Как да споделяте преносими компютри в Microsoft OneNote 2016

Microsoft OneNote 2016 е чудесен безплатен инструмент за вземане на бележки, не само за вас, но и ако искате да си сътрудничите по бележки и проекти с други хора, като колеги или членове на семейството. Ще ви покажем няколко различни начина, по които можете да споделяте своите OneNote преносими компютри.

За да споделите вашите бележки и преносими компютри в OneNote 2016 с други, уверете се, че вашият преносим компютър е синхронизиран с профила си в OneDrive онлайн, така че другите да имат достъп до него. Това ще го синхронизира с интернет, но няма да го направи автоматично достъпно за другите. За да направите това, трябва ръчно да го споделите с други хора, за да могат да го видят и, ако искате, да го редактират.

За достъп до различните инструменти за споделяне на бележки и преносими компютри в OneNote 2016 кликнете върху раздела „Файл“.

На екрана зад кулисите кликнете върху „Споделяне“ в списъка с елементи отляво.

Как да споделите Бележник с някой чрез имейл

Можете да поканите хората да преглеждат или редактират вашия бележник, като им изпратите имейл, като използвате опцията Споделяне с хората на екрана Бележник за споделяне. Само хората, които специално каните, ще имат достъп до бележника ви. Опцията „Сподели с хората“ е по подразбиране, така че се избира автоматично на екрана „Бележник за споделяне“.

Въведете име или имейл адрес в полето „Тип имена или имейл адреси“. Ако въведете име, което е във вашата адресна книга на Outlook, ще бъдете подканени с контакти, които съответстват на името или имейл адреса, който сте въвели, за да можете лесно да изберете желаното от вас лице. Можете също да кликнете върху бутона „Търсене на адресната книга за контакти“ вдясно от полето Име на име или имейл адрес. За да споделите бележника си с няколко души, поставете точка и запетая между всеки имейл адрес.

Когато споделяте преносим компютър с други хора, можете да им разрешите да преглеждат тетрадката или да им разрешават също да редактират бележника. За да укажете дали могат да редактират бележника, изберете „Може да редактирате“ или „Може да преглеждате“ от падащия списък вдясно от полето Име на име или имейл адрес.

Ако искате да включите съобщение за получателите на имейла, въведете бележка в полето под имейл адреса.

Кликнете върху „Споделяне“, за да изпратите връзка към хората, с които сте избрали да споделят бележника.

Лицето, с което сте споделили бележника, се добавя към списъка „Споделено“ в долната част на екрана.

Ако решите да отмените достъпа за някой, с когото споделяте тетрадка, кликнете с десния бутон на мишката върху списъка с споделени и изберете „Премахване на потребителя“ от изскачащото меню. Можете също да промените разрешението за това лице в това меню.

Хората, на които сте изпратили покани, ще получат имейл, съдържащ бутон „Преглед в OneDrive“.

Когато щракнат върху бутона Преглед в OneDrive в имейл съобщението, те се отварят в OneNote Online, където могат да преглеждат и редактират, в зависимост от разрешението, което сте задали за тях.

Ако разрешавате на хората, с които сте споделили бележника си, да го редактират, бутонът „Редактиране в браузъра“ е наличен в OneNote Online.

Как да споделяте преносим компютър, използвайки връзка

Споделянето на преносим компютър на OneNote с помощта на връзка е подобно на споделянето с хора чрез електронна поща. Основната разлика е, че когато споделяте тетрадка с хора чрез електронна поща, а след това решите, че искате да отмените достъпа до бележника, трябва да премахнете всеки потребител поотделно, както е обсъдено в предишния раздел. Но споделянето на преносим компютър с помощта на връзка ви позволява да отмените достъпа на всички, които сте споделили с едно кликване.

За да получите връзка за споделяне, отворете екрана Share Notebook, както е разгледано в началото на статията. Кликнете върху „Получаване на споделена връзка“ в „Споделяне“.

За да получите връзка за споделяне, която ще позволи на потребителите да виждат тетрадката, но не и да я редактират, кликнете върху „Създаване на връзка“ вдясно от „Преглед на връзката“.

Връзката се показва в поле под Преглед на връзката. Изберете текста на връзката и натиснете Ctrl + C на клавиатурата, за да го копирате.

Можете да изпратите по имейл връзката на хората, с които искате да споделите бележника. Можете също да споделите връзката с други, използващи социални медии, софтуер за незабавни съобщения, софтуер за сътрудничество, публикуване на връзка към уебсайт или каквито и да са други методи, които работят за вас.

Когато кликнат върху връзката в имейл съобщението, тетрадката се отваря в OneNote Online, точно както когато използвахме опцията Сподели с хората в предишния раздел. Забележете, че тъй като споделихме преносимия компютър с връзката за преглед, няма бутон „Редактиране в браузъра“ и не може да се редактира бележника.

Ако искате да си сътрудничите с бележник с някого и да им разрешите да правят промени в тетрадката, кликнете върху бутона „Създаване на връзка“ вдясно от „Редактиране на връзка“.

Точно както с връзката за преглед, ще получите линк, който можете да копирате и изпратите на някого.

За да отмените достъпа до бележника, просто кликнете върху бутона „Изключване на връзката“ до вида на връзката, която искате да спрете. Всеки, който има тази връзка, няма да има достъп до бележника.

Как да споделяте преносим компютър във формат PDF

И в двата случая хората, с които споделяте бележника, получават достъп до целия преносим компютър. Може би искате да споделите само определен раздел или само някои от бележките в бележника. Можете да създадете PDF файл, съдържащ бележки, раздели или целия бележник, и да изпратите този файл на всеки, с когото искате да споделите бележника. Кликнете върху тази връзка за инструкции за експортиране на бележка в PDF формат.

Как да споделяте бележник със среща

Вече не е нужно да си водиш бележки на срещи. Можете да споделите OneNote тетрадка с останалите участници в срещата и да ги запишете. По този начин можете да бъдете сигурни, че няма да пропуснете важна позиция за действие или ключово решение, взето по време на срещата.

Ако присъствате на онлайн среща в Skype или Lync, която е била насрочена с помощта на Outlook, можете да споделите тетрадка с останалите участници в събитието, като използвате опцията Споделяне с събрание на екрана Share Notebook. След като кликнете върху бутона „Споделяне с среща“ и изберете срещата, която посещавате, на всички участници в срещата се изпраща връзка към бележника. Те могат да имат достъп до тетрадката и всеки може да добави едновременно към тетрадката.

Можете също да използвате един от методите, обсъдени в предишните раздели, за да споделите бележката на OneNote с други хора на среща.

Преместване на споделен преносим компютър

Ако сте споделили преносим компютър и сега трябва да преместите бележника на друго място, можете да го преместите, но не е толкова лесно, колкото просто да изберете ново място. Трябва да уведомите всички, с които сте споделили бележника, и да следвате този процес, за да преместите бележника на друго място.

OneNote е чудесна програма за събиране на информация, мозъчна атака, споделяне на бележки с приятели или колеги и достъп до вашите бележки и документи на почти всяко устройство. Ако използвате Evernote и искате да преминете към OneNote поради по-ограничения свободен план или по-скъпите платени планове, Microsoft вече предоставя безплатен инструмент за лесно прехвърляне от Evernote на OneNote.