Как да изпратите по имейл професора си и да получите бърз отговор

Снимка от uniinnsbruck

Професорите са някои от най-натоварените хора наоколо. Те трябва да изнасят лекции, да работят в офис, да работят с студенти и колеги, да посещават конференции и други публични събития и да провеждат, публикуват и представят научни изследвания. Но въпреки че не разполагат с достатъчно време, има начини да комуникират с тях по имейл и да получат своевременен отговор, за да можете да продължите работата си с по-малко пречки.

Поставете лице в името

Идеално е да се срещнете с преподавателя си лично, преди да изпратите този първи имейл. Представете се през първата седмица на училището. Нека вашият професор знае за вашите интереси, вашите въпроси или нещо друго, което е уникално за вас. Показвайки, че се грижите достатъчно, за да ги опознаете по-лично, ги насърчава да реагират своевременно, когато става въпрос за вашите искания. Колкото по-добро впечатление оставяте, толкова по-добре могат да ви запомнят.

Когато дойде време да изпратите този първи имейл с въпроси относно дадена задача, вашият професор ще може да постави лицето ви на вашето име. Това им помага да поставят вашия имейл в контекста. Ако вече са успели да общуват с вас в миналото, те ще бъдат по-склонни да общуват отново без колебание. И може би вече ще имат доверие, че сте сериозен ученик.

Използвайте подробна линия за тема

Сюжетната линия е всичко, когато става въпрос за получаване на своевременен отговор на имейла. Преди всичко, когато хората получават имейли от податели, които не знаят, те гледат към темата за улики. Въз основа само на темата, те могат да изтрият поща, която изглежда като спам или просто не е важна за тях.

Сега професорите са длъжни да отговорят на електронната поща на студентите за административни и свързани с класа въпроси. Но сюжетната линия все още е важна за бързото достигане до вашия професор. Направете темата, така че, след като я видите, вашият професор ще го отвори и чете веднага - вместо да я подава за по-нататъшно четене. (Следващата цел е да изработим имейла по такъв начин, че веднага след като прочетете, вашият професор незабавно отговаря, но ще стигнем до това в по-късен раздел.)

Така че, преди да изпратите имейла си го ограничете до конкретната му цел. Посочете тази цел директно, колкото можете по темата.

Вместо да използвате „Искам да се запиша във вашия клас“, посочете конкретно името на класа и как те могат да ви помогнат да се запишете:

Колкото по-конкретно може да бъдеш, толкова по-лесно ще го направиш за своя професор. Много специфичен заглавие им дава възможност да разберат с един поглед какво се очаква от тях.

Бъдете любезни и официални

След като използвате добра тематична линия, трябва да се уверите, че отварянето ви не пречи на професора да прочете пълното съобщение. Не искаш да кажеш „Хей“ и после да продължиш с посланието си. Това поставя непрофесионален тон, който може да бъде пречка за ефективната комуникация. Искаш да грешиш от страна на учтивостта.

Напишете посланието си толкова учтиво и с уважение, колкото можете, дори ако това означава да позволите някаква неточност. Например, да кажем, че през лятото вземате клас на колежанска общност, за да изпълните общите изисквания. Вашият инструктор не е технически професор, но току-що е започнал да преподава непълно работно време.

Все още искате да се обърнете към тях като към „професор“, защото е официален, учтив и показва, че сте нетърпеливи да установите добра комуникация. Грешка от страна на учтивост до коригиране - когато инструкторът ви настоява да ги наричате „г-н Боб “или„ Джоуи “.

Ето някои други начини да запазите съобщението си учтив:

• Винаги подписвайте с вашето име - за предпочитане първо и последно, ако има много ученици в класа.
• Затворете с изречение или фраза, която демонстрира вашата благодарност за четенето на вашето съобщение. Това може да бъде изречение преди да подпишете името си, като например: „Оценявам, че разглеждате този професор Джон.“ Или просто може да бъде „Благодаря“, последвано от името ви.
• Останете на тема; Даване на допирателни показва, че наистина не уважавате времето си, тъй като те вероятно имат стотици други имейли, за да стигнете.
• Не предполагайте, че ще направят каквото поискате. Има някои неща, които преподавателите трябва да направят за учениците, като например да ви даде разрешение да влезете в курса, ако отговаряте на предпоставките. Но въпреки това, не предполагайте, че ще направят каквото поискате. Вие не искате да проявявате неуважение или да им давате основание да преразгледат как и ако искат да ви помогнат. Затова попитайте учтиво, като посочите възможно най-малко предположения.

Използвайте правилни имена и етикети

Както вече е посочено, използвайте правилните етикети в рамките на конкретната тема и се отнасяйте към вашия професор учтиво. Уверете се, че имате правилни етикети, номера, дати и часове. Ако не сте наясно с времето за срещи или случайно препращате към грешен тест, вашият професор ще трябва да отделя допълнително време, за да провери отново и евентуално да ви изпрати имейл за по-голяма яснота. Това се превръща в потенциално бърз отговор на разговор, който обхваща множество имейли.

Придържайте се към точката

Когато отидете на допирателна в имейл или разкриете повече (лична) информация, отколкото е необходима за задачата, тя в крайна сметка губи ценното време за четене на вашия професор - както и вашето собствено време. Придържането към точката е един от няколкото начина да се намали времето, прекарано в изпращането на електронна поща, и да се намали необходимостта да се пишат допълнителни имейли за изясняване.

Изтрийте ненужните думи и фрази, като „Чудех се дали“ или „Мислите ли, че бихте могли…“ Вместо това, просто задайте въпроса. Може да е учудващо да бъдете толкова откровени с професора си, но с практиката това няма да се случи дълго. Защото ще се научите да разбирате въпроса професионално и това изгражда доверие.

Ето пример за съобщение, което отнема повече време за четене и е по-разсейващо в по-дългата си форма:

Както виждате, съкратената форма получава по-ефективно посланието:

Дръжте го кратко

Поддържането му на кратко е подобно на това да останете на място. В идеалния случай не искате повече от три до четири изречения в параграф. И не искате да поставяте едно съобщение с твърде много параграфи. Освен ако не споделяте обратна връзка или лична история, която ще ви помогне да се запознаете с професора и да разберете по-добре как могат да ви помогнат.

Направете директно заявка

Дори ако имате голяма тема, все още трябва да проследите самото съобщение. Вие го правите, като отправите заявката си директно. Може да е по-ясно, ако заявите заявката като въпрос. Или, ако използвате отвора на “Моля… [искане тук].“ Имайте предвид, че ако изпращате по имейл на вашия професор само за да получите мнението им по дадена тема, това все още е искане, защото искате да отделите време за споделяне това, което знаят.

Направете искането си толкова ясно, че вашият професор няма да има въпроси относно това, което искате от тях. Ако можете да постигнете тази важна стъпка, можете да помогнете на своя професор да предприеме действия веднага след като прочетете имейла. И не само ще получите бърз отговор от тях, но също така ще влезете в този класа на изчакване, изброени много по-рано.

Последвай

Дори ако успешно приложите горепосочените принципи при изпращането на имейл на вашия професор и не получавате своевременен отговор, може да е, че вашият професор все още не е стигнал до вашия имейл или в момента не е достъпен за известно време. Не се притеснявайте за причините, просто следвайте учтивост, ако не сте чули от тях повече от два дни. Различните кампуси имат различни политики или култури (макар и неписани) за това, което се счита за своевременен отговор, така че може да варира в зависимост от вашата институция или контекст..

Приложете примерните принципи, изброени по-горе, към последващия си имейл адрес. Ако по някаква причина все още не сте преминали, може да се окаже подходящо друго последващо съобщение след три до четири дни (отново в зависимост от ситуацията). Или може би е време да говорите лично с вашия професор. Ако това е така, уверете се, че сте разбрали от тях как най-добре да комуникирате по имейл.

Ефективното общуване с преподавателя, когато е необходимо, значително подобрява шансовете ви за успех в определен клас. Дръжте тази комуникация навременна, гладка и продуктивна, за да можете да останете фокусирани върху работата си.