Как да създадете запълващи форми с Microsoft Word

Създаването на формуляри с Microsoft Word е лесно, но предизвикателството идва, когато решите да създадете формуляри, които могат да се попълват с опции, които можете да изпращате на хората и да ги попълвате цифрово. Независимо дали се нуждаете от формуляр за събиране на информация за хора или ако се опитвате да направите проучване, за да изпробвате потребителския отговор на софтуер или нов продукт, MS Word има решение за вас.

Забележка: екранните снимки в този урок са от Word 2010, но това трябва да работи по същия начин в Word 2013.

Активиране на раздела за програмисти

За да създадете формуляри за попълване, трябва да започнете, като активирате раздела за програмисти, като кликнете върху падащото меню „Файл“ и след това изберете „Опции“. Отворете раздела „Персонализиране на лентата“ и изберете опцията „Главни раздели“. в „Персонализиране на лентата“.

Сега ще трябва да изберете полето „Разработчик“ и да натиснете „OK“.

След като направите това, ще забележите, че към горната част на екрана е добавено допълнително меню с няколко нови опции за програмисти.

За шаблон или не за шаблон?

Има две основни възможности за започване на създаването на формуляра. Вариант 1 е лесен за използване, ако можете да намерите шаблон, който отговаря на вашите нужди. За да намерите шаблони, щракнете върху менюто "Файл", изберете "Ново". Ще видите много готови шаблони, които можете да изтеглите. Просто кликнете върху „Форми“ и прегледайте избора на шаблони, за да намерите този, който отговаря на вашите нужди.

Когато намерите шаблона си, просто го изтеглете и редактирайте формуляра, както е необходимо.

Тъй като това е лесният начин и може да не успеете да намерите шаблон, който да отговаря на вашите нужди, ще обсъдим най-добрия начин за създаване на формуляри от нулата. Започнете отново с навигация към опциите за шаблони, но вместо да изберете предварително направена форма, изберете „Моите шаблони“.

Сега ще трябва да щракнете върху "Шаблони" чек-кръг и след това натиснете "OK", за да създадете празен шаблон. Накрая натиснете “Ctrl + S”, за да запишете документа. Ще го наречем „Шаблон за формуляр 1“.

Попълнете формуляра

Сега, след като имате празен шаблон, сте готови да започнете да добавяте информация към формуляра. Формата, която ще създадем в този пример, е проста форма за събиране на информация за хората, които ги попълват. Първо, ще трябва да въведете основните въпроси. За този урок ще се опитаме да получим следната информация:

1. Име (Отговор с обикновен текст)
2. Възраст (Падащ списък)
3. D.O.B. (Дата Отговор)
4. Секс (Поставете отметка в квадратчето)
5. Пощенски код (Отговор с обикновен текст)
6. Телефонен номер (Отговор с обикновен текст)
7. Предпочитан основен цвят и защо: (Комбинирано поле)
8. Най-добри продукти за пицаПоставете отметка в квадратчето и отговора на обикновен текст)
9. Каква е мечтаната Ви работа и защо? Ограничете отговора си на 200 думи (Отговор с богат текст)
10. Какъв тип превозно средство управлявате? (Отговор с обикновен текст)

Кликнете върху раздела „Разработчик“, който сте добавили по-рано и под секцията „Контроли“, изберете „Режим на проектиране“, за да започнете да създавате различни опции за управление. Ако искате да видите как изглежда в действие, не забравяйте да премахнете избора на опцията „Режим на проектиране“.

Текстови раздели

За всички отговори, които изискват текстов отговор, можете да добавите текстови раздели. Ще направите това, като изберете Контрол на съдържанието в Rich Text Content  (позволява на потребителите да редактират форматирането) или контрол на съдържанието на обикновен текст  (позволява само обикновен текст без форматиране).

Нека активираме отговора с богат текст за въпрос 9 и след това отговора на обикновен текст за въпроси 1, 5, 6 и 10.

Не забравяйте, че можете да редактирате текста в полетата за контрол на съдържанието, за да съответства на въпросите, като кликнете върху тях и въведете, както се вижда на изображението по-горе.

Добавете опция за избор на дата

Ако трябва да добавите дати, можете да добавите „Контрол на съдържанието за избор на дата“.

Поставете падащ списък с опции

За въпроси, които позволяват само един отговор, като номера (въпрос 2), падащ списък е удобен. Ще добавим прост списък и ще го запълним с възрастови групи. Ще трябва да добавите полето за контрол на съдържанието, щракнете с десния бутон върху него и изберете опцията "Свойства". След това кликнете върху добавяне, за да добавите възрастови диапазони.

Когато приключите, трябва да изглежда така (режим Дизайн е деактивиран).

Друга възможност е да добавите „Combo Box“,  което ще ви позволи да добавите желаните опции, както и да позволявате на потребителите да въвеждат допълнителен текст, ако е необходимо. Нека добавим комбинирано поле към въпрос 7. Тъй като това е комбинирано поле, потребителите ще могат да изберат опция и да въведат защо им харесва цвета.

Добавяне на квадратчета за отметка

За четвъртия въпрос ще добавим опции за отметка.  Първо ще въведете опциите си (мъжки и женски). Сега можете да добавите контрола за съдържание за отметка след всяка опция.

Повторете процеса за всички други въпроси, които изискват една или повече опции. Ще добавим и квадратчетата за отметка към въпрос 8. Също така ще добавим поле за отговор в обикновен текст за всички добавки, които не са изброени.

Обобщавайки

Завършеният празен формуляр трябва да изглежда като изображенията по-долу в зависимост от това дали сте активирали или забранили режима на проектиране.

Разрешен режим на проектиране Дизайнът е деактивиран

Поздравления, току-що научихте основите на създаване на интерактивни форми. Чувствайте се свободни да изтеглите нашия завършен образец, ако е необходимо. Можете да изпратите файла DOTX на хората и когато го отворят, той автоматично ще отвори нормален документ, който може да попълни и изпрати до вас, тъй като шаблонът се прилага автоматично.

Кредит за изображението: Бен Уорд на Flickr