Как да запазите имейли (и други елементи) като файлове в Microsoft Outlook

Можете да запазите имейлите, контактите и срещите си в Outlook като отделни файлове. Запазването на тези елементи може да ви помогне да получите по-бърз и по-лесен достъп до тях. Това е удобен начин да архивирате или споделяте определени съобщения или просто да ги направите лесно достъпни.

Как да запазите имейл съобщение като файл

Първо, нека да разгледаме как да запазваме съобщенията като файлове в Outlook. Това може да е полезно, ако искате резервно копие на имейла на компютъра ви (или да копирате на друг компютър) или ако искате да използвате съобщението като шаблон за бъдещи съобщения по-късно.

Започнете, като отворите съобщението, което искате да запазите. В прозореца на имейла кликнете върху менюто „Файл“ на лентата.

Изберете командата „Запиши като“.

В менюто „Запиши като“ отидете до мястото, където искате да запишете файла, и след това въведете име за файла. По подразбиране Outlook я нарича с темата на съобщението, но можете да го промените както искате.

Можете също да запишете съобщение като различни типове файлове, като използвате падащото меню „Запиши като тип“. По подразбиране е Outlook Message Format. Ако изберете това, можете просто да кликнете два пъти върху файла, за да го отворите отново в Outlook. Има и няколко други опции, от които можете да избирате:

• Само текст: Когато запазите съобщението си като файл само за текст, просто запазвате думите, а не форматирането или изображенията.
• Шаблон на Outlook: Запазването на съобщението ви като шаблон на Outlook означава, че можете да приложите форматирането към бъдещи имейли. Когато отворите файла, Outlook създава ново съобщение със съдържанието на файла, който след това можете да адресирате и изпратите по пътя си.
• HTML: Запазването на съобщението ви като HTML документ означава, че запазвате имейла си, за да се вижда в уеб страница. Ще можете да отворите съобщението във всеки уеб браузър.
• MHT: MHT файл е архивен файл на уеб страница. Подобно на HTML файл, той е проектиран да се гледа в уеб браузър. За разлика от MHT файл, HTML файлът запазва целия текст, код, изображения и други медии в един единствен файл.

Когато сте готови, кликнете върху бутона „Запазване“.

И вашето съобщение вече е записано като файл.

Как да запазите имейл съобщение като PDF

Можете също да запишете имейла си като PDF с помощта на вградения в Microsoft Office PDF принтер на Microsoft. Запазването като PDF е чудесен начин да запазите резервно копие на съобщение, което ще можете да четете с правилното форматиране..

В прозореца на съобщението щракнете върху менюто "Файл" на лентата.

Щракнете върху командата “Печат”.

Щракнете върху падащото меню „Принтер“ и изберете опцията „Microsoft Print to PDF“.

Обърнете внимание, че ако на компютъра ви е инсталирано друго приложение за създаване на PDF (или ако използвате MacOS), опциите тук може да са различни. Например, ако имате инсталиран Adobe, вероятно ще видите опция „Adobe PDF“. Това също ще работи добре.

След това кликнете върху бутона „Печат“.

В отворения прозорец „Запиши PDF като“ изберете къде искате да бъде запазен PDF, въведете име на файл и след това щракнете върху бутона „Запиши“.

Вече сте запазили имейла си като PDF.

И имайте предвид, че тъй като сте само печат в PDF рендеринг механизъм, същият този трик работи точно по същия начин за записване на всеки елемент в Outlook (контакти, срещи и т.н.) в PDF формат.

Как да запазите контакт като файл

Можете също да запазвате контакти като файлове, използвайки Outlook. Работи почти същото като запазването на съобщения и може да бъде полезно за архивиране на отделни контакти или за преместването им на нов компютър. Контактите се запазват и като Vcard файлове (CVF) - формат, използван от много други приложения, които работят с контакти. Това също улеснява прехвърлянето на контакт в друго приложение или за изпращане на информация за контакт на някой друг, за да могат да го импортират в приложението, което използват.

От прозореца за контакти кликнете върху „Файл“ на основната лента.

Кликнете върху командата „Запиши като“.

В прозореца „Запиши като“ се придвижете до мястото, където искате да се запази файлът с контакти, и променете името, ако искате.

Подобно на съобщенията, можете да изберете няколко различни формата на файлове от падащото меню „Запазване като тип“:

• Само текст: Когато запазвате контакта като файл само за текст, просто запазвате думите, а не форматирането или изображенията.
• Формат с богат текст: Запазването на вашия контакт като богат текстов файл означава, че можете да запишете няколко различни вида форматиране, като напр. Удебелен и italtics, заедно с изображения, във вашия файл. Този формат може да бъде полезен, ако имате снимка с вашата карта за контакт.
• Формат на съобщенията в Outlook: Когато запазите контакта в Outlook Message Format, можете да го отворите в Outlook (дори на друг компютър) и ще работи като всеки друг контакт на Outlook. Но тогава той ще се държи по същия начин, ако го запишете във VCF формат по подразбиране, така че тук няма много предимство.

Когато сте готови, кликнете върху бутона „Запазване“.

Вече сте запазили контакта като файл.

Как да запазите среща (или целия си календар) като файл

И точно както с други елементи на Outlook, можете да запазите вашите срещи като файлове. Макар че не е толкова полезно да архивирате запазени копия на отделни срещи, Outlook поддържа стандарта vCalendar, което означава, че можете да запишете среща, да го изпратите на някой друг и след това да го импортират в друго поддържано приложение.

Отворете срещата, която искате да запазите. В прозореца на срещата щракнете върху менюто "Файл" на лентата.

Кликнете върху командата „Запиши като“.

Придвижете се до мястото, където искате да запишете файла за срещите, и след това му дайте име.

Подобно на съобщенията и контактите, тук можете да изберете няколко различни формата на файлове от падащото меню „Запазване като тип“:

• Само текст: Когато запазвате срещата си като файл само за текст, просто запазвате думите, а не форматирането или изображенията.
• Шаблон на Outlook: Запазването на срещата ви като шаблон на Outlook означава, че можете да приложите форматирането към бъдещи календари или срещи в календара.
• Формат на съобщенията в Outlook: Когато запазвате срещата си в Outlook Message формат, можете да я отворите отново в Outlook, дори и на друг компютър.
• HTML: Запазването на съобщението ви като HTML документ означава, че запазвате срещата си, за да бъде видяна в уеб страница.
• MHT: MHT файл е архивен файл на уеб страница. Подобно на HTML файл, той е проектиран да се гледа в уеб браузър. За разлика от MHT файл, HTML файлът запазва целия текст, код, изображения и други медии в един единствен файл.
• iCalendar Формат: iCalendar е друг стандарт за календара, който ви позволява да прехвърляте информация от календара към различни календарни приложения.

Изберете, ако искате да запазите една среща или целия си календар. Запазването на целия ви календар ще запази всички данни в текущия ви календар на Outlook.

Когато сте готови, кликнете върху бутона „Запазване“.

И сега успешно си запазил срещата или календара.