Начинаещ Създаване и управление на задачи в Outlook 2013

Ако сте един от онези хора, които имат бяла дъска или бележник с постоянно развиващ се списък със задачи, или бюрото ви и мониторите са украсени с Post-its® напомняйки ви за важни събития, след това тази статия за вас.

Outlook ще ви позволи да съставяте списъци със задачи, които се състоят от задачи, които можете да правите всякакви неща, като например задаване на дати, напомняния, категории и други. Целта е да се създаде по-активен вид списък със задачи, с който да взаимодействате и да ви държи честен.

Работа в изгледа на задачите

Напоследък обсъждаме различните тънкости на Outlook 2013, така че ако сте нов в нея, ви препоръчваме да прочетете нашето въведение.

В противен случай отворете Outlook до изгледа „Задачи“ и погледнете наоколо. На пръв поглед ще забележите, че е доста празна и безплодна. Това е, защото все още не сме я напълнили с многото неща, които трябва да направим, и да изпълняваме поръчки.

Да прегледаме и да ви покажем как да използвате задачите като професионалисти и да организирате живота си с Outlook. С малко време и работа ще имате изчерпателен набор от задачи, които можете да настроите, за да ви напомня, когато те се дължат, или дори да ги зададете на друго лице!

Добавяне на задачи

За да започнете, ще искате да добавите задачи. Ще забележите, че от лявата страна има познатия прозорец на папките. Можете да добавяте нови папки към този изглед, като ефективно организирате задачите си в категории. Можете дори да създадете нова група папки, за да можете отново да разделите задачите си между професионалния и личния си живот, ако е необходимо.

За да започнете, ще забележите, че има една група от задачи в папката, наречена Моите задачи и две папки за подзадачи: Списък със задачи и Задачи. Ако щракнете с десен бутон върху най-горната папка, можем да създадем „Нова група папки“, която ще назовем „Работни задачи“..

Можете да добавите бърза задача, като кликнете върху „Щракнете тук, за да добавите нова задача“ или можете да кликнете върху „Нова задача“ в лентата Начало. Проверете следната задача без име, към която можете да приложите няколко опции, да покажете задачата, нейните подробности, както и да я управлявате.

Нека изпълним нашата задача малко с някои основни детайли и след това кликнете върху „Save & Close“. Можете да изберете началната си дата, крайната дата (ако е приложимо), статуса, приоритета и процента на завършеност. Можете също така да проверите полето „Напомняне“ и Outlook да ви информира кога задачата ви се дължи.

Преглеждане, модифициране и актуализиране на задачи

След като създадем няколко задачи, можем да ги видим в нашия изглед Задачи. Можете да направите тук някои основни начинания, като например да промените датата или да зададете категория, но ако наистина искате да прегледате и редактирате, трябва да кликнете двукратно, за да я отворите.

Ето отново нашата задача. Можем да правим промени в него, като статус или приоритет, или можем да кликнем върху бутона „Подробности“.

Ако има други подробности, свързани със задачата, можете да ги попълните тук. Макар че това не е уместно за повечето хора, ако се занимавате с независими контрагенти или консултанти, това е чудесно място, за да следите колко ви струват приблизително..

Има няколко други неща, които можем да споменем, преди да преминем към рецидиви. Докато сте в интерфейса на задачите, отделете малко време, за да отбележите, че можете да изтриете или препратите задачата, ако решите, че не си струва да я преследвате, или имате нужда от информация от някой друг, съответно.

Можете също да управлявате задачата, като например нейното маркиране, да я присвоите и да изпратите отчет за състоянието. Скоро ще говорим повече за това. Засега нека разгледаме накратко как да настроим повтарящи се задачи.

Работа с повтарящи се задачи

Създаването на повтаряща се задача е същото като създаването на повтаряща се среща или повтаряща се среща. Диалоговият прозорец, който виждате, когато кликнете върху бутона „Повтаряне“, вероятно ще изглежда доста познат.

Така че тук е нашата задача „да говорим за работата“, която се повтаря всяка седмица в сряда, без да се вижда край. Обърнете внимание също така, че дори и да не сте изпълнили задачата до момента, в който задачата се повтори, още един ще бъде генериран.

Можете да отмените това, като изберете опцията „regenerate new task“, която вместо автоматично да се повтаря на x ден, няма да регенерира задачата, докато текущата не бъде маркирана като пълна.

Задаване на задача на някой друг

Задачата ни е да говорим за работа! ”Сега трябва само да го заложим на някой друг! Кликнете върху бутона „Assign Task“ (Задаване на задача) в секцията Manage Task (Управление на задачите) на лентата.

Това ще отвори задачата като електронна поща, която след това можете да адресирате до другите. В този случай просто ще зададем задачата да говорим за работа на някой друг, така че ще им изпратим електронна поща.

Ако искате да въведете адреса в полето „До“, можете или да извадите късмета от адресната си книга. Нямате създадена адресна книга? Прочетете за това как да създавате и управлявате контакти, включително как да импортирате контактите от Gmail директно в Outlook.

Този получател ще получи имейл след това с опцията „Приеми“ или „Отказ“. Не искаме шефът да се разстрои, така че просто ще продължим и ще приемем задачата. Освен това никога не е лоша идея да говорим за работа!

И накрая, ако правомощията, които искат да знаят напредъка (или липсата на такава) на текущо възложената Ви задача. Можете да им изпратите отчет за състоянието.

Като цяло, средният потребител на Outlook Outlook е по-вероятно да използва задачите като средство за извършване на поръчки или за тикане на домакинска работа, но е полезно да се знае пълния набор от способности за създаване на задачи. Нека да преминем към останалата лента на Дома и да поговорим за това, което можете да направите, за да управлявате задачата оттам.

Управление на задачи и сортиране по изглед

По време на вашата седмица някои задачи ще свършат, а някои няма. Тези, които завършвате, можете да маркирате като пълни и да забравите за. Но тези, към които не стигнете, ще трябва да бъдат управлявани по някакъв начин или просто ще имате все по-голям списък от издути задачи.

Има няколко начина да ги управлявате. Нека да разгледаме тази област на лентата и да ви покажем как да се възползвате максимално от тези инструменти.

Кликването върху бутона „Премахване от списъка“ ще го маркира като завършено и ще го премахне от списъка. Ако Outlook срещне проблем, например ако задачата се повтаря или е непълна, тя ще ви попита какво искате да направите..

Можете също да работите директно с задачите, които виждате в списъка със задачи. Разгледайте следната снимка на екрана за повече подробности. Виждате, че можете просто да кликнете върху иконата на флага, за да го маркирате като завършен, или можете да кликнете с десен бутон, за да видите опциите си за последващи действия.

Виждате тук в следващата снимка на екрана, че нашата задача „седим да гледаме футбол с краката си нагоре” се очаква утре, но също така сме я маркирали и за следващата седмица. Създаването на последваща задача всъщност го дублира за времето, което най-добре ви подхожда, за да я завършите. В този случай бихме могли да обозначим утрешната задача като пълна или да я премахнем, но тази дублираща се задача ще продължи да се изпълнява следващата седмица.

Имайте предвид, че можете да проследявате задачи от един от пет предварително зададени интервали или да създадете персонализирано проследяване.

И накрая, промяната на изгледа ви може да помогне за премахване на голям брой задачи. Ако не е показан на лентата, можете да кликнете върху бутона „Промяна на изгледа“ и ще видите тези опции.

Ето как може да изглежда един обикновен списък. Изгледът не прави разлика между състояния на завършеност или категории или нещо друго. Той просто представя всичките ви минали, настоящи и бъдещи задачи в една проста гледка.

От друга страна, ако подредим нашия поглед чрез активни задачи, виждаме, че нещата са много по-ограничени за нас.

Винаги помнете, че трябва да промените изгледа на задачите, за да ги сортирате бързо или да ги скриете за максимален потенциал за производителност!

Опции за задачи

И накрая, нека се запознаем или да се запознаем отново с опции за задачите. Опциите на задачите ще ви позволят да променяте настройките и да променяте тяхното поведение и външен вид. Можете да ги достигнете от менюто Файл, като кликнете върху „Опции -> Задачи“.

Можете да зададете опции за напомняния за задачи с датите на падежа, закъснелите и завършени цветове на задачите, работните часове и други прости настройки. Така че сега, ако искате просрочените задачи да са яркосини или искате подразбиращи се напомняния в края на деня, вместо да започнете, можете да направите промените тук.

Както можете да разберете, Outlook се оказва, че е много добре закръглено приложение, и още не сме говорили още за календари и бележки! Надяваме се, че сте в състояние да използвате Задачи, за да повишите организационните си умения няколко пъти. Те са много лесни за задаване и възлагане, и е хубаво да имате тези напомняния и да гледате бавно всички неща от списъка си да се проверяват.

Междувременно, ние сме заинтересовани да чуем от вас. Имате въпрос или коментар, които искате да оставите с нас? Влезте в нашия дискусионен форум и запалете.