Как да експортирате и импортирате правила в Outlook

Ако сте използвали Outlook за значителен период от време, най-вероятно имате няколко правила, създадени, за да ви помогнат да управлявате вашата приливна вълна от имейли. Ако имате нов компютър или преинсталирате Windows, не е необходимо да ги настройвате отново - просто ги експортирайте.

Правило в Outlook е серия от стъпки, които се настройват автоматично, за да предприемат конкретни действия по имейл съобщенията, тъй като те са получени. Например можете автоматично да показвате известие, когато получавате важни имейли, да премествате подобни имейли в определена папка или да маркирате съобщение за последващи действия в определен момент..

За щастие, Outlook има начин да архивира тези правила. Това е полезно, ако трябва да преинсталирате Windows, да настроите Outlook на нов компютър или да споделите вашите правила с други хора.

Как да експортирате вашите правила за Outlook

За да започнете, уверете се, че разделът „Начало“ е активен. В секцията „Преместване“ кликнете върху „Правила“ и изберете „Управление на правила и сигнали“ от падащото меню.

ЗАБЕЛЕЖКА: Можете също да получите достъп до правилата и сигналите, като кликнете върху раздела „Файл“ и след това върху бутона „Управление на правилата и сигналите“ в екрана „Информация за профила“..

Показва се диалоговият прозорец “Правила и сигнали”. В раздела „Правила за електронна поща“ кликнете върху „Опции“ в лентата с инструменти над списъка с правила, които сте създали.

ЗАБЕЛЕЖКА: Всички изброени тук правила ще бъдат архивирани, а не само избрани правила.

В диалоговия прозорец „Опции“ кликнете върху „Експортиране на правила“.

Показва се диалоговият прозорец „Запазване на изнесени правила като“. Придвижете се до папката, в която искате да запазите архивния си файл. Въведете име за архивния си файл в полето за редактиране „Име на файл“. Типът "Правила на съветника за правила (* .rwz)" е избран по подразбиране в падащия списък "Запиши като тип" и разширението .rwz автоматично се добавя към файла. Ако споделяте правилата си с други хора, които използват същата версия на Outlook, както и вие, кликнете върху „Запазване“. Ако споделяте файла с правила с някой, който използва по-стара версия на Outlook, трябва да изберете друг тип файл с правила, преди да запазите файла, както е описано по-долу..

В допълнение към файловия формат на правилата за текущата версия на Outlook, падащият списък „Запазване като тип“ предоставя три допълнителни формата за файла с правила, за хора, които все още използват Outlook 2002, 2000 или 98. Изберете един от тези опции, ако е необходимо, и след това щракнете върху “OK”, за да запазите файла с правила.

ЗАБЕЛЕЖКА: Ако споделяте правилата си с няколко души, използващи различни по-стари версии на Outlook, изберете най-ранната версия, защото по-старите файлове с правила винаги могат да се отварят в по-новите версии на Outlook.

След като изнесете файла с правилата си, кликнете върху „OK“ в диалоговите прозорци „Опции“ и „Правила и сигнали“, за да се върнете към главния екран на пощата (или на екрана „Информация за профила“, в зависимост от това къде сте започнали).

Сега можете да направите резервно копие на получения .rwz файл на всяко външно или мрежово устройство или да го споделите с други хора.

Как да импортирате правилата на Outlook

Сега кажете, че сте настроили новия си компютър, инсталирали Office, импортирахте архивния файл с данни на Outlook (правилата не са запазени в файлове с данни на Outlook) от стария компютър и сте готови да проверите имейла. Нека импортираме правилата, които сте създали и архивирали, така че Outlook може автоматично да предприеме действия по електронната поща, когато се появи. Имайте предвид, че списъкът с правила е празен. За да коригирате това и импортирате правилата си, кликнете върху „Опции“.

В диалоговия прозорец „Опции“ кликнете върху „Правила за импортиране“.

Показва се диалоговият прозорец “Импортиране на правила от”. Придвижете се до папката, в която сте запазили архивния си файл, изберете файла .rwz и след това щракнете върху „Отвори“..

Ще забележите, че списъкът с правила в диалоговия прозорец „Правила и сигнали“ зад все още отворения диалогов прозорец „Опции“ запълва вашите персонализирани правила. Натиснете “OK” в диалоговия прозорец “Options”, за да го затворите и да се върнете към диалоговия прозорец “Rules and Alerts”.

Ако сте проверили имейла преди да импортирате правилата си, сега можете да пускате правилата си в имейла, който вече сте получили. За да направите това, кликнете върху „Изпълнение на правила сега“ в лентата с инструменти над списъка с правила в диалоговия прозорец „Правила и сигнали“.

В диалоговия прозорец “Run Rules Now” изберете правилата, които искате да изпълните и натиснете “Run Now”. След като правилата се изпълняват, щракнете върху “Close” и след това върху “OK” в диалоговия прозорец “Rules and Alerts”, за да го затворите. Сега вашите правила ще се изпълняват автоматично, като проверявате имейлите, които получавате и изпълнявате действията, които сте посочили, всички зад кулисите.

ЗАБЕЛЕЖКА: Някои правила може да не работят на други компютри, ако в правилата, създадени на оригиналния компютър, се използват определени папки, хора и т.н., но не са достъпни на другите компютри.