъка с последните..

Ако е необходимо, отидете в споделената папка в диалоговия прозорец “Save As”. Ако искате да промените името на файла, въведете ново име в полето за редактиране на името на файла. Кликнете върху „Запазване“.

Вие се връщате в документа и прозорецът "Споделяне" се свързва и ви позволява да каните хора да преглеждат или редактират файла или просто да го преглеждат. За да поканите някой да си сътрудничи с документа, въведете имейл адреса на този потребител в полето за покана „Покани хора“. Изберете дали те могат да редактират или да виждат от падащия списък. Ако искате да изпратите персонализирано съобщение, въведете го в полето „Включване на съобщение“. За да споделите документа, кликнете върху „Споделяне“.

Потребителят се добавя към списъка с хора, с които сте споделили документа.

Можете също така да укажете дали на „Винаги“ или „Никога“ да споделяте промени автоматично или да бъдете попитани („Питай ме“) всеки път, когато се прави промяна, като изберете опция от падащия списък „Автоматично споделяне на промените“..

Потребителят, с когото споделихте документа, получава имейл, подобен на следното изображение. Те кликват върху „Преглед в OneDrive“, за да имат достъп до документа.

ЗАБЕЛЕЖКА: Можете лесно да получите връзка към споделения документ, за да можете да го изпратите по имейл на потребителите, като кликнете върху „Получаване на връзка за споделяне“ в долната част на панела „Споделяне“..

Два бутона се показват в панела „Споделяне“. Ако искате да изпратите връзка, която позволява на потребителя да преглежда и редактира документа, кликнете върху бутона „Създаване на връзка за редактиране“. За да изпратите връзка, която позволява само на потребителя да види документа и да не го редактира, кликнете върху бутона „Създаване на връзка само за преглед“..

Полето „Редактиране на връзка“ показва URL адреса за достъп до документа със съответните разрешения. Кликнете върху бутона „Копиране“ вдясно от полето, за да копирате URL адреса, за да можете да споделите връзката в имейл, например.

Кликването върху връзката, която потребителят получава по имейл, отваря документа в онлайн версията на съответното приложение на Office 2016.

Когато потребителят започне да редактира документа, изскачащо съобщение показва, че „Гост редактира този документ“.

Промените, направени от другия човек, се показват като маркиран текст в копието на документа.

Ако сте позволили на потребител да редактира документ и след това промените решението си, можете лесно да променяте разрешенията за този потребител. Щракнете с десния бутон върху името на потребителя в списъка и изберете „Промяна на разрешение за: Може да преглеждате“. Можете да отидете и в друга посока, като дадете на потребителя разрешение да редактира документа, само ако им разрешите да го видят.

Ако сте готови да споделите документа с потребител, можете да спрете да разрешавате на потребителя да преглежда или редактира документа. Щракнете с десния бутон върху името на потребителя в списъка и изберете “Remove User” от изскачащото меню.

За да затворите прозореца „Споделяне“, щракнете върху „X“ в горния десен ъгъл на прозореца.

Независимо дали работите по голям или малък проект, тази нова функция за сътрудничество в Office 2016 с редактиране в реално време и интегриране в облака с OneDrive е мощно.