Начинаещи Как да създавате, управлявате и споделяте календари в Outlook 2013

Освен ако не живеете живот, свободен от отговорности, слънцето вероятно се издига и урежда дневния ви календар. Ако не знаете какво се случва ежедневно, можете бързо да се окажете изгубени в лабиринт от пропуснати срещи и изненадващи срещи.

Нека поговорим за календарите на Outlook, защото извън електронната поща (може би дори повече от време на време), организирането и продуктивността зависи от способността да се управляват събития и да се направи нещо. Едно от нещата, които Outlook прави с голяма апломба, може би по-добре от повечето други приложения, е календари. Функциите на календара на Outlook са второ до нищо, когато става въпрос за създаване, модифициране и споделяне на събития.

Тази статия ще се съсредоточи предимно върху простите неща. Ще ви покажем как да създавате и управлявате календарите си, да добавяте срещи, срещи и да ги споделяте с други хора в адресната си книга за по-лесно сътрудничество. Докато свършим, ще покажем как да не използваме Outlook за основни неща като електронна поща, контакти и адресни книги, можете да включите календара в натоварения си живот и да подобрите дома си или малкия си офис..

Основи на календара

Когато използвате Outlook, ще разполагате с възможности за календари. Дори ако нямате създаден имейл акаунт, можете да използвате Outlook за останалите му функции. Календарът обаче работи най-добре, ако можете да се възползвате от възможностите му за сътрудничество, така че използването на имейл акаунт гарантира, че можете да изпращате покани за срещи и да получавате известия на участниците.

Независимо от това, това е основният, ежедневен календар, т.е. календарът по подразбиране, свързан с профила ви по подразбиране в Outlook. Това е месечният изглед, но можете да използвате функциите в раздела Подреждане, за да промените изгледа.

По-долу е изгледът на работната седмица (в сравнение с целия седмичен изглед). Много е просто, с времето (можете да го зададете на вашия град) и поле за търсене. Ако имате някакви срещи или срещи, ще ги видите тук и ще можете да преминете към предишната или следващата седмица, като щракнете върху бутоните „Предишна среща“ или „Следваща среща“, съответно, по ръбовете на календара..

Нека продължим малко и да се съсредоточим върху това как да променим подредбата на календара си, за да отговарят по-добре на вашите специфични или специфични нужди.

Огъване на мускулите на вашия календар

Можете да направите доста, за да промените подредбата и вида на календара си. Ако разгледате раздела „Изглед“ по-долу, ще видите цял асортимент от стилове, които можете да използвате за календар, който отговаря на нуждите на организацията ви.

Вижте следния календар. Направихме някои незначителни промени в неговия външен вид. Първо, можете да промените цвета, който е фин, но хубаво докосване.

Разделът Изглед ви позволява да добавите няколко други изгледа, за да подчертаете режима, в който се намирате. Например, има лента за задачи, която ви позволява да добавяте календари, хора и задачи в дясната колона (вижте по-горе). Тази лента за задачи може да се персонализира в режима, в който се намирате, така че дори ако задачите и календарът са активирани, както е в горната снимка на екрана, ако преминете към входящата си поща, ще трябва да активирате отново -До бара.

Добра идея е да играете с раздела Изглед във всеки режим, тъй като те няма да са еднакви. Например, прозорецът за четене не се използва много в календара, но определено е чудесно допълнение към входящата ви поща.

По същия начин проверете дневния изглед на календара с активиран Изглед за ежедневни задачи. Тук можете да видите дневния си календар със задачите си по-долу.

Ще говорим много повече за задачите в предстоящата статия, но сега ще се съсредоточим върху всичко, което бихте искали да знаете за срещи и срещи.

Добавяне на срещи и срещи

Нека разгледаме създаването на срещи и срещи. В следващия пример организираме пицария. Обектът, разбира се, е естеството на срещата, и докато пица не е задължително „среща“, получавате идеята. След това можете да добавите други специфики, като мястото, където се провежда партито за пица, както и началното и крайното време.

Има много място (технически неограничено), за да добавяте бележки, инструкции или упътвания към събитието. Разбира се, това не е голяма партия, ако нямате други хора там. Така че ще трябва да поканим някои от участниците. След като поканите хора, това вече не се счита за среща. Вместо това Outlook я променя на среща. В следващата снимка на екрана виждаме нашата нова среща да се срещна.

Можете да въведете имена на ръка или да кликнете върху бутона „До“, за да добавите участници от адресната си книга. Ако все още не сте създали адресна книга, можем да ви кажем как да добавяте и управлявате контакти, както и да импортирате контакти от други източници, като Gmail.

Можете да изрежете направо към преследването и просто да кликнете върху „Нова среща“ от раздела Начало на лентата. Когато каните участниците, имате възможност да поискате допълнителни опции за отговор.

Ако поискате отговор (вместо просто да сложите думата и да я оставите на това), тогава поканените ще имат шанс да RSVP. Имайте предвид, че това работи чудесно с продукт на Microsoft, като например акаунт за електронна поща на Outlook.com, където са дадени опции за отговор директно в съобщението.

В Gmail ще можете да действате по покана по почти същия начин. Както и да отговаряте, то ще бъде изпратено до организатора на събитието и автоматично ще бъде добавено към Outlook.

Сега, когато сме наясно с назначенията и срещите, ще преминем към модифицирането и отмяната им, защото промяната е неизбежна, а понякога най-добрите ни планове се провалят..

Промяна или отмяна на срещи и проследяване на отговорите

Нещо излезе и трябва да преместим нашата пица страна в събота вечер. Това не е проблем за нас, но какво да кажем за присъстващите? Е, плановете им са изцяло зависими от тях, но Outlook най-малкото го прави лесно да ги предупреждава за промени.

За да промените дадена среща и да предупредите присъстващите, първо отворете събитието от календара си в Outlook и направете необходимите промени. В този случай просто преместваме срещата един ден. Обърнете внимание, че можете да кликнете върху „Изпращане на актуализация“ и вашите поканени ще бъдат актуализирани относно промяната.

В този момент, ако някоя от присъстващите вече е приела поканата ви, те ще трябва да го приемат отново.

Сега може би е моментът да покажете как да следите напредъка на вашата среща. Кликнете върху бутона „Проследяване“ и от тук можете да видите напредъка на вашата среща. В момента само една от поканените е приела, така че може би тази събота не е толкова добро време.

О, о, отново нещо се е случило и трябва да отменим срещата. Просто кликнете върху бутона „Отказ на срещата“. Поканата ви ще се промени и ще получите бутон „Изпращане на отказ“, за да кликнете и да изпратите лошите новини.

Толкова е лесно, че предишните ви поканени ще получат актуализиран имейл и събитието ще бъде премахнато от календара ви в Outlook.

Събития

След като влезете и се запазят вашите срещи, настъпили срещи, ще ги видите в календара си. Когато задържите курсора на мишката върху него, ще видите съответните детайли. В този момент, ако всичко е добро, можете да го оставите и да преминете към други неща.

Ако обаче искате да го промените или изтриете, можете да го отворите, като щракнете двукратно върху него или като използвате съответното действие на лентата, която е бутон „Отвори“..

Можете също така да получите достъп до много от същите контроли на лентата от контекстното меню с десен бутон.

Когато отворената Ви среща или среща бъде отворена, обърнете внимание на раздела Опции, който ще ви позволи да повлияете на някои промени, като например промяна на състоянието ви (Заето, Предварително, Извън офиса и т.н.), задайте напомняне, променете часовата зона и накрая задайте събитие като повтарящо се.

Повтарящите се събития са често срещани, като седмична среща или тримесечно събитие за печалби, или просто обяд с приятел, така че е добре да знаете как да ги настроите. Както можете да видите от снимката на екрана, това трябва да бъде доста лесно за работа. Можете да зададете часа на срещата, модела и разбира се диапазона или колко дълго ще се повтори повторението.

Виждате в изображението по-долу, създадохме повтарящо се събитие за всеки понеделник в 13:00 часа, което ще продължи безкрайно.

Важно е да запомните, че макар срещите и срещите да имат няколко ключови разлики, те все още изглеждат и могат да бъдат променяни по същия начин, така че всички опции, които виждате за срещи, ще бъдат едни и същи за срещите..

Прикачване на файл или документ към елемент от календара

Нека си представим, че си си уредил среща, например да вземеш домашния си любимец на ветеринарен лекар, или да промениш маслото си, и в двата случая имаш документ или изображение, което искаш да прикрепиш към него, за да не забравиш.

В следващия пример, най-накрая сме си сменили маслото и имаме талон за него. Можете да отпечатате талона и да се опитате да го запомните предварително, или можете просто да го прикачите към срещата, така че когато Outlook ви напомня, купонът е точно там, за да можете да го отпечатате, докато мислите за него.

За да направите това, искате да кликнете върху „Прикачи файл“ и след това да прегледате мястото, където е записано. Можете да вмъкнете файла както е, да го поставите като текст или да вмъкнете местоположението на файла като хипервръзка. В този случай просто ще прикачим PDF файла, какъвто е.

Разбира се, това ще бъде много полезна функция, ако трябва да споделяте документи за бизнес среща, да изпращате учебни материали на студенти или когато ситуацията може да изисква допълнителна информация.

Управление и споделяне на календари

Управлението на календари ще ви позволи да постигнете две неща. Можете да отваряте календари от различни източници и можете да създавате и записвате групи от календари.

Ако щракнете върху бутона „Отвори календар“, можете да създадете календар от няколко източника, включително от интернет, или да създадете празен календар. Едно от предимствата на създаването на празен календар е, че сте в състояние да запазите работата и домашния си живот отделно.

В следващата снимка на екрана ще видите няколко календара и създадохме специална група за работа. Можете всъщност да изтегляте събития от един календар в друг; виждате как имаме запис за седмична среща в двата календара, които сме избрали да покажем.

Възможността за изтегляне на събития в календари означава, че ако сте добавили среща или среща, ако по-късно решите, че трябва да е в различен календар, не е необходимо да пресъздавате събитията.

И накрая, можете да споделяте календари, които трябва да са доста очевидни, но имайте предвид, че можете да изпращате календар по електронна поща. Обсъдихме това накратко в предишна статия, това е просто друг начин да го постигнем. Тук на следващата снимка на екрана виждате какво се случва, когато използвате тази опция.

Можете да посочите кой календар да споделите, периода от време (от един ден до целия календар), ниво на детайли за споделяне (проста наличност, ограничени и пълни подробности), а след това има няколко допълнителни опции, които можете да използвате.

Споделянето по този начин означава, че можете бързо, лесно и безпроблемно да разпространявате информацията за календара с други потребители на Outlook, както и да интегрирате календари, изпратени до вас.

Опции на календара

Има доста опции за календари, които да сортирате (макар и не толкова, колкото с електронна поща). Повечето от тези опции са предназначени да конфигурират календара да работи по-ефективно с вашите професионални и лични нужди.

Например, можете да промените работните си часове и работната седмица, да добавите празници, да промените часовата зона, да зададете цвета по подразбиране и дори да избирате между Фаренхайт и Целзий. Работете по пътя си през свободното си време и изпробвайте това, което работи най-добре за вас.

Функциите на календара в Outlook са първокласни и ако работите в организация с централен сървър на Exchange, вероятно сте запознати с това как можете да си сътрудничите в споделените календари, да виждате събития и др. Всичко това безпроблемно работи в собствената ви локална инсталация на Outlook за допълнителна мощност и удобство.

У дома е хубаво да имате календар с толкова много функции в една и съща програма. Няма нужда да превключвате от приложение за електронна поща към приложението си в календара, можете да планирате събития и бързо да поканите участниците само с няколко кликвания на бутона на мишката и още много други неща..

Но това е достатъчно да говорим от нас. Защо не се чуем сега от теб? Споделете вашите мисли или дайте своите коментари в нашия дискусионен форум.