Как да намалите размера на документ на Microsoft Word
Word документите могат да получат огромни, необичайно дълги и сложни документи с много вградени изображения, шрифтове и други обекти. Но също така изглежда, че документите могат да излязат от ръце за привидно никаква причина. Ако имате работа с огромен документ, ето някои неща, които можете да опитате да намалите размера на файла.
Когато имате Word документ, който е твърде голям, първото, което ще опитате, е да компресирате изображенията в него. Това отчасти се дължи на факта, че сайтове като How-To Geek са написали обширни статии, обясняващи как да направите това, и отчасти защото, изглежда, изображенията сякаш увеличават размера на документ на Word извън разумния размер. Трябва да продължите и да следвате съветите, които сме написали в тази статия, защото ако имате изображения, те ще ви помогнат.
Но ако нямате изображения, или сте проследили тези съвети и трябва да намалите размера на файла повече, ние сме ви покрили. Имаме много съвети, които да споделите, затова ги разбихме на неща, които определено ще помогнат за намаляване на размера на документ в Word, неща, които биха могли да помогнат, и някои често предлагани съвети, с които не трябва да се притеснявате.
Да започваме.
Съвети, които определено ще помогнат за намаляване на размера на документа
Не всеки съвет, който откриете, ще ви бъде от полза. Понякога това е така, защото те не се отнасят за вашата ситуация (ако нямате изображения, тогава съветите за компресиране на изображения няма да са от полза), но понякога съветите са просто погрешни. Тествахме всички съвети в този раздел, така че знаем, че работят.
Конвертирайте документа си във формат DOCX
Microsoft пусна формата DOCX в Office 2007, така че ако все още използвате .doc формат, е време да конвертирате. По-новият .docx файлов тип по същество действа като ZIP файл, като компресира съдържанието на документа, така че просто конвертиране на .doc файл в .docx формат ще направи документа по-малък. (Това се отнася и за други формати на Office, като Excel (.xls to .xslx), PowerPoint (.ppt до .pptx) и Visio (.vsd до .vsdx) между другото.)
За да конвертирате вашия .doc файл, отворете го в Word и щракнете върху File> Info> Convert.
Кликнете върху „OK“ в появяващия се ред, щракнете върху бутона „Запазване“ и Word преобразува вашия документ в .docx. Word осъществява тази реализация, като създава изцяло нова версия на документа в новия формат, така че все още ще имате на разположение старата си версия .doc..
Тествахме това с примерен 20-страничен .doc файл, който съдържаше шест изображения, различни таблици и маркиращи знаци. Оригиналният .doc файл е 6,001KB, но конвертираният .docx файл тежи само при 721KB. Това е 12% от първоначалния размер. Нищо друго, което предлагаме по-долу, няма да направи повече, за да намали размера на файла ви, така че ако имате .doc файлове, които можете да конвертирате в .docx, работата ви може да се свърши.
Поставете снимките си вместо да ги копирате и поставите
Когато копирате и поставяте изображение във вашия документ, Word прави някои предположения за това как да се справят с нея. Едно от тези предположения е, че искате поставеното изображение да бъде BMP формат, който е голям файлов тип, или понякога PNG, който все още е доста голям. Проста алтернатива е да поставите изображението си в програма за редактиране, вместо да я запазите като по-малък формат като JPG, а след това да използвате Insert> Picture, за да вмъкнете изображението в документа си..
Поставянето на малкия скрийншот по-долу директно в иначе празен документ на Word направи размера на документа да скочи от 22 KB на 548 KB.
Вмъкване на екрана в Paint, записването му като JPG и вмъкването на JPG в празен документ доведоха до скок на документа само до 331 KB. Това е малко над 40% по-малко. Дори по-добре, използването на GIF формата доведе до документ, който е с над 60% по-малък. Разширена, това е разликата между 10 MB документ и 4 MB документ.
Разбира се, не винаги можете да се измъкнете от това. Понякога ще имате нужда от по-добро качество на изображението, което форматите като BMP и PNG могат да предложат. Но ако това е малко изображение или не се нуждаете от супер високо качество, използването на по-лек формат на тежестта и поставяне на картината може да ви помогне.
Докато запазвате Вашия образ, направете Вашето редактиране
Когато редактирате изображение в Word, то съхранява всичките ви редакции на изображения като част от документа. Средството, ако изрежете изображение в документа, Word все още запазва пълното оригинално изображение. Променете изображението в черно и бяло, а Word все още запазва оригиналното пълноцветно изображение.
Това увеличава ненужно размера на документа ви, така че когато сте направили промени в изображенията си и сте сигурни, че няма нужда да връщате тези изображения, можете да премахнете данните от редакцията на Word.
Но по-добре, отколкото да премахнете ненужните данни от документа, на първо място няма да имате тези ненужни данни в документа си. Всички редакции, които можете да направите, дори и прости, като изрязване или добавяне на стрелка, се правят най-добре в редактора на изображения, преди да вмъкнете изображението в документа.
Компресирайте всичките си изображения в едно движение
Да, казахме в началото, че става въпрос за тази статия друг начини за намаляване на размера на файла ви, но повечето статии по този въпрос ви казват как да компресирате изображенията си един по един (включително нашата статия), а тук в How-To Geek всички сме за намиране на по-добри начини за правене на неща.
Щракнете върху Файл> Запиши като> Още опции. (Може да имате „Запазване на копие“ вместо „Запазване като“, ако имате OneDrive с включено автоматично запазване.)
Това отваря диалоговия прозорец „Запиши като“, където имате достъп до някои допълнителни опции. Щракнете върху Инструменти> Компресиране на картини.
Това отваря панела „Компресиране на картини“, където можете да решите каква компресия искате да приложите към всички ваши изображения наведнъж.
Опцията "Приложи само към тази картина" е затъмнена, защото това е инструмент за всички или нищо - или всичките ви изображения ще имат тези опции, когато съхранявате документа или нито един от тях няма. Така че, ако искате да изберете различни опции за различни изображения, това няма да работи за вас. Но ако искате да компресирате всичките си изображения наведнъж, това е опцията за използване.
Изберете вашия избор, щракнете върху “OK” и след това запазете новата версия на документа с всички компресирани изображения.
Спрете вграждането на шрифтове в документа си
Освен ако не използвате необичаен шрифт от галактика далеч, далеч, почти е сигурно, че всеки, с когото споделяте документа си, ще може да го прочете, като използва копието на Word (или безплатна алтернатива като Libre Office). Така че, защо искате да губите място във файла си, като вграждате шрифтовете? Спрете това да се случи, като отидете на File> Options> Save и изключите опцията „Embed fonts in the file“.
Може би си мислите, че това няма да има голямо значение, но ще грешите. Ако включването на шрифта е включено и опцията „Не вграждайте общи системни шрифтове“ е изключена, разликата в размера на файла е почти 2 MB. Дори и с включен "Не вграждайте общи системни шрифтове" (което означава, че шрифтове като Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman и т.н. не са включени), файлът все още е с почти 1.3 MB по-голям..
Така че да, спрете вграждането на шрифтове в документа си.
Спрете вграждането на други файлове, ако можете
Наскоро ви показахме как да вградите или да свържете електронна таблица на Excel в документ на Word (и можете да направите това с други файлове, като презентации на PowerPoint или диаграми на Visio). Ако можете да се свържете с електронната таблица, вместо да го вградите, ще си спестите повечето от размера на файла Excel. Няма да запазите всичко, защото свързаната електронна таблица ще добави някакъв размер, но документът ви ще бъде много по-малък с връзка, отколкото пълно вграждане. Разбира се, има и недостатъци за свързването, както и ползите, така че не забравяйте да прочетете тази статия, за да ги разберете, преди да направите това.
Спрете да съхранявате миниизображение за документа
През деня Word ви позволява да съхранявате миниатюрно изображение на документа, за да може Windows да ви покаже визуализация във File Explorer. Тези дни, File Explorer може да направи това сам по себе си и не се нуждае от помощ от Word, но опцията все още е във вашия документ. В нашия тестов документ от 721KB, тази опция за увеличаване на размера на файла до 3247 KB. Това е 4,5 пъти размера на оригиналния файл - за нищо. Тази настройка ще намерите в Файл> Информация> Свойства> Разширени свойства.
Поставете отметка в квадратчето „Запазване на миниатюри за всички документи на Word“ и кликнете върху „OK“.
Името на тази опция е малко подвеждащо, защото изключването му тук засяга само документа, който сте отворили, въпреки че се казва, че "всички документи на Word." Ако това е включено по подразбиране, когато създавате документ, тогава ще трябва да го изключите в шаблона Normal.dotx и Microsoft предостави отлични инструкции за това, ако не сте сигурни как.
Можете също да изключите тази настройка в диалоговия прозорец „Запиши като“, където се нарича малко по-правилно „Запазване на миниатюра“.
Премахване на лична и скрита информация от документа
Не само личната информация добавя към размера на вашия документ, но също така потенциално дава на читателите ви информация, която не искате да имат. Възможно е да има и информация, която е форматирана като скрита и ако не ви е необходим този скрит текст в документа, защо да не се отървете от него?
Премахнете тази ненужна информация от документа си, като се отворите в File> Info> Check for Issues и след това кликнете върху бутона „Inspect Document“..
Уверете се, че “Свойства на документа и лична информация” е включен и след това щракнете върху “Огледай”. Когато инспекторът приключи, кликнете върху “Премахване на всички” в раздела “Свойства на документа и лична информация”..
Това действие намали размера на тестовия ни файл със 7 КБ, така че не е огромна сума. Въпреки това е добра практика да премахвате лична информация от файловете си, така че трябва да го направите така или иначе. Бъдете предупредени, че не можете да възстановите тези данни, след като ги премахнете, затова се уверете, че сте щастливи, преди да го премахнете. Можете да направите същото за опциите „Невидимо съдържание“ и „Скрит текст“, но това само ще направи файла ви по-малък, ако имате скрито съдържание.
Изключване на автоматичното възстановяване (ако сте се осмелили)
Една от чудесните функции на Word - всъщност, една от най-големите функции на всяко приложение на Office е AutoRecover. Тази функция прави редовни резервни копия на файла ви по време на работа, така че ако Word се срине или компютърът ви се рестартира неочаквано (например, когато Windows актуализира системата за една нощ), ще бъдете представени автоматично възстановени версии на отворените документи при следващото стартиране Word. Разбира се, всички тези версии добавят към размера на файла ви, така че ако изключите AutoRecover, вашият файл ще бъде по-малък.
Отидете на File> Options> Save и изключете "Save AutoRecover information" всяка опция [x minutes] ".
Това няма да доведе до незабавна разлика, но ще спре новите версии на AutoRecover да бъдат добавени към файла, докато работите с него.
Просто бъдете предупредени, че няма да имате повече версии за автоматично възстановяване, така че ако Word се срине или затвори неочаквано, ще загубите цялата си работа от последния път, когато сте я записали.
Копирайте всичко в нов документ
Докато работите върху документ, Word запазва различни неща на заден план, за да ви помогне. Показали сме как да ги изключите, когато е възможно, и как да изтриете данните, които Word събира, но най-вероятно все още има неща в документа, от които нямате нужда. Ако откриете, че сте обект на такъв вид пълзене на размера на документа, можете да създадете нов документ и след това да копирате всичко в него.
Започнете, като създадете нов празен документ. Изберете цялото съдържание на текущия документ, като натиснете Ctrl + A. В новия документ натиснете Ctrl + V, за да поставите всичко. Това копира целия текст, раздели, форматиране, опции за оформление на страници, номериране на страници - всичко, от което се нуждаете.
Новият ви документ няма да има нито едно от предишните запаметяващи данни, информация за автоматично възстановяване или предишни версии и това трябва да намали размера на файла.
Имайте предвид, че това ще копира всички данни за редактиране във вашите изображения, така че може да искате да го премахнете от оригиналния документ, преди да копирате всичко в новия си документ. Ако не го направиш, това не е голяма работа. Все още можете да го премахнете от новия си документ.
Не можем да ви кажем колко ще спестите, защото това може да е нещо от няколко килобайта до много мегабайта, но винаги си струва да направите това, ако искате да изтриете колкото се може повече мазнини от документа си.
Като бонус видяхме и това копиране / поставяне на нов трик на документ, който решава странни грешки в документи на Word, които трудно се проследяват по друг начин.
Съвети това Биха могли, може Помогнете за намаляване на размера на документа
Някои съвети изглеждат като те биха помогнали, но не можахме да получим положителен резултат с тях. Не казваме, че няма да помогнат за намаляване на размера на файла ви, но изглежда, че ще ви е необходим определен набор от обстоятелства, за да се възползвате от тях. Силно препоръчваме първо да изпробвате съветите от предишния раздел, а след това да ги преминете, ако е необходимо.
Изключване на фоновите спестявания
Колкото по-сложен е документът и колкото по-дълго е бил, тъй като сте го запазили, толкова по-дълго време може да отнеме запазването, когато кликнете върху бутона „Запиши“. За да преодолее това, Word има настройка във Файл> Опции> Разширено, наречена "Разреши запазването на фон".
Тази настройка е активирана по подразбиране и записва документа във фонов режим, когато работите върху него. Идеята е, че когато кликнете върху „Запиши“, ще има по-малко промени, които да спестите, и така ще спестите много по-бързо. Това до голяма степен е връщане към дните, когато Word заема пропорционално по-голямо количество системни ресурси, а на съвременните системи вероятно не се изисква, особено ако не редактирате изключително дълги или сложни документи.
Журито не е дали това има значение за размера на файла. Оставянето на отворен документ с тази настройка не е от значение за размера на нашия тестов документ (докато оставянето на AutoRecover е включено Направих увеличаване на размера на файла). Извършването на промени за период от около 30 минути също не е довело до значителни промени в размера на документа, независимо от това дали “Allow background saves” е включен или изключен. Нито пък да е изключил промяната на скоростта на съхранението на документа.
Накратко: това зависи само от вас. Ако изключването не намалява размера на файла ви, тогава го оставете включен, защото всичко, което Word прави, за да запази вашите документи автоматично, е нещо добро.
Конвертиране в RTF и след това конвертиране обратно към DOCX
RTF означава Rich Text Format и е отворен стандарт за документи, които осигуряват малко по-форматиране от обикновен текст, но не всички звънци и свирки на DOCX. Идеята за конвертиране на DOCX в RTF е, че отнема всички допълнителни форматиране и скрити данни, така че когато запазите RTF като DOCX файл, размерът на файла ще бъде по-малък..
Преобразуването на нашия 20-те страници, 721 KB тестов документ в RTF превърна размера на файла до 19.5 MB (така че не използвайте RTF, ако искате малък файл). Преобразуването му в DOCX доведе до файл 714 KB. Това е спестяване от 7 KB, по-малко от 1% - и защото RTF не може да се справи с някои от обикновеното форматиране на таблици, което използвахме, трябваше да преформатираме… .което доведе до размер до 721 KB.
Това не изглежда да има много ползи за вашия документ, особено когато модерният DOCX има толкова много възможности за форматиране, които RTF не може да обработи.
Конвертиране в HTML и след това обратно преобразуване в DOCX
Това е същата идея като конвертирането в RTF, с изключение на това, че HTML е уеб формат. Нашият тест за конверсия показа почти идентични резултати с използването на RTF.
Опитахме това на нашия 721 KB DOCX файл и го преобразувахме в HTML файл с размер 383 KB. Преобразуването му в DOCX доведе до 714 KB файл. Това е спестяване от 1%, но то се е объркало с форматирането, особено със заглавията, и те трябва да бъдат преработени.
Разархивирайте документа и го компресирайте
DOCX документът е компресиран файл, като архив, който правите с 7-Xip или WinRar. Това означава, че можете да го отворите с един от тези инструменти и да видите цялото съдържание. Един съвет, който може да видите, е да извлечете всички файлове от вашия DOCX, да ги добавите в компресиран архив и след това да преименувате този архив на разширение DOCX. Хей, престо, имаш Word документ, който е компресиран! На теория това звучи правдоподобно, но използвайки и 7-Zip, и WinRar и различни архивни формати открихме, че всеки път, когато се опитвахме да отворим .docx файла, който създадохме, Word ни каза, че файлът е повреден.
Може да има някакви заслуги в тази идея - нашият 721 KB файл е свършил като само 72 KB, но ние не бихме го препоръчали, освен ако не искате да прекарвате много време в игра с него, за да се опитате да го направите. Също така, спестяването може да бъде само защото процесът на компресиране е премахнал / компресирал нещо, което пречи на Word да отвори документа, но не можем да сме сигурни.
Често-препоръчителни съвети, които вероятно няма да направи никаква разлика
Има няколко предложения, плаващи в интернет звук разумно, но няма да има много ефект. Това не означава, че не трябва да ги изпробвате, само че не трябва да очаквате голямо влияние върху размера на документа.
Премахване на предишните версии на документа
Word съхранява предишни версии на документа, докато работите с него. Това е функцията за автоматично запазване и някои хора предлагат да ги изтриете, като отворите "Файл"> "Информация"> "Управление на документа" и премахнете всички стари версии..
Въпреки това няма смисъл да правите това, защото тези стари версии се съхраняват във файловата система на Windows, а не във вашия документ на Word. Изтриването им няма да направи документа по-малък. Ако искате да премахнете информация от предишната версия от документа, или копирайте съдържанието в съвсем нов документ, или направете Файл> Запиши като, за да запишете в нов документ, както вече ни предложи.
Поставете само текст, а не форматирането
Когато искате да копирате и поставите от един документ в текущия документ, можете да използвате различни опции за поставяне.
Опцията по подразбиране, която се използва, ако щракнете върху бутона "Постави" (или натиснете Ctrl + V) е "Запазване на форматирането на източника". Това копира шрифтове и форматиране, които не са по подразбиране, като получер, курсив и т.н. Но ако кликнете върху опцията „Запази само текста“, тази теория ще намали размера на файла, като премахне форматирането..
Опитахме това с документ от 20 страници, който имаше различно форматиране на текста на всяка страница, а средната разлика в размера беше малко под 2 KB на страница. Това биха могли, може бъдете значими, ако имате документ с над 250 страници, където той би достигнал до 0.5 MB, но наистина ли ще имате документ от 250 страници без форматиране? Вероятно не, защото това би било най-вече нечетливо, така че бихте загубили спестяванията си, когато добавите форматирането отново.
Всички предимства на този метод вероятно са до върха, който дадохме по-горе - копирайте и поставете целия документ в нов документ, за да премахнете предишни версии, стари промени в редактирането и т.н..
Промяна на размера на страницата
Word ви дава възможност да промените размера на страницата, като отидете в Layout> Size и промените от размера по подразбиране "Letter". Има съвети, които плават за това, ако изберете по-малък, но сходен размер като „A4“, други читатели няма да забележат и получавате спестяване на малък размер.
Опитахме това с документ от 20 страници с размер "Letter", който беше 721 KB. Променихме размера на “А4”, “А5” (който е наполовина по-малък от “А4”), а “В5” и нашия документ останахме стабилни 721 КБ всеки път. С други думи, изобщо нямаше значение за размера на файла.
Спрете да вграждате езикови данни
Има настройка във Файл> Опции> Разширено, наречена "Вграждане на езикови данни" и ще видите съвети на различни места, които ви казват, че трябва да изключите това. На пръв поглед това звучи разумно и няма да се увеличат лингвистичните данни за размера на документа?
Накратко, отговорът е не, ако използвате модерен .docx файл. Word обработва лингвистичните данни зад кулисите и не заема място в документа.
Изключването на тази опция може да направи малка разлика спрямо по-старите .doc файлове, но дори и тогава, само ако сте използвали инструмент за ръкописен текст и Word има някои „информация за корекция за разпознаване на ръкописен текст“, която да се съхранява. В противен случай няма никаква разлика.
Това е нашият доста изчерпателен списък на начините, по които можете да намалите Word файловете до размер, но ние винаги сме нащрек за нови методи, за да се опитаме (или развенчим). Изстреляйте в коментарите, ако знаете техника, която сме пропуснали, и ще я проверим!
