Как да намерите и замените форматирането в Microsoft Word
Функцията за намиране и заместване на Microsoft Word не е само за подмяна на текст. Можете също да използвате Намерете и замени, за да намерите специфични видове форматиране в целия документ и дори да го замените с нещо друго.
Кога е намирането и подмяната на форматирането е полезно?
Има много начини да използвате Форматиране и Замяна за форматиране, но кога трябва да обмислите използването на Намерете и замени, вместо да прилагате ръчно форматиране или да използвате други опции, като Форматиране?
Понякога има смисъл ръчно да се прилагат форматиращите промени. Например, ако трябва да промените цвета на целия текст или да премахнете всички копия на удебелен текст в документа, можете да направите това, като изберете всички (Ctrl + A) и след това да приложите желаната промяна. Ако трябва да контролирате какво се променя и кое не е по-точно, може би ще е по-добре да прегледате документа си и да направите тези промени на ръка.
Има случаи обаче, когато Find and Replace може да ви помогне да спестите време чрез по-бързо и по-лесно форматиране на форматирането, отколкото ръчното форматиране. Можете да използвате Търсене и Замяна, за да търсите и променяте форматирането на символи и параграфи.
Ето няколко примера, когато може да е полезно:
- Използвате един тип форматиране на знаци в целия документ и искате да го промените на друг тип форматиране. Например, кажете, че сте използвали курсив за акцент и сега искате да премахнете това форматиране.
- Имате определена дума или фраза, към която искате да приложите (или промените) форматирането на знаци. Например, кажете, че повтаряте фразата „Червената шапчица“ в документа си и вече сте решили, че искате тази фраза да използва различен шрифт и червен текст.
- Използвахте конкретно форматиране на абзаци (подравняване, отстъп, разстояние и т.н.) и искате да промените това. Да кажем например, че зададете конкретни абзаци да бъдат подравнени вляво и да имат конкретно отстъпление, а сега искате да премахнете този отстъп и да центрирате тези параграфи.
Сега да, с известна прозорливост, бихте могли да създадете стилове за характер и абзац и след това да ги прилагате стриктно в целия документ. Това ще направи промяната на някои от тези неща по-управляема. Но когато прозорливостта се превърне в ретроспекция, Find и Replace може да ви помогне да свършите работата.
Готови ли сте да го видите в действие?
Използване на Търсене и замяна за промяна на форматирането на символи
Когато става въпрос за намиране и замяна на форматирането, можете да създадете търсене само за конкретни типове форматиране или да го направите в комбинация с търсене на текст (дори можете да получите фантазия и да го комбинирате с заместващи символи, за да усъвършенствате търсенията си).
Ако искате да работите само с форматиране на символи
Ако искате да търсите форматиране без придружаващ текст, това е лесно. Да вземем примера от по-рано, където решихме, че искаме да премахнем появата на курсив. Запуснете диалоговия прозорец Find and Replace (Намери и замени), като се насочите към Home> Replace или натиснете Ctrl + H.
В раздела Замяна щракнете, за да поставите точката на вмъкване в полето „Намерете какво“. След това щракнете върху падащото меню "Format" и изберете опцията "Font".
В прозореца за търсене на шрифт, щракнете върху опцията "Italic" (или каквото и да е форматиране, което искате да търсите) и след това кликнете върху "OK"
В прозореца „Намерете и замени“ можете да видите, че изборът за форматиране вече е включен в полето „Намерете какво“, за да ви помогне да следите това, което търсите.
Сега поставете точката на вмъкване в полето “Замяна с”, върнете назад Format> Font и този път изберете опцията “Regular”. Когато приключите, ще видите, че форматирането се появява под полето “Замяна с”.
Забележете как се казва “Not Bold” и “Not Italic”. Не можете да използвате тази техника, за да промените от един вид форматиране към друг - просто за да добавите или премахнете форматирането..
Във всеки случай сега сте готови да търсите. Натиснете бутона “Find Next”, за да намерите Word и да маркирате следващата поява на каквото и да търсите. Тук е намерена следващата ни дума с курсив. Кликнете върху бутона „Замяна“, за да направите промяната. Натиснете "Find Next", за да намерите следващото събитие и повторете. Ако се чувствате щастливи, можете също да натиснете бутона „Замяна на всички“, за да може Word да продължи и да замени всичко, което открие, без да се налага да проверявате всяка от тях, но ви препоръчваме да запазите или направите копие на документа, преди да го направите..
Ако искате да работите с форматиране на символи и текст
Достатъчно лесно, но какво ще стане, ако искате да работите едновременно с форматирането и с текста? Да вземем по-голям пример.
Да кажем, че току-що сте приключили с въвеждането и форматирането на отчета, а за името на фирмата „Lorem Incorporated“ сте приложили удебелен шрифт, курсив и син цвят на шрифта за акцент. Документът ви изглежда по следния начин:
Вашият мениджър преглежда вашия отчет и ви моли да премахнете синия цвят, получер и курсив. Също така, трябва да промените „Lorem Incorporated“ на „Lorem Inc.“ Трябва да направите промените бързо и след това да изпратите по пощата преработения отчет на своя мениджър възможно най-скоро. Можете да направите всичко това лесно чрез Find и Replace.
Запуснете диалоговия прозорец Find and Replace (Намери и замени), като се насочите към Home> Replace или натиснете Ctrl + H.
Напишете "Lorem Incorporated" в полето "Find What". Кликнете върху бутона „Още“, за да разширите опциите за намиране и замяна, ако те вече не са показани.
След това щракнете върху бутона “Format” в долния ляв ъгъл и след това щракнете върху опцията “Font”.
В прозореца за търсене на шрифт щракнете върху стила на шрифта „Удебелен курсив“. От падащото меню „Цвят на шрифта“ изберете синия цвят (който понастоящем се прилага към текста). Когато сте готови, кликнете върху „OK“.
Обърнете внимание, че избраните от вас формати се появяват под полето „Намерете какво“.
След това въведете “Lorem Inc.” в полето “Replace With”. Щракнете отново върху бутона "Форматиране" и след това щракнете върху "Шрифт".
Изберете стила „Редовен” и от падащото меню „Цвят на шрифта” изберете „Автоматично” (което по подразбиране е черно). Когато сте готови, кликнете върху „OK“.
Сега можете да използвате бутоните „Find Next“ и „Replace“, на свой ред, за да преминете през всяко събитие във вашия документ или да кликнете върху бутона „Замяна на всички“, за да промените всички събития наведнъж. Ако използвате „Замяна на всички“, препоръчваме първо да запазите или създадете копие на документа.
Използване на търсене и замяна на промяна на форматирането на абзаци
Можете също да използвате функцията Търсене и замяна, за да работите с форматирането на ниво абзац, и работи почти по същия начин, както и при форматирането на ниво символи. Можете дори да го използвате, за да намерите и замените форматирането на символи и абзаци едновременно, ако искате.
Но нека вземем по-ясен пример, за да видим как работи. Да предположим, че сме копирали и поставили няколко параграфа от друг документ на Word, за да ги използваме в нашия документ. В нашия документ използваме стандартен интервал между редовете, където няма добавено място преди абзаците и 8pt интервал след параграфите.
По някаква причина документът, от който изтегляме абзаци от, е настроен да използва интервали от 18pt и преди и след параграфи. Ние поставяме текста с форматиране, защото искаме да запазим форматирането на ниво знаци като удебелен текст.
Резултатите не изглеждат чудесно, защото параграфът, който копирахме и поставихме, има много повече място преди и след него, отколкото другите ни параграфи.
Сега, един от начините да поправите това е да натиснете Ctrl + A, за да изберете целия документ и след това да зададете разстоянието между редовете за всички параграфи в документа до стойностите им по подразбиране. Но какво ще стане, ако имаме някои параграфи, в които сме нагласили интервала между линиите и искахме да запазим това?
Предположил си го - Намери и замени на помощ. Изстреляйте го отново от Home> Replace или като натиснете Ctrl + H.
Поставете точката за вмъкване в полето „Намерете какво“, отворете падащото меню „Форматиране“ и изберете опцията „Абзац“.
В прозореца „Намерете абзаца“ изберете форматирането, за което искате да търсите. В нашия случай, ние търсим параграфи, където преди и след интервал е 18pt. Когато сте настроени, кликнете върху „ОК“.
Сега ще видите, че форматирането е посочено в полето „Намерете какво“.
Сега поставете точката на вмъкване в полето „Замяна с“, отворете отново падащото меню „Формат“ и кликнете върху „Абзац“.
Този път настройте форматирането, което искате да използвате като заместител. Отиваме с Word по подразбиране без разстояние преди и 8pt след - същото като в останалата част от нашия документ. Кликнете върху „OK“, когато го настроите.
Сега сте готови да търсите. Натиснете бутона “Find Next”, за да намерите Word и да маркирате следващата поява на каквото и да търсите. Тук е намерен нашият странно разположен параграф. Кликнете върху бутона „Замяна“, за да направите промяната. Натиснете "Find Next", за да намерите следващото събитие и повторете. Можете също да натиснете бутона „Замяна на всички“, за да може Word да продължи и да замени всичко, което открие, без да се налага да проверявате всяка от тях, но ви препоръчваме да запазите или направите копие на документа, преди да го направите..
И след като извършихме нашата подмяна, сега имаме един абзац, разположен точно като другите ни.
Можете да получите много по-усъвършенствани търсения, отколкото простите примери, които сме предоставили тук. Можете да комбинирате няколко различни типа форматиране на символи и абзаци в едно търсене. Можете дори да използвате заместващи символи и други специални символи, за да получите по-голяма креативност с конкретния намерен текст. Но това трябва да е достатъчно, за да започнете!
