Как да създадете формуляр букви в Word
Понякога може да искате да създадете писмо, което ще изпращате на много различни хора, но искате някои части от него да бъдат индивидуализирани за всеки получател: части като поздрав, име, адрес и т.н. език, това означава, че трябва да създадете писмо с формуляр, което е много лесно да се направи.
Преди да започнете с формулярни писма, трябва да се уверите, че вече имате настройка на базата данни с всички полета, които искате да включите. Базата данни може да бъде толкова проста, колкото електронна таблица на Excel с колони за първо име, фамилия, адрес и т.н..
Word може да импортира данни от Excel, Access и текстови документи. Ако все още нямате настройка на базата данни, винаги можете да я създадете в Word, което ще ви покажа как да го направите.
Създаване на писма за формуляри в Word
За да започнете, създайте документ, който има стандартен текст в него, като примера от Коледната буква по-долу:
Обърнете внимание как няма поздрав, адрес и т.н., защото всички те ще бъдат добавени по-късно като полета в нашето писмо. Първото нещо, което трябва да направите е да кликнете върху Изберете Получатели на Mailings раздел:
Това е мястото, където можете да добавите хората, които ще получават писмото или да импортирате списък от файл с база данни.
Можете да кликнете върху Въведете нов списък ако искате да създадете списъка в самата Word. За да импортирате, кликнете върху Използвайте съществуващ списък. В този пример ще напишем списъка.
Забележка: Когато отидете да запишете списъка с получатели, Word ще ви подкани за местоположение на твърдия ви диск, за да запишете файла с данни, който ще бъде създаден.
След като запишете списъка с получатели, ще забележите, че много от иконите са на Mailings лентата може да се кликне сега.
За да започнете да добавяте полета към формулярното си писмо, щракнете върху място в документа, за да посочите къде искате да се постави полето и след това кликнете върху Блок адрес.
Това ще доведе до Вмъкване на блок адрес диалоговия.
Кликнете Добре за да преминете към формата по подразбиране и трябва да получите нещо, което изглежда така:
След това добавете Въведете След Блок адрес за да преместите текста надолу по ред, след това кликнете върху Поздравителна линия икона:
Това ще доведе до Вмъкване на поздравителна линия диалоговия.
Още веднъж, нека отидем с формата по подразбиране и просто кликнете върху Добре бутон.
След това маркирайте къде се казва, щракнете с десния бутон на мишката, изберете параграф и след това поставете отметка в квадратчето до Не добавяйте интервал между параграфите от същия стил.
Това ще накара адресния блок да виси правилно, вместо да има празен ред между всяка част от него.
След това кликнете върху Преглед на резултатите икона се намира в раздела Поща в лентата.
Вместо индикатора за полето на адресния блок, сега трябва да видите действителното съдържание, изброено в документа на Word.
Когато приключите с визуализацията, кликнете върху Преглед на резултатите , за да изключите визуализацията. След това, за да видите как да добавите други полета, кликнете върху миналото в документа, за да направите текущата си позиция, след което кликнете върху Вмъкване на поле за сливане икона.
Трябва да получите нещо подобно:
Избирам Държава или регион, след това кликнете върху Insert бутон.
Опитайте да кликнете върху Преглед на резултатите отново, за да видите как изглежда. Ето моят пример по-долу:
Сега, когато писмото на формуляра е настроено правилно, можете да правите по-усъвършенствани неща като създаване на правила. Правилата ще ви позволят да покажете текст за определени получатели и да го скриете за други. За да започнете, кликнете върху правилник бутон.
Ще видите падащо меню с няколко опции като Попитай, Попълни и т.н..
За нашия пример нека да изберем Ако… Тогава… Иначе, което ще ни доведе до следния диалог:
Променете Име на полето: да се Държава или регион, и тип САЩ в Сравни с: област. След това добавете текст към полетата, където се казва Вмъкнете този текст и В противен случай поставете този текст.
В този пример, ако получателят живее в САЩ, те ще получат текста Весела Коледа вписано в писмото им, докато всички останали ще получат съобщението Сезони Поздрави.
Ето как ще изглежда след като кликнете върху Добре и след това бутона Преглед на резултатите бутон.
След това отбележете Преглед на резултатите раздел:
Тук можете да кликнете върху бутоните със стрелки (кога Преглед на резултатите е включено) вляво и отдясно на номера, за да превъртите всички букви, които ще бъдат изпратени. По този начин можете да се уверите, че всичките ви писма ще изглеждат точно преди отпечатване или изпращане по имейл.
Забележка: Изборът на менюто за полета за съответствия в Правилата е за съвпадение на имена на полета в база данни с имена на заглавки в списъка на получателите.
Също така, за да ви е по-лесно да видите къде сте вмъкнали полета в документа, използвайте връхна точка Обединяване на полета бутон.
Това е превключвател, който можете да включвате и изключвате по свое усмотрение. И накрая, когато сте доволни от писмото си, кликнете върху Завършете и обединете икона:
Трябва да получите това падащо меню с три опции.
Избирам Редактиране на отделни документи да накара Word да обедини всичките ви писма заедно в един голям документ, който можете да прегледате, преди да отпечатате или изпратите като имейл.
Както можете да видите, създаването на формулярни писма с Word вече не е проблемът, който някога е бил и можете да създавате и изпращате документи бързо и лесно. Ако имате някакви въпроси, не се колебайте да коментирате. Наслади се!
