Как да настроите Отговор в офис в Outlook за Windows

Когато знаете, че ще излезете от офиса в продължение на няколко дни, можете да настроите Помощника извън офиса да отговаря автоматично, като давате на хората възможност да знаят, че се наслаждавате на почивката си, докато са останали на работа.

За да създадете отговор в офиса в Outlook, ще създадем шаблон за имейл с съобщението, което искаме да използваме, а след това ще създадем правило, което ще изпрати отговор с това съобщение до всички имейли, които получаваме през определен период от време.

ЗАБЕЛЕЖКА: Outlook трябва да е отворен, за да може правилото да се изпълни, а отговорът ви - извън офиса - да бъде изпратен. Така че, не забравяйте да оставите компютъра си и Outlook да работи, докато сте извън офиса.

Първа стъпка: Създайте шаблон за съобщения

За да създадете шаблон за съобщение в Outlook, уверете се, че разделът „Начало“ е активен и кликнете върху бутона „Нов имейл“ в раздела „Нов“.

Въведете съобщението, което искате да изпратите като автоматичен отговор в полето за съобщения. Не въвеждайте До имейл адрес или Тема. След това кликнете върху раздела „Файл“.

Кликнете върху „Запази като“ в списъка с опции от лявата страна на екрана за задна сцена.

В диалоговия прозорец „Запиши като“ изберете „Шаблон на Outlook (* .oft)“ от падащото меню „Запиши като тип“.

Вие сте отведени в папката с потребителски шаблони. Въведете име за шаблона в полето „Име на файл“, като запазите разширението „.fold“ и кликнете върху „Запазване“.

Ако искате да копирате шаблона за отговор на имейли извън офиса на друг компютър или да го архивирате, пълният път до папката с потребителските шаблони е C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates . Заменете с потребителското име на Windows.

Затворете прозореца на съобщението, като кликнете върху бутона „X“ в горния десен ъгъл.

Появява се диалогов прозорец, който пита дали искате да запазите чернова на съобщението. Не е нужно да го правите, защото сте го запазили като шаблон, но можете, ако искате. Кликнете върху „Да“, ако искате да запазите черновата или „Не“, ако не го направите.

Стъпка втора: Създайте правило за автоматичен отговор на нови имейл съобщения

Сега, когато имаме свой шаблон за отговор на имейли, които не са в офиса, ще създадем правило, което да използва този шаблон, за да отговори на всички съобщения, които идват през определен период от време. Уверете се, че разделът „Начало“ е активен.

В секцията „Преместване“ кликнете върху бутона „Правила“ и изберете „Управление на правила и сигнали“ от падащото меню.

Можете също да щракнете върху раздела "Файл", за да влезете в екрана зад кулисите. Уверете се, че екранът „Информация“ е активен (кликнете върху „Информация“ вляво, ако е необходимо) и след това кликнете върху бутона „Управление на правилата и сигналите“.

В диалоговия прозорец Правила и сигнали се уверете, че имейл адресът, към който искате да приложите това правило, е избран в падащото меню „Прилагане на промените в тази папка“. Ако искате това правило да се прилага за всичките ви профили в Outlook, ще ви покажем как да го направите по-късно в тази статия. Щракнете върху раздела „Правила за електронна поща“, ако вече не е активен, след което щракнете върху бутона „Ново правило“.

В първия екран на диалоговия прозорец на съветника за правила щракнете върху „Прилагане на правилото върху съобщенията, които получавам“ в секцията „Започни от празно правило“. Опцията се добавя към „Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото (кликнете върху подчертана стойност)”. Няма какво да се редактира за тази част от правилото, затова кликнете върху бутона „Напред“, за да продължите.

Вторият екран в диалоговия прозорец на съветника за правила ви позволява да изберете условията за проверка, когато получавате имейли. За да бъде изпратен отговорът ви извън офиса по време на определен период от време, проверете полето „получено в определен период от време“ в полето „Стъпка 1: Избор на условия“. Условието се добавя към „Стъпка 2: Редактиране на описанието на правилата (кликнете върху подчертана стойност)”, както и преди, но този път има част от описанието за редактиране. За да добавите период от време, кликнете върху връзката „в определен период от време“ в полето Стъпка 2..

В диалоговия прозорец "Получаване на дата" поставете отметка в полето "След", щракнете върху падащото меню и кликнете върху датата, след която искате да бъде изпратен отговорът за автоматично излизане от офиса. Например, ако искате отговорът ви да излезе извън офиса да започне да се изпраща на 8 февруари, изберете 7 февруари за датата След.

След това поставете отметка в полето „Преди“, изберете дата от падащото меню вдясно от квадратчето Преди. Датата, която изберете, трябва да е денят, след като искате да прекратите изпращането на отговора, когато не сте в офиса. Например, ако искате 15 февруари да е последният ден, в който е изпратен отговорът ви извън офиса, изберете 16 февруари като дата преди.

Избраните дати се добавят към състоянието в полето Стъпка 2. \ t Кликнете върху бутона „Напред“ в диалоговия прозорец на съветника за правила, за да продължите.

На третия екран в диалоговия прозорец на съветника за правила вие избирате какво искате да правите с входящите имейли по време на периода от време. Искаме да отговорим на всички имейли, като използваме шаблона, който създадохме в първата секция, затова проверяваме полето „Отговор с конкретен шаблон“ в полето „Стъпка 1: Изберете действие (а)“. За да изберете шаблона, който създадохме, кликнете върху връзката „определен шаблон“ в „Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото (кликнете върху подчертана стойност)“..

В диалоговия прозорец Изберете шаблон за отговор изберете „Потребителски шаблони във файлова система“ от падащото меню „Погледни“.

Изберете шаблона, който сте създали (в нашия случай, шаблона „Отговор за извън офиса“) и натиснете бутона „Отвори”.

Пълният път до избрания шаблон се добавя към избраното действие. Кликнете върху бутона „Напред“, за да продължите.

На четвъртия екран на съветника за правила можете да изберете всякакви изключения, които искате да приложите към правилото, като например, ако искате да изключите определени хора или групи („освен ако не са от хора или обществени групи“). Няма да добавяме никакви изключения от нашето правило, затова кликнете върху бутона „Напред“, за да продължите.

Въведете име за правилото в полето „Стъпка 1: посочете име за това правило“. Полето „Включване на това правило“ е отметнато по подразбиране, така че правилото автоматично ще бъде включено. Не се притеснявайте обаче. Тя няма да се изпълнява, докато след зададената от Вас дата.

Не искаме да изпълняваме правилото за съобщенията, които вече са в нашата входяща поща, така че оставете отметката „Пусни сега това правило в съобщенията вече в пощенската кутия“. Ако искате да изпълните това правило за всички имейл акаунти в Outlook, поставете отметка в полето „Създаване на това правило за всички профили“. Кликнете върху бутона "Готово".

Правилото се добавя към списъка. Кликнете върху „OK“, за да затворите диалоговия прозорец Правила и сигнали.

Сега, когато някой ви изпрати имейл по време на посочената от вас дата, те автоматично ще получат съобщението в създадения от вас имейл шаблон.

Въпреки че изпращачът получава автоматичен отговор, казвайки, че сте извън офиса, все още получавате имейла си с икона, указваща, че е изпратен автоматичен отговор. Въпреки това, можете да се почувствате оправдани да го игнорирате, докато не се върнете.

След като периодът от време на правилото е преминал, правилото няма да се прилага за входящи имейли. Въпреки това все още можете да изключите правилото. За да направите това, отворете отново диалоговия прозорец Правила и сигнали, както е описано по-горе, и махнете отметката от квадратчето вляво от правилото в списъка. Натиснете “OK”, за да затворите диалоговия прозорец.

Когато използвате това правило за изпращане на автоматизиран отговор извън офиса, отговорът се изпраща веднъж на всеки подател по време на една сесия на Outlook. Сесия е, когато отворите Outlook, докато не излезете от приложението. Това предотвратява изпращането на дублирани отговори до същия изпращач, който ви изпраща няколко съобщения. Outlook следи кой е получил автоматичен отговор по време на всяка сесия, но този списък се нулира, когато излезете от Outlook. Така че, оставете Outlook отворен (не излизайте и не отваряйте отново), така че правилото ще се изпълни и отговорът за автоматично излизане от офиса ще бъде изпратен на всеки, който ви изпраща имейли и затова изпращачите не получават няколко отговора извън офиса.