Как да подпишете електронно PDF документи без печат и сканиране

Документът е изпратен по имейл и трябва да го подпишете и изпратите обратно. Можете да отпечатате документа, да го подпишете и след това да го сканирате обратно и да го изпратите по имейл. Но има по-добър, по-бърз начин.

Ще ви покажем как бързо да добавите подписа си към всеки PDF документ, като го запазите като стандартен PDF файл, който може да бъде прочетен навсякъде. Можете да направите това в Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux - каквато платформа предпочитате.

Електронни подписи, а не цифрови подписи

1. Windows: Отворете PDF файла в Adobe Reader и кликнете върху бутона "Fill & Sign" в десния панел.
2. Mac: Отворете PDF файла в Преглед, щракнете върху бутона Кутия с инструменти, след което щракнете върху Подпис
3. iPhone и iPad: Отворете прикачения PDF файл в Mail, след това кликнете върху „Маркиране и отговор“, за да се подпише.
4. iPhone и Android: Изтеглете Adobe Fill & Sign, отворете PDF файла и натиснете бутона Подпис.
5. Chrome: Инсталирайте разширението HelloSign, качете PDF файла и кликнете върху бутона Подпис.

Първо, нека изясним някаква терминология. Тази статия се занимава с електронен подписи, не дигитален подписи, които са нещо съвсем друго. Цифровият подпис е криптографски защитен и проверява дали някой с вашия личен ключ за подпис (с други думи, вие) е видял документа и го е разрешил. Това е много сигурно, но и сложно.

Електронният подпис, от друга страна, е просто изображение на вашия подпис, насложен върху PDF документ. Можете да го направите с всички видове приложения и това е, което повечето хора ще изискват, когато ви изпратят документ, който да подпише. Изпратете им PDF файл с електронен подпис и те няма да знаят какво да направят. За много фирми просто приемането на подписани документи по електронната поща, а не принуждаването ви да ги изпращате по факс, е огромен технологичен скок.

Толкова сигурни, че методите по-долу не са напълно сигурни - но нито един от тях не отпечатва нещо, надраска с него писалка и след това го сканира отново. Поне това е по-бързо!

Windows: Използвайте Adobe Reader

Докато Adobe Reader не е най-лекият PDF преглед, той е един от най-функционалните и всъщност има отлична поддръжка за подписване на PDF документи. Други четци на PDF файлове от трети страни могат да предлагат тази функция, но обикновено изискват да закупите платена версия, преди да използвате функциите за подпис.

За да подпишете документ с помощта на Adobe Reader, първо отворете PDF документа в приложението Adobe Acrobat Reader DC. Кликнете върху бутона „Попълване и подпис“ в десния панел.

Кликнете върху бутона „Подпиши“ в лентата с инструменти и изберете „Добавяне на подпис“, за да добавите вашия подпис към Adobe Acrobat Reader DC.

Ако трябва да добавите друга информация към документа, можете да използвате другите бутони на лентата с инструменти, за да го направите. Например, можете да въвеждате текст или да добавяте отметки, за да попълните формуляри, като използвате бутоните на лентата с инструменти „Попълване и знак“.

Можете да създадете подпис по един от трите начина. По подразбиране Adobe Reader избира "Type", за да можете да въведете името си и да го конвертирате в подпис. Това няма да изглежда като вашия истински подпис, така че вероятно не е идеален.

Вместо това вероятно ще искате да изберете „Нарисувай“ и след това да изготвите своя подпис с помощта на мишката или сензорния екран. Можете също да изберете „Изображение“, ако искате да подпишете лист хартия, да го сканирате със скенер и след това да добавите писмения си подпис към Adobe Reader. (Да, това изисква сканиране, но трябва да направите това само веднъж, след което можете да използвате този подпис върху всички документи, които подписвате по електронен път в бъдеще.)

След като създадете подпис, кликнете върху „Приложи“, за да го приложите към документа. Оставете отметката „Запазване на подпис“ и можете бързо да добавите този подпис в бъдеще.

Позиционирайте подписа си там, където искате, с мишката и кликнете, за да го приложите. Ако сте избрали да запазите подписа си, ще го намерите лесно в менюто „Подпиши“ в бъдеще.

За да запишете подписания PDF документ, щракнете върху Файл> Запиши и изберете място за файла.

Mac: Използвайте Преглед

Потребителите на Mac са по-щастливи от потребителите на Windows. Приложението Preview, включено в macOS, има вградени функции за подписване на документи. Благодарение на отличните тракпадове, вградени в MacBooks, можете всъщност да начертаете своя подпис на тракпад с един от пръстите си, за да го въведете в Preview. При новия MacBook с "Touch Touch" тракпад това е дори чувствително на натиск, което позволява още по-точни подписи.

Можете също така просто да подпишете лист хартия и да го сканирате с уеб камерата, ако предпочитате да създавате своя подпис по старомоден начин (или ако имате iMac без тракпад).

За да подпишете документ, отворете PDF документ в Преглед (това трябва да е приложението по подразбиране, което се отваря, когато кликнете два пъти върху PDF файл, освен ако не сте го променили). Кликнете върху бутона „Показване на лентата с инструменти за маркиране“, оформен в кутията с инструменти, и след това кликнете върху бутона „Подпиши“ в появяващата се лента с инструменти.

Ще бъдете подканени да създадете подпис, като плъзнете пръста си върху тракпада, или като подпишете лист хартия и го сканирате с уеб камерата. Уловете подписа си веднъж и Preview ще го запомни за в бъдеще.

След като заснемете подпис, можете да го изберете в менюто, което се появява след като кликнете върху бутона „Подпиши“. Подписът ви се прилага като изображение, което може да бъде преместено и преоразмерено, за да съответства на документа.

Другите опции в лентата с инструменти ви позволяват да въвеждате текст и да рисувате фигури в документа, което ви позволява да попълните формуляри, ако е необходимо.

Когато приключите, щракнете върху Файл> Запиши, за да запазите PDF файла, като приложите подписа си към файла. Можете също да кликнете върху Файл> Дублиране, за да създадете копие на PDF файла и да запазите промените си в ново копие на файла, без да променяте оригинала.

Ако не ви харесва Преглед по някаква причина, можете също да използвате Adobe Reader DC на Mac. Ще работи точно както подписването на документ в Windows, така че вижте инструкциите в секцията Windows за информация за това.

iPhone и iPad: Използвайте Mail или Adobe Fill & Sign

На iPhone или iPad можете да подписвате документи с помощта на функцията за маркиране в приложението iOS Mail. Ако имате Mac и използвате Preview за подписване на документи, вашият подпис действително ще се синхронизира от вашия Mac с вашия iPhone или iPad, така че няма да се налага да го създавате за втори път.

Тази функция е удобна, но работи само ако искате да подпишете документи в приложението Mail. Например, може да ви бъде изпратен PDF документ по имейл и може да се наложи да го подпишете и да го изпратите по имейл.

За да направите това, ще трябва да получите имейл с прикачен PDF файл, докоснете прикачения PDF файл и кликнете върху иконата с форма на „Инструменти и отговори“ в долния десен ъгъл на екрана, докато преглеждате PDF файла.

След това ще можете да добавите подпис, като натиснете бутона за подпис в долния десен ъгъл на екрана. Можете също така да въвеждате текст и да рисувате върху документа, ако желаете.

Когато натиснете „Готово“, приложението „Поща“ автоматично ще създаде отговор на имейла с прикачения документ. Можете да въведете имейл съобщение и след това да изпратите подписания документ.

 

Това е удобно, но работи само в приложението Mail, така че е много ограничено. Ако искате да направите това от някое друго приложение, ще трябва приложение за подписване от трета страна.

Тук има доста опции, но ние обичаме приложението Adobe Fill & Sign на Adobe, което ви позволява да подпишете неограничен брой документи безплатно. Той може дори да заснема снимки на хартиени документи с вашия фотоапарат, така че можете да създавате цифрови копия на хартиени формуляри. Можете да подпишете документ, като пишете на сензорния си екран с пръст или писалка, а също така ви позволява да въвеждате текст в PDF документи, за да ги попълните в.

За да получите PDF документ от друго приложение в Adobe Fill & Sign, намерете PDF файла в друго приложение, натиснете бутона „Споделяне“ и изберете приложението Adobe Fill & Sign. След това можете да докоснете бутона за подпис, за да подпишете лесно документа. Когато приключите, натиснете бутона „Споделяне“ в Adobe Fill & Sign, за да изпратите подписания документ в друго приложение.

 

Ако търсите бизнес с по-пълнофункционален инструмент или просто не харесвате Adobe Sign & Fill, ние също особено харесваме SignNow. Тя работи много добре и ви позволява да подписвате документи с пръст. Можете да подпишете до пет документа месечно безплатно, но след това се изисква месечна абонаментна такса. Това е добра алтернатива.

Android: използвайте Adobe Fill & Sign

Android не идва с вградено приложение, което може да направи това. Вместо това трябва да използвате приложение на трета страна. Точно като на iPhone и iPad, ние обичаме Adobe Fill & Sign, която ви позволява да подпишете неограничен брой документи на месец безплатно. Тя може също да заснема снимки на хартиени документи с вашия фотоапарат, така че да можете да ги подписвате по електронен път.

След като инсталирате приложението, можете да отваряте PDF документи в приложението и да натиснете бутона за подпис, за да ги подпишете. След това можете да споделите подписания документ с друго приложение, като натиснете бутона „Споделяне“.

 

Също както при iOS, препоръчваме също така и SignNow, ако искате нещо по-пълно и с готовност да плащате (тъй като предлага само пет подписи на месец безплатно).

Chromebook: използвайте HelloSign

На Chromebook ще намерите различни услуги за уеб подпис, които работят за вас. Харесва ни HelloSign, който предлага добър уеб интерфейс, както и приложение за Chrome, което се интегрира с Google Диск. Тя ви позволява да подпишете до три документа на месец безплатно.

Основният уеб интерфейс на HelloSign ви позволява лесно да качвате PDF документи и да ги подписвате, като изготвяте подписа си или качвате изображение. След това можете да изпратите подписания документ директно на някого или да изтеглите документа и да направите каквото искате с него.

Ако не харесвате HelloSign, DocuSign работи добре и на Chromebook, предлагайки приложение, което се интегрира с Google Диск за подписване и разширение за браузър, което ви позволява да подписвате документи от Gmail. Но DocuSign не предлага никакви безплатни подписи. SignNow предлага и приложение за Chrome за Google Диск и разширение за Gmail, но приложението и разширението не са добре прегледани.

Linux: Това е сложно

Това е малко по-трудно в Linux, тъй като официалната версия на Adobe Reader за Linux е преустановена. Дори и старите, остарели версии, достъпни за Linux, нямат тази функционалност, нито популярните интегрирани PDF зрители като Evince и Okular.

Може би искате да опитате уеб-базиран инструмент, като HelloSign, обсъден в раздела Chromebook по-горе, за най-лесен опит.

Ако искате да използвате настолно приложение, Xournal е може би най-удобният инструмент за подписване на PDF файлове в Linux. Той може да анотира PDF файлове, като добавя изображения към тях. Първо, ще трябва да създадете образ на вашия подпис подпис, лист хартия, да го сканирате във вашата Linux система и да го почистите. Потенциално бихте могли да заснемете снимка с уеб камерата или камерата на смартфона си. Може да искате да го настроите в GIMP, за да има прозрачен фон, или просто се уверете, че сте подписали бял лист хартия и че фонът е изцяло бял.

Инсталирайте Xournal от инструмента за инсталиране на софтуера на вашата дистрибуция на Linux, отворете PDF файла и щракнете върху менюто Инструменти> Изображение. Това ще ви позволи да вмъкнете изображението на подписа си и да го препозиционирате и преоразмерите, ако е необходимо, така че да се побере в полето за подпис.

Да се ​​сканира и създаде графичен файл е малко досадно, но можете да използвате този метод за бързо подписване на документи в бъдеще, след като сте придобили добър образ на подписа си.

Автор на снимката: Тим Пиърс на Flickr