Как да споделяте или да си сътрудничите в Word Doc с други

Търсите начин да си сътрудничите с други хора в Word doc? Ако е така, можете да го направите много лесно в самата Word. Функцията е съществувала за няколко версии на Office и тя работи дори и ако получателят не разполага с Word, инсталиран на тяхната система.

Имайте предвид, че за да започнете да споделяте документи в Word, трябва да запазите документите си в облака. Не всички ваши документи, но поне тези, които ще бъдат споделени. Това означава, че първо трябва да настроите акаунт в OneDrive и след това да влезете в профила си в Microsoft от Word.

Сподели Word Doc

След като веднъж сте настроили OneDrive в Word, продължете напред и кликнете върху Дял в горния десен ъгъл на екрана.

Това ще изведе прозорец от дясната страна на екрана. Ако документът все още не е запазен в облака, ще трябва да кликнете върху него Запазване в облак бутон.

Това ще доведе до Запази като диалогов прозорец, който вече трябва да е настроен на OneDrive. Дайте име на файла и го запазете.

След като бъде запазен и качен в облака, се върнете в Дял ще можете да каните хора да се присъединят. Въведете имейл адрес, изберете дали да го редактирате или просто да го прегледате и след това да включите допълнително съобщение.

В края на получаването ще пристигне имейл, който включва връзка към документа, съхраняван в профила в OneDrive на изпращащата страна:

Когато потребителят кликне върху връзката, той ще ги отведе до версия на браузъра на Word, наречена Word Online, където документът може да се редактира.

Кликнете върху Редактиране в браузъра и ще получите познатия лентов интерфейс на програмата Word Word. Потребителят може да редактира документа, без да е необходимо инсталиране на Word или нужда от акаунт в OneDrive.

Документът автоматично се записва, така че потребителят не трябва да се притеснява, че се опитва да запази самия документ. От своя страна ще видите изскачащо съобщение, че други хора редактират документа и питат дали искате автоматично да споделяте промените, когато те се случат. Препоръчвам да кликнете да тук.

Обърнете внимание, че няма да виждате промените от други потребители, докато не запазите документа. Ако кликнете върху Файл, ще видите ново съобщение в раздела Инфо, което казва Налични актуализации на документи.

Продължете и запазете документа си и ще получите друго съобщение, в което се обяснява, че новите промени, направени от други, ще бъдат показани със зелен слой.

Кликнете върху OK и прегледайте документа. Всичко в зелено е това, което е било променено или добавено от някой друг. В моето тестване, ако някой е изтрил нещо от документа, той не показва нищо в зелено.

Обърнете внимание, че след като запишете документа, зелената маркировка ще изчезне, докато не се направят нови промени. Ако искате да следите какви промени се правят, трябва да активирате Проследяване на промените в документа преди да го споделите, иначе е трудно да се каже какво се случва, особено ако много хора редактират документа.

Отгоре активирах Проследяване на промените на преглед и сега в допълнение към зеления маркиран текст, аз също имам червените вертикални ленти в лявата колона. Тъй като изтриванията не се показват в зелено, можете да ги виждате само чрез проследяване на промените. Кликнете върху червената линия и тя ще ви покаже изтритото съдържание чрез преливане.

Като цяло, Word е чудесен инструмент за сътрудничество в реално време с множество автори или редактори и синхронизиращият аспект работи много добре. Една особеност, която забелязах, е, че когато някой друг редактира определен параграф, той не позволява на другите да редактират този раздел, докато първият човек не приключи. Това гарантира, че хората няма да презапишат едни и същи секции едновременно. Ако имате някакви въпроси, не се колебайте да коментирате. Наслади се!