Как да намалите размера на файла с данни на Outlook

Файловете с данни на Outlook могат да станат много големи във времето, особено ако получавате много прикачени файлове. Дори ако изтриете стари съобщения, размерът на файла с данни в Outlook не се намалява съответно.

Файловете с данни в Outlook (.pst и .ost файлове) включват всичките ви имейли (във всичките ви папки, включително изпратените имейли), контакти, срещи в календара, задачи и бележки, както и свързаните с тях прикачени файлове. Докато изпращате и получавате повече имейли и прикачени файлове, добавяте повече ангажименти в календара си и създавате повече задачи и бележки, вашите файлове с данни от Outlook могат лесно да достигнат до няколко гигабайта. Моят е един гигабайт, но това все още е доста голямо.

Дори и да изчистите папката „Изтрити“ или да я изпразните автоматично, когато излезете от Outlook, пространството, заето в файла с данни, не се освобождава. Можете обаче да възстановите това пространство уплътняване файл с данни на Outlook. Ето как да направите това.

Първа стъпка: Разгледайте Вашите сметки и изтрийте какво не ви е нужно

Преди да преминете през процеса на уплътняване, ще искате да минете през Outlook и да изтриете всичко, което не ви е нужно. Препоръчваме ви да проверите колко големи са вашите различни папки, за да знаете кои елементи ще освободят най-много място. Не забравяйте, че можете да изтривате елементи от календара, задачите и бележките в допълнение към имейлите. За да проверите размерите на папките си, изберете папката "Входящи" (или всяка друга папка) в профила (файл с данни на Outlook), който искате да компактно, и кликнете върху раздела "Файл".

На екрана зад кулисите кликнете върху „Инструменти“ и изберете „Почистване на пощенската кутия“ от падащото меню.

В диалоговия прозорец Почистване на пощенската кутия щракнете върху "Преглед на размера на пощенската кутия".

Диалоговият прозорец Размер на папката показва размера на всяка папка в текущо избрания акаунт. Превъртете и вижте кои папки са по-големи, където може да искате да изтриете елементи. Когато сте готови, кликнете върху „Затвори“.

За да видите размера на папката „Изтрити“, кликнете върху „Преглед на размера на изтритите елементи“.

Нашата папка „Изтрити“ не е огромна, но трябва да я изпразним, преди да смесим нашия файл с данни. Кликнете върху „Затвори“.

Връщате се в диалоговия прозорец Почистване на пощенската кутия. Ако искате да изтриете още елементи от профила си, кликнете върху „Затвори“, за да се върнете в профила си. Изберете всички имейли, календар, задачи и бележки, които не искате и натиснете Delete. Можете също да натиснете Shift + Delete, за да изтриете окончателно избраните елементи, заобикаляйки папката Изтрити.

Стъпка втора: Изчистете папката с изтрити елементи

Освен това ще трябва да изчистите кошчето или папката „Изтрити елементи“, преди да продължите. Ако все още има елементи в папката „Изтрити“, има два начина да изчистите папката. Един от начините е да кликнете върху „Празно“ в диалоговия прозорец „Почистване на пощенската кутия“, ако все още е отворен.

Показва се диалогов прозорец за потвърждение, за да се уверите, че искате да изтриете окончателно елементите в папката Изтрити. Кликнете върху „Да“.

Ако диалоговият прозорец "Почистване на пощенската кутия" не е отворен, можете също да изчистите папката "Изтрити" директно в профила си в прозореца "Поща". За да направите това, първо се уверете, че прозорецът Mail е активен. Натиснете Ctrl + 1, за да отворите прозореца Mail, ако не е. След това щракнете с десния бутон върху папката "Изтрити" в акаунта, който искате да компактно и изберете "Empty Folder" от изскачащото меню. Показва по-горе същия диалогов прозорец за потвърждение.

Трета стъпка: Компактни данни за Outlook

Сега, след като сте изтрили елементи, които не искате и изпразнете папката „Изтрити“, е време да компресирате файла с данни от Outlook. В основния прозорец на Outlook щракнете отново върху раздела „Файл“. След това се уверете, че екранът Информация за профила е активен. Ако не, кликнете върху „Информация“ в списъка с елементи отляво. Кликнете върху „Настройки на профила“ и след това изберете „Настройки на профила“ от падащото меню.

В диалоговия прозорец Настройки на профила щракнете върху раздела "Файлове с данни".

Изберете файла с данни от Outlook, който искате да компактирате в списъка, след което кликнете върху „Настройки“.

Ако текущо избраният акаунт е POP3 акаунт (.pst файл), се показва следният диалогов прозорец. Кликнете върху „Compact Now“.

В противен случай, ако избраният профил е IMAP акаунт (.ost файл), ще видите следния диалогов прозорец. Кликнете върху „Compact Now“.

Следният диалогов прозорец се показва, когато файлът с данни на Outlook е компактен.

Когато процесът на уплътняване е завършен, вие се връщате в диалоговия прозорец Outlook Data File (или Outlook Data File Settings). Натиснете “OK” или “Cancel”, за да го затворите.

Кликнете върху „Затвори“ в диалоговия прозорец „Настройки на профила“.

Файлът ни с данни от Outlook премина от около 951MB до около 845MB, така че се върнахме малко над 100MB дисково пространство. Колкото по-голям е вашият файл с данни, толкова повече място ще получите.

Уплътняването на вашите файлове с данни в Outlook не само ще ви помогне да спестите дисково пространство, но и ще подобрите производителността на Outlook. Голям файл с данни на Outlook може да накара Outlook да се задейства по-дълго, да работи и да се изключи. Така че, периодично уплътняване на вашия файл с данни на Outlook е умно нещо да се направи.