Как да намалите размера на документите на Microsoft Office, които съдържат изображения

Дори в тези времена на бързи интернет връзки, огромни твърди дискове и много свободно пространство за съхранение на облаци, размерът на файловете понякога е от значение. Може да имате ограничение за размера на файловете, които можете да изпращате или получавате по електронната поща, или може да имате малко място на диска. Каквато и да е причината, ако имате документи на Office, които включват изображения, може да намалите значително размера на тези файлове.

Офисът вече работи зад кулисите, за да запази малките файлове. По-новият тип файл DOCX по същество действа като ZIP файл, компресирайки съдържанието на файла. Снимки и текст, които се появяват повече от веднъж в документ, се съхраняват само веднъж в действителния файл. Така че поне в по-нови версии на приложения на Office ще откриете, че големите размери на файловете обикновено са резултат от наличието на много различни снимки в документите ви..

Добрата новина е, че приложенията на Office предлагат и някои удобни инструменти за запазване на тези размери на изображението. В тази статия ние използваме Office 2016 (по-конкретно, Word 2016) като наш пример. Но ще намерите същите инструменти, които обсъждаме в други приложения на Office, като Excel и PowerPoint, както и в предишни версии на Office, които се връщат най-малко към Office 2010.

Компресиране на изображения в документа на офиса

Първата стъпка, която трябва да предприемете, за да намалите размера на файла на документ със снимки, е да ги компресирате. Всяко приложение на Office предлага удобен инструмент за това. Използваме Word тук (и това ще споменем в следващите стъпки), но ще намерите функциите на едно и също място в други приложения на Office.

В документа си кликнете върху картина, за да я изберете. Щракнете върху менюто Форматиране, което се появява в лентата с инструменти на Office, когато изберете снимка.

В менюто Форматиране щракнете върху бутона Компресиране на изображения.

В прозореца Компресиране на картини, щракнете върху “Приложи само към тази снимка”, ако искате да компресирате само избраната снимка. Когато тази опция не е избрана, действията ви ще се отнасят за всички снимки в документа. Изберете „Изтриване на изрязани области от снимки“, ако имате изрязани снимки в документа и искате да премахнете областите, които сте изрязали. Само имайте предвид, че ако изберете тази опция, няма да можете да отмените изрязването по-късно, освен ако не поставите отново оригиналната снимка. Можете също да изберете резолюция, на която да компресирате изображения. Изберете най-ниската резолюция, която ще покрие вашите нужди. Когато сте готови, кликнете върху OK.

В зависимост от броя на снимките във вашия документ, Word може да отнеме няколко минути, за да ги компресира. Когато приключи, запишете документа и проверете новия размер на файла. Ако не сте сигурни, че искате да се придържате към промените, винаги можете да запазите документа си като нов файл и след това да сравните размерите на файловете с оригиналната версия.

Премахване на информацията за редактиране от Картини

Приложенията на Office предлагат всички видове страхотни инструменти за редактиране на картини, които са вградени. Когато ги използвате, Word запазва оригиналната снимка и следи направените от вас редакции, за да можете да ги отмените или да се върнете към оригиналната снимка , Ако сте доволни от начина, по който сте форматирали изображенията си, всичко, което е записано, само увеличава размера на файла ви. Ако компресирането на снимките във вашия документ не доведе до достатъчно голям размер на файла ви, можете също да изтриете Word записаната информация за форматиране. Отново може да искате да запазите документа като нов файл, преди да започнете, за да можете да се върнете към оригинала, ако е необходимо.

При отворен документ кликнете върху менюто Файл.

В менюто Файл щракнете върху Опции.

В прозореца "Опции на Word", от селекциите отляво, щракнете върху Разширени.

В прозореца "Разширени опции на думата" превъртете надолу до раздела "Размер на изображението и качество" вдясно. Изберете опцията „Отхвърляне на данни за редактиране“, за да може Word да изхвърли информацията за форматиране при запазване на файла. Другите опции в този раздел ви позволяват да защитите документа срещу компресиране на изображения и да изберете разделителна способност по подразбиране за компресиране на изображения (въпреки че винаги можете да изберете нова резолюция, когато правите компресиране).

Когато направите това, запишете файла (или запазете като нов файл) и след това проверете новия размер на файла. Вероятно ще е паднало малко.

В нашия пример взехме Word файл (“File 1.docx” в следното изображение), който съдържа около 20 качествени изображения и тежи с почти 48 MB размер. Много от тези изображения бяха изрязани, някои бяха преоразмерени и няколко бяха редактирани по други начини. След компресиране на изображенията и премахване на запаметената информация за форматирането, новият файл („Файл 2 (компресиран) .docx“ на следното изображение) сега е малко под 35 MB, което представлява приблизително 27% намаляване на размера на файла. И за да илюстрираме вградената компресия във формат DOCX, ние също така компресирахме този файл. Както виждате, разликата в размера между компресираните и разархивираните файлове е незначителна.

И това е! Изображенията са големи и могат бързо да увеличат размера на документите на Office. Но чрез използване на вградените инструменти за компресиране в приложенията на Office и премахване на старата информация за редактиране можете значително да намалите размера на документите на Office, които съдържат изображения, без много усилия.