Как да превключвате и персонализирате разговора в Outlook

Обратно в Outlook 2010, Microsoft въведе Преглед на разговора, което работи нещо подобно на разговорите в Gmail. Тя е включена по подразбиране в по-новите версии на Outlook, но не и ако сте надстроили от по-стара версия, в която е била изключена. Така че, ако не сте знаели, че е там, може би е време да погледнете.

Какво представлява изгледът на разговора?

Въпреки че Microsoft разговаряше много поглед върху разговора, когато го въведоха, повечето хора извън корпоративните ИТ отдели и читателите на висококачествени технически уебсайтове вероятно не бяха наясно с това. В крайна сметка, кога за последен път търсите и четете статията „Нови функции“ на приложение, което използвате?

Това е жалко, защото Прегледът на разговорите е удобна функция, която много хора искаха, след като видяха разговорите в новия Gmail на Google, които дебютираха през 2004/5. Такава беше търсенето, че изведнъж всички говорят за това как да използват колоната „Разговор“, за да групират имейлите в Outlook 2003, въпреки че това само вдига писма в същата папка. Така че някои измислени заобикаляния бяха създадени с помощта на динамични папки за търсене, но всичко това беше малко грубо в сравнение с лекотата на Gmail, управлявана от AJAX..

Microsoft се включи в случая и добави подходящ Преглед на разговора, който изтегля имейли от всички папки - когато те пуснаха Outlook 2010. Това може да изглежда малко късно, тъй като предишната им версия излезе 3 години по-рано (Outlook 2007), но Можем само да предположим, че на продуктовите мениджъри на Microsoft известно време е било необходимо да осъзнаят колко популярен е изгледът на разговорите в Gmail, до кой момент е било твърде късно да го добавите към 2007 г. Независимо от това, Outlook 2010 го получи и беше достойни усилия, които са работили добре във всички повторения.

Тъй като Outlook 2013 е включен по подразбиране, но в много фирми, той все още е изключен по подразбиране от ИТ отдела. Също така, ако сте го изключили в старата си версия на Outlook, той остава изключен, когато надстроите до нова версия. Един от нашите маниаци го изключи преди пет години в Outlook 2013 и все още е изключен, когато са в Outlook 2019. Той е включен по подразбиране и в Outlook web app, така че е по-добре използван там, но за много хора, клиентът на Outlook е основният им имейл.

Нека да разгледаме как отново да превърнем Преглед на разговорите и какви опции за персонализиране имате. По-добре късно от колкото никога!

Как да включите или изключите разговора

Можете да включите и изключите Преглед на разговора чрез обикновен превключвател, така че ако го пробвате и не ви харесва, лесно е да го изключите. За да го включите, включете опцията Преглед> Показване като разговори.

Outlook показва съобщение за потвърждение, което ви дава възможност да включите изгледа във всяка папка („Всички пощенски кутии“) или само в текущата папка („Тази папка“).

Опитайте да включите „Тази папка“, която ще ви даде възможност да видите дали ви харесва, преди да я включите навсякъде. За да изключите изцяло Преглед на разговор, изключете отново опцията Преглед> Показване като разговори.

Какво представлява разговорът??

Прегледът на разговора подрежда съобщенията ви в нишка в хронологичен ред, с най-новото съобщение отгоре. Те първоначално са скрити под най-горното съобщение, с триъгълник в лявата страна, за да се обозначи, че по-долу има нишка.

Кликването върху триъгълника разширява нишката и показва имейлите.

Най-горното съобщение е заглавието на разговора и не е съобщение. Вместо това, той съдържа името на човека, който е започнал разговора и темата. Ако кликнете върху него, няма да видите нищо в прозореца за четене.

Ако кликнете върху някое от съобщенията под заглавката, Outlook ги показва в прозореца за четене, както обикновено. Новите съобщения автоматично се добавят в горната част на разговора под заглавието и се показват в получер курсив, за да покажат, че все още не са прочетени.

Разговорът с ново съобщение се изпраща автоматично в горната част на папката, така че най-новите разговори винаги са на върха.

Това също показва една от най-силните характеристики на Преглед на разговора, а именно, че той получава имейл от всяко място в Outlook и го показва на едно място с името на папката, която съдържа видимата поща. В този разговор има имейли в текущата папка, Входящи и папката Изпратени. Ако трябва да приложим изгледа за разговор към входящата поща, ще видим същия разговор.

Как да персонализирате изгледа за разговор

В опцията Преглед> Показване като разговори има опция Настройки за разговор. Кликнете върху това, за да покажете опциите за разговор.

Опциите са:

• Показване на съобщения от други папки: Показва съобщенията в разговора, без значение в коя папка са. Ако това е изключено, ще виждате само съобщенията от разговорите, които се намират в папката, която разглеждате в момента.
• Показване на подателите над темата: Показва името на подателя в горната част на разговора, а не в темата, когато е в компактен режим (изглед по подразбиране за папки в Outlook). Екранните снимки по-долу показват, когато настройката е включена или изключена съответно.

• Винаги разширяване на избрания разговор: Показва текущо избрания разговор в разширен режим през цялото време, дори ако оставите папката и се върнете към нея. Ако искате даден разговор винаги да се показва в разширен режим във всяка папка, която съдържа една от писмата в разговора, ще трябва да активирате тази опция във всяка от папките.
• Използване на класически отстъп: Показва съобщенията в наклонен отстъп, като по-старото съобщение е по-голямо отстъпът. Това е настройка на папка, която ще се прилага за всеки разговор в папката.

Има още една настройка за персонализиране, която можете да намерите във Файлове> Опции. Изберете категорията „Поща“ отляво и след това превъртете надолу до секцията „Други“, за да намерите настройката „Не разгъвайте автоматично разговорите, когато използвате клавиатурата, за да промените съобщенията“..

По подразбиране тази настройка е изключена, така че когато използвате клавишите със стрелки нагоре и надолу на клавиатурата, за да се придвижвате в папка, разговорите автоматично се разширяват, когато ги изберете. Ако включите тази настройка, разговорите ще останат договорени, когато бъдат избрани с помощта на клавиатурата, и можете да използвате клавишите със стрелки НАЛЯВО и НАДЯСНО за ръчно разширяване и сключване. Това е особено полезно, ако сте човек, който предпочита да използва клавиатурата, когато е възможно.

Това е прегледът на разговора, опитът на Microsoft да пронизва разговори. Смятаме, че е доста добро, с достатъчно персонализирани настройки, които да се харесат на различни потребители, но не толкова, колкото е трудно да се използва. Ако не ви харесва, можете да го изключите, като отново изключите опцията Изглед> Показване като разговори.