Начинаещи Как да създадете, управлявате и присвоявате категории в Outlook 2013

Outlook 2013 ви позволява да присвоявате категории, които да съдържат и персонализират споменатите категории. Това, което се отнася за категориите, е, че те са универсални в Outlook и можете да присвоите всяка категория на комбинация от клавиатура. Така че можете да категоризирате имейли, събития в календара и бележки с няколко бързи клавишни клавиши.

През последните няколко месеца говорихме много за Outlook 2013 и различните му части. Говорихме за овладяване на най-важните му функции, като например как да съставяте и изпращате имейли, както и да създавате и управлявате контакти и дори да импортирате контактите си в Gmail. Ние също така сме обхванали други неща на Outlook, като например как можете да създавате списъци със задачи, за да ви поддържат добре, по задание. И разбира се, има един важен календар, който е от съществено значение за всеки, който иска ефективно да поддържа график.

Какво означава всичко това е, че можете да направите много с него, за да помогнете по-добре да управлявате натоварената си работа и дори личния си живот. Преди да приключим с разглеждането на Outlook 2013, обаче, почувствахме, че трябва само накратко да разгледаме два останали аспекта, които си струва да отбележим: категории и търсене.

За тези категории

За да персонализирате категориите, кликнете върху бутона „Категоризиране“ и след това изберете „Всички категории…“ от падащото меню. Използвайки този диалогов прозорец, можете да създавате нови категории, да изтривате стари, да ги преименувате, да променяте цветовете и да задавате клавиши за бърз достъп.

Обърнете внимание на следната снимка на екрана, как сме задали “CTRL + F2” на синята категория.

Сега, например, можете да приложите категории към всичко, което искате. Вземете нашия глупав пример по-долу, ние имаме нашата задача да „живеем в la vida loca“ и сме го маркирали с лични (лилави) и спешни (червени) категории.

Не забравяйте този много полезен съвет: след като присвоите клавиши за бърз достъп на категориите и сте ангажирали категориите си в паметта, те могат да се справят бързо с организирането на поща, срещи и други елементи в Outlook.

Например, ето заглавието на имейл от съобщение в нашата вх. Поща, маркирахме го с категория Работа. Отсега нататък, ако трябва да потърсим това конкретно съобщение, можем да използваме категории за филтриране на несвързани съобщения.

Имайте предвид също, че можете бързо да маркирате задачи, имейли и други елементи на Outlook бързо с категория по подразбиране, например в следната снимка на екрана. Тук сме маркирали няколко задачи като НЕЗАВИСИМ просто като кликнете върху малката кутийка в колоната CATEGORIES.

Ясно е, че категориите могат да бъдат много полезни и те са до голяма степен неназовани в Outlook. Научете се да ги използвате ефективно и ще можете да поддържате всичките си неща организирани в свързаните с тях категории.

Просто търсене в Outlook

Нека завършим това като говорим за търсене на елементи в Outlook. Имаме предвид, че това се отнася главно за поща, но търсенето се простира в цялото приложение. Когато кликнете върху прозореца за търсене, например във входящата поща (или друга пощенска папка), лентата ще се промени, за да ви даде множество инструменти за търсене.

Защо всички тези неща са тук? Просто, колкото повече начини да търсите, толкова по-добри са шансовете ви да го намерите. Вижте тук в следващата снимка на екрана, щракнете върху бутона "Тема" и можем да попълним подходящото пространство с това, което искаме предметът да съдържа. В този случай искаме да намерим всякакви теми, свързани с „Работа“.

Забележете, че изскачащите резултати са всъщност Tasks, което показва как Outlook връща резултатите от търсенето от всичко, което съхранява.

Ако ви интересува максимизирането на уменията за търсене в Outlook, можете бързо да прерязвате бъркотията, като отделите малко време и изпробвате опциите на лентата за търсене. Имайте предвид, че ако резултатите Ви са твърде широки и разнообразни, винаги можете да подобрите обхвата си с помощта на подходящо озаглавени „Инструменти за обхвата“..

И накрая, ако почувствате нуждата от власт и максимален контрол над търсенето, опитайте да използвате формуляра Разширено търсене, като кликнете върху бутона „Инструменти за търсене“ в секцията „Опции“..

Използването на Формуляр за разширено търсене е далеч най-добрият, безсмислен начин за търсене в Outlook, но независимо от начина, по който използвате, сигурни сме, че ще разберете как да намерите своите неща за нула време..

Опции за търсене

Outlook работи с Windows Search, на което написахме цяла поредица малко назад. Тези опции засягат начина, по който елементите се търсят както в Windows, така и в Outlook.

Забележете, че ако щракнете върху “Опции за индексиране…”, ще отворите контролния панел Опции за индексиране, където можете да настроите как и дали Outlook се индексира от индексатора на Windows Search. Останалите опции се отнасят предимно до резултатите от търсенето, като например как те се показват и откъде се показват резултатите.

Категориите и търсенето са две непредназначени функции, които можете да добавите към репертоара си в Outlook, което ще ни превърне доста добре в опита ви в Office. Ако използвате Outlook като цяло и получавате много имейли, създавате много срещи в календара или генерирате дълги списъци със задачи, значи е важно не само да ги организирате, но и да имате възможност да търсите нещо, особено ако знаете това, което търсите, е безценно.