Използване на коментари за посочване на промени в документ

В допълнение към използването на „Проследяване на промените“ за регистриране на всички и всички ревизии на документ (обсъдени в Урок 2), можете да предоставите обратна връзка вместо промяна на действителния текст или оформление.

НАВИГАЦИЯ НА УЧИЛИЩАТА

1. Използване на шаблони за гарантиране на общото оформление и форматиране
2. Следене на промените, направени в документ
3. Използване на коментари за посочване на промени в документ
4. Ограничаване и защита на документи и шаблони
5. Версии, сравняване и комбиниране на документи

Може би искате да зададете въпрос на друг рецензент или да предложите да добавите секция или да преместите секция. Коментарите са пътят. Коментарите са много полезен, недеструктивен метод - т.е. всъщност не променят съдържанието или структурата на даден документ, за да получат точка или да зададат въпрос.

Докато опитни сътрудници на Word вероятно ще използват коментари във връзка с функцията „Проследяване на промените“, не е необходимо да се включва „Проследяване на промените“, за да се добавят коментари към документ.

В този урок ще разгледаме изцяло коментарите в Word. Ще ви покажем как да добавяте коментари, да отговаряте на коментари, да маркирате коментарите като готови, бързо да се придвижвате в коментарите и да ги изтривате.

Ще обсъдим и функция, която ви позволява директно да комуникирате с други рецензенти, които са добавили коментари. Нека започнем с това да обсъдим как да създадем нов коментар!

Създайте нов коментар

За да създадете нов коментар в документ, маркирайте или поставете курсора в текста, за който искате да коментирате или поставите. След това кликнете върху раздела „Преглед“ и кликнете върху „Нов коментар“ в секцията „Коментари“.

Полето за коментари се поставя в дясното поле или в “Markup Area”. Въведете коментара си в полето за коментари.

Изгледите за маркиране, за които говорихме в Урок 2, също са приложими за коментари. Ако сте в изглед „Всички маркировки“, винаги има ред (пунктиран или твърд) от текста към коментара, независимо дали е избран коментарът или текстът или не, както е показано по-горе. Ако обаче сте в изгледа „Обикновено маркиране“, няма текст от текста до коментара, освен ако не преместите мишката върху коментара или курсорът е в коментара.

Скриване на коментарите в областта за маркиране

Ако имате много коментари в документа, може да е полезно да ги скриете и да се покаже само маркер в текста, показващ, че е добавен коментар. Можете да направите това, като използвате изгледа „Без маркиране“ или „Оригинал“ в секцията „Проследяване“ на раздела „Преглед“, както говорихме в Урок 1.

Можете също така да изберете да показвате само ревизии, които също скриват коментарите. За да направите това, щракнете върху “Show Markup” в секцията “Tracking” на раздела “Review” и изберете “Balloons” и след това “Show All Revisions Inline”.

Маркер се поставя в края на текста, който е маркиран или на мястото на курсора, когато е въведен коментарът, като се въвежда първият начален номер на рецензента и номерът на коментара, който указва коментар. Когато преместите мишката върху маркера за коментари (или маркирания текст), свързаният с него коментар се появява над текста.

Когато добавите нов коментар, докато е избрана опцията „Показване на всички ревизии на място“, „Преглед на панела“ се показва отляво на текста с курсора под името си като рецензент. Въведете коментара си директно в полето „Преглед“.

"Преглед на прозореца" също се използва, като се показват всички ревизии, за да се редактират коментарите. Просто щракнете двукратно върху маркера за коментари, за да покажете съответния коментар в полето „Преглед“ и го редактирайте.

Можете също да редактирате коментар, докато показвате всички ревизии, като щракнете с десен бутон върху маркера за коментари и изберете "Редактиране на коментар" от изскачащото меню. Можете също да използвате това контекстно меню, за да отговорите на коментар, да изтриете коментар или да маркирате коментар като приключен, като всички те ще бъдат разгледани по-късно в този урок.

За да видите отново инлайн за маркиране, отново изберете Balloons от падащото меню „Show Markup“ и след това изберете „Покажи ревизии в балони“ или „Показване само на коментари и форматиране в балони“.

Отговорете на коментар

В допълнение към добавянето на собствени коментари, може да искате да отговорите на коментари от други рецензенти. Отговорът на коментар е прост процес, особено ако имате коментари, показвани в балони в „Зона на маркиране“. Кликнете върху бутона „Отговор“ в полето за коментари..

Отговорът е отстъпен под коментара, на който отговаряте.

Можете също да кликнете с десен бутон върху коментара и да изберете „Отговор за коментар“ от изскачащото меню.

Можете дори да кликнете върху „Нов коментар“ в секцията „Коментари“ в раздела „Преглед“, докато курсорът е в коментара, към който искате да отговорите.

ЗАБЕЛЕЖКА: Ако е избрана опцията „Покажи всички вмъкнати ревизии“, можете да отговорите на коментар, като щракнете с десен бутон върху маркера за коментари и изберете „Отговори на коментар“ от изскачащото меню.