Използване на шаблони за гарантиране на общото оформление и форматиране

Microsoft Word е чудесен инструмент за работа с документи в екип. Има много функции, които поддържат лесното сътрудничество, включително шаблони, проследяване на промените и преразглеждането, коментари, ограничаване и защита на документи, както и сравняване и обединяване на документи.

НАВИГАЦИЯ НА УЧИЛИЩАТА

1. Използване на шаблони за гарантиране на общото оформление и форматиране
2. Следене на промените, направени в документ
3. Използване на коментари за посочване на промени в документ
4. Ограничаване и защита на документи и шаблони
5. Версии, сравняване и комбиниране на документи

Инструментите за сътрудничество на Word ви позволяват да постигнете неща, които още преди 20 години биха изисквали отпечатването на всичко, прехвърлянето му на рецензент или рецензенти, където след това ще маркират всичко с мастило, а след това ще ви го върнат обратно , След това ще направите промените, ще го отпечатате отново и ще ги върнете за още един кръг от прегледи. Това отнема време и е разточително.

С Word обаче можете просто да правите коментари и поправки в документа, като в същото време лесно проследявате всяка промяна, така че всеки, който работи, може да види къде се движи и как се оформя. Няма нужда да отпечатвате или да я раздавате. Можете просто да запазите работата си в споделена папка или имейл, което ви спестява ценно време!

Целта на тази серия е да ви запознае и да ви запознае с функциите за сътрудничество в Microsoft Word 2013, въпреки че голяма част от това, което обсъждаме, трябва да е налице и в предишни версии. Това ще бъде полезно, независимо дали сте просто студент, който предава хартията на някой друг, за да коригира, или редактирате голяма публикация, която ще премине през няколко ревизии и рецензенти.

Шаблони и документи

Когато си сътрудничите в настройка на екип, задължително е да се използва последователно форматиране. Лесно можете да постигнете това, като използвате шаблони.

Например, можете да дефинирате всички стилове и форматиране в шаблон, да прикачите шаблона към документа и да разпространите шаблона на всеки, който работи върху документа. Шаблонът е по същество ръководство на Word за това как трябва да се показват вашият документ и работната среда.

Всеки документ в Word се основава на шаблон. Всеки път, когато създавате нов документ в Word, шаблонът се прикрепя автоматично, дори когато създавате нов „празен документ“.

Новият документ, базиран на шаблона, съдържа всички необходими стилове и форматиране. Той може дори да включва стандартен текст, стил, колонтитули, специални ленти с инструменти и всякаква друга обща информация, необходима за подобни документи въз основа на шаблона. Можете също да прикачите шаблон към съществуващ документ, ако сте създали шаблона след започване на работа по документа.

ЗАБЕЛЕЖКА: Когато прикачите шаблон към съществуващ документ, информацията за настройката на страницата, като ориентацията на страницата и полетата, не се прилага към документа. Това е така, защото информацията за настройката на страницата е различна за всеки раздел от вашия документ, ако разделите документа си на секции. Word не знае кой раздел да приложи информацията за настройка на страницата.

Поради тази причина Ви препоръчваме да планирате предварително, когато работите върху документ в съвместна настройка и да създадете шаблон за документа, който можете да приложите към новия документ, преди да започнете работа по него.

Нормален шаблон и персонализирани персонални шаблони

Word се инсталира с нормален шаблон, а още повече шаблони са достъпни на Office.com. Можете също така да създадете колкото се може повече от собствените си персонализирани шаблони, колкото искате. Ако не изберете вграден или персонализиран шаблон, Word автоматично присвоява шаблон "normal.dotm" на документа.

Има два разширения, използвани за шаблони, DOTX и DOTM. DOTX се използва за шаблони, които не използват макроси, а DOTM се използва за шаблони, които правят.

Шаблонът "Нормален" се намира в папката "C: Потребители на AppData", заедно с шаблони, които можете да изтеглите от Office.com. За повече информация се обърнете към нашето Ръководство за Училище за Word 2013 в Word.

ЗАБЕЛЕЖКА: По време на тази поредица може да се чудите защо изображенията показват разделите в Word в главни и малки букви (или заглавие), а не с главни букви, както би могло да бъде на вашия компютър. Има някакъв трик да промените капитализацията на разделите, които обясняваме в нашата статия: Как да променяме капитализацията на лентата с ленти на Office 2013.

Промяна на местоположението на личните шаблони

Персонализираните персонални шаблони се съхраняват на различно място от нормалния шаблон и шаблоните, изтеглени от Office.com. Word запазва личните си шаблони в “C: Потребителски документи”.

Това местоположение обаче може да се промени. За да направите това, кликнете върху раздела „Файл“.

Кликнете върху „Опции“ в списъка с елементи от лявата страна на екрана „Информация“.

В диалоговия прозорец „Опции на Word” щракнете върху „Разширени” в списъка с елементи отляво.

В секцията „Общи“ кликнете върху „Местоположение на файла“.

В диалоговия прозорец „Местонахождение на файла“ изберете „Потребителски шаблони“ в списъка с типове файлове и местоположения и кликнете върху „Промяна“.

В диалоговия прозорец „Промяна на местоположението“ отидете в папката, в която искате да съхраните личните си шаблони, изберете я и натиснете „OK“.

Новият път се показва в диалоговия прозорец „Файлови местоположения“. Кликнете върху „OK“.

Натиснете “OK”, за да затворите диалоговия прозорец “Word Options”.

Също така трябва да посочите местоположението по подразбиране за лични шаблони, така че ще имате достъп до личните си шаблони на екрана „Нов“, когато създавате нов документ. За да направите това, кликнете върху раздела „Файл“ и изберете „Опции“. Този път в диалоговия прозорец „Опции“ кликнете върху „Запазване” в списъка вляво.

В секцията „Запазване на документи“ въведете същия път, който сте посочили в диалоговия прозорец „Местонахождение на файла“ по-рано в полето за редактиране „По подразбиране за персонални шаблони“ и кликнете върху „OK“.