5 Ефективни начини за запазване на вашите файлове под контрол

Вашият компютър е цифрова джунгла. Това е толкова лесно да се вземе чиста и подредено работно място дизайн и да го превърне в огромна бъркотия. Има твърде много файлове и те са навсякъде. Дизайн файловете, които трябва да станат почти невъзможно да се намери. Как да запазите файловете си извън контрол? Ами, имаш късмет, защото има 5 ефективни начина да държите файловете си под контрол.

Но първо: защо нашите компютърни и дизайнерски файлове излизат извън контрол толкова лесно? По същата причина много хора имат разхвърляни стаи и дезорганизирани помещения и физически работни помещения. Освен да се умножи по 100, тъй като е толкова лесно да се създадат файлове за компютърен дизайн, които не заемат физическо пространство.

За щастие, не е толкова трудно да поддържате компютъра и дизайнерските файлове под контрол. Добавете щипка здрав разум, смесете с тире самодисциплина и повторете, повторете, повторете. Не се притеснявайте - звучи повече работа, отколкото е. Просто го приравнете на миенето на зъбите си: след като веднъж сте се навикали да правите тези неща, няма да го забележите. Просто ще поддържате компютъра си и дизайнерските файлове под контрол.

Добре, без повече шум, тук са 5 ефективни начина да държите файловете си под контрол.

1. Безмилостно изтриване на стари и ненужни файлове

(Изображение от Mixy Lorenzo)

Това може да изглежда очевидно, но понякога най-често срещаните стъпки са пренебрегнати. Забравете всеки софтуер за производителност, както и работните процеси за рационализиране на файлове и всякакви други безсмислици за производителност: просто изтрийте стари и ненужни файлове.

Това е същото като почистването на стаята или организирането на физическите ви файлове. Вие преглеждате нещата си, а когато гледате някакъв предмет, решавате: това ли е свързано с нещо важно? Ако не, безмилостно го изхвърляте. Това е как да останете организирани: чрез намаляване на броя на нещата, които имате. Без трикове или тайни.

Този метод не се различава, когато става въпрос за файловете на вашия компютърен дизайн. Когато преглеждате файловете си, решете дали всеки от тях има отношение към нещо важно. Ако това не е така, безмилостно го изтрийте - няма да се нуждаете от него отново, а просто ще затрупате вашето цифрово работно място. Обикновено тези файлове са стари файлове на проекта, като по-ранни чертежи на графики и дизайни и остарели файлове на уебсайтове.

Това е хубаво и всичко останало, но кога трябва безмилостно да изтривате стари и ненужни файлове? В крайна сметка, почти всички мразят почистването на стаята си.

Е, както и начинът, по който можете да минимизирате необходимостта да планирате почистването на стаята си, като се погрижите за даден обект веднага щом го срещнете, също трябва да решите дали трябва да изтриете файл, когато го срещнете. Което ни води до номер 2 ...

2. Вземете незабавни действия във файловете, които срещате

(Изображение от Джон Бритън)

Най-добрият начин да избягвате да планирате сортирането и почистването на файловете на вашия компютърен дизайн е да не е необходимо. Всеки път, когато срещнете файл, предприеме незабавни действия по него.

Но без съмнение си зает пич или гал. Имаш какво да правиш, места да бъдат. Не можете да изпуснете всичко, което правите, и да се погрижите за всеки файл, който срещате. Така че как да решите кога да предприемете действия? Използвайте правилото за 5 минути: ако незабавното действие върху файла отнеме 5 минути или по-малко, се погрижете за него веднага щом го срещнете.

Звучи ли познато? Защото това е така “повлиян” от популярната книга на Дейвид Алън GTD: Създаване на нещата. В него той казва, че можеш да избегнеш натрупването на дълъг списък със задачи, като веднага се грижиш за задача, която срещаш, стига да отнеме не повече от минути.

Това се отнася и за файловете за дизайн на компютъра:

• Намерихте полуготовото лого? Завийте го и го изпратете.
• Почти направено с парче код? Довърши го.
• Имате група от файлове, които не сте сигурни, че се нуждаете от повече? Преминете през тях, решете и изтрийте, ако е необходимо.

Така че # 1 и # 2 помагат да държите файловете си под контрол. Но има и друг съществен елемент, който е…

3. Имате възможно най-малко папки

(Снимка от Стив Райън)

Създайте само няколко папки за вашия тип работа и бъдете възможно най-общи за категорията. Вместо да се прави ниша с безброй папки, които са разбити (като "вектори" или "photoshop" или каквото и да е друго), просто има неща като "лого" и "уебсайтове". Или можете да имате папки за всеки проект, и всеки тип файл, който е свързан с него, влиза там.

Защо правите това? Две причини:

1. Без парализиране на нерешителността: е файлът лого, материал на уебсайта или част от проект? Просто го хвърлете в съответната папка и свършете с него.
2. Филтър с прекалено много файлове: когато видите папката да се попълва с твърде много файлове, ще бъдете по-склонни да изтривате стари и ненужни. Подобно на това да виждате твърде много неща в стаята си, вместо да го скриете в чекмеджета и други стаи.

Избягвайте да получавате твърде специфични имена и категории на папките. Колкото по-конкретно наименувате папка, толкова повече категории ще имате. И с повече категории, ще трябва да решите къде да отиде новият файл. Шансовете са, че няма да се впишат точно в един от тях, така че ще произволно изберете един. Тогава, когато е време да организирате повече файлове, ще си помислите коя категория сте избрали с подобен файл за последен път. Да не говорим, че не знам ясно коя категория принадлежи и на всеки файл.

Защо просто не използваме някаква система за маркиране? Тогава можете да премахнете папките като цяло, нали? Докато на теория това трябва да работи, в действителност това ще ви накара да създадете и запазите твърде много файлове.

Ето какво ще се случи:

1. Маркирате първоначалните си файлове, чувствайки се добре, че ще можете лесно да ги намерите по-късно, като търсите чрез маркери.
2. Вие ставате либерални с етикети, като създавате твърде много тагове, които са твърде специфични - това се дължи на парализа на нерешителност, тъй като не можете да избирате между два маркера и решите да създадете нов специално за този файл.
3. В крайна сметка имате твърде много тагове, които стават преобладаващи за намиране на неща.
4. По-лошото е, тъй като не чувствате нуждата да поддържате броя на файловете ниски, сега имате повече файлове, отколкото ако те постоянно се виждат в обща папка, в която сте гледали.

4. Функции за автоматично организиране на каналите

(Изображение от Марк Себастиан)

Функциите за автоматично организиране (мислите, че функцията за автоматично преименуване и сортиране на iTunes, но прилагана към всички файлове) са възмездие за запазване на файловете под контрол. Те насърчават създаването и запазването на либерални файлове. Първоначално изглежда добре, колкото повече файлове имате, толкова по-малко ще знаете къде е всичко.

Защо просто не изтривате файлове, когато са стари или ненужни? Функцията за автоматично организиране ще ви накара да не изтривате. Нещо като функцията за никога изтриване-просто търсене в Gmail. Но за разлика от електронната поща, където имате само един вид съдържание (текст) и по този начин лесен за търсене, вашите файлове са трудни за търсене по този начин. Няма лесен начин за търсене в съдържанието, особено за визуални и аудио файлове. Така че единственото нещо, с което ще трябва да работите, е имената на файловете и може би някакво мета описание на него. Това е рецепта за претоварване на файлове.

Като не използвате функции за автоматично организиране, ще бъдете отговорни за всеки създаден от вас файл. Ще го видите и ще обръщате внимание на него поне веднъж, така че ще сте по-наясно с всеки файл на вашия компютър. По този начин ще се почувствате по-добре, когато файловете ви излизат от контрол - и кога трябва да изтриете безмилостно.

5. Консолидирайте файловете, когато е възможно

(Изображение от Алдо Гонсалес)

Това е просто. Ако можете по някакъв начин да консолидирате два или повече файла в един, тогава естествено ще имате по-малко файлове. И по-малко файлове са по-малко ненужни.

Другата полза от консолидирането на файловете е по-лесно да намерите това, което търсите. Вашите файлове стават по-организирани. Как? Естествено ще имате подходящо съдържание в един файл, така че няма нужда да ловувате няколко файла, които се отнасят за един и същ проект.

Как да обедините файловете си?

• За текст просто копирайте / поставяйте свързано съдържание от множество файлове в един основен текстов файл.
• За визуален дизайн можете да копирате / поставяте различни елементи и варианти в един главен графичен файл.

Всяка голяма и незначителна графика ап поддържа слоеве и етикетирането и групирането им, така че се възползвайте от това. Това могат да бъдат вариации на лого или множество аспекти на по-голям дизайн - всичко това в един графичен файл.

Разбира се, не всеки тип файл или съдържание може да бъде консолидиран. Код, например. Ето защо горното е озаглавено “когато е възможно” - направете най-доброто, което можете, и всяка сума, която помага да се намали броят на файловете, е нетна печалба.

Ефективно съхранявайте файловете си под контрол

Надяваме се, че тези 5 начина не са просто някакво порнопроизводство: неща за четене, за да се избегне правенето на действителна работа, която ви дава желаните резултати в живота си. Не, те са написани с намерението да бъдат действителни неща, които можете да започнете да прилагате сега, за да не се изваждате от контрол компютърът и дизайнерските файлове..

Никой не иска активно да организира и управлява своите компютърни и дизайнерски файлове. Така че тези 5 начина ще ви помогнат да формирате навици, които ще избегнат нуждата да направите това. И както при всички навици, най-важното е просто да започнете да ги правите.

За да повторите, ето ви 5-те ефективни начина да контролирате файловете си:

1. Безмилостно изтрийте стари и ненужни файлове
2. Вземете незабавни действия във връзка с файловете, които срещате
3. Имате възможно най-малко папки
4. Функции за автоматично организиране на канали
5. Консолидирайте файловете, когато е възможно

Вашият ред: какви други начини са ви помогнали ефективно да поддържате компютъра и дизайнерските си файлове под контрол?

Бележка на редактора: Тази публикация е написана от Олег Мохов за Hongkiat.com. Олег Мохов е най-мобилният електронен музикант в света, ентусиаст на уеб и визуален дизайн и съосновател на безплатния музикален магазин Soundtrackster.