Как да използваме функциите на AutoRecover и AutoBackup на Excel

Винаги е ужасна трагедия, когато някой загуби нещо важно, върху което работи, защото не е спасил правилно документа си. Това се случва по-често, отколкото бихте мислили за потребителите на Excel и Word!

За щастие, Microsoft добави много функции в последните няколко версии, които спомагат за намаляване на шансовете за загуба на данни поради сривове, прекъсвания на захранването, случайни изтривания и т.н. Една функция се нарича AutoRecover и втората, по-малко позната функция се нарича AutoBackup.

В тази статия ще говоря за това как да конфигурирате двете опции, така че вашите данни да са възможно най-безопасни. Също така бих искал да спомена, че най-новите версии на Office позволяват да съхранявате документи директно в OneDrive, което е добра възможност да се вземат предвид, тъй като все пак ще имате достъп до работата си, дори ако вашият твърд диск се провали.

Excel AutoRecover

Функцията Auto Recover (Автоматично възстановяване) е включена по подразбиране и основно записва документа автоматично във временно местоположение след определен интервал от време. За да видите настройките за автоматично възстановяване, кликнете върху досие и тогава Настроики.

Кликнете върху Запази в лявото меню и ще видите опцията Автоматично възстановяване в Запазване на работни книги.

По подразбиране информацията за автоматично възстановяване се запазва на всеки 10 минути. В допълнение към интервала, Excel трябва да бъде неактивен в продължение на 30 секунди, преди данните да бъдат запазени. Също така, автоматично запаметената информация се запазва в Автоматично възстановяване на местоположението на файла тук. И така, как работи? По принцип, да кажем, че имате работен лист като този по-долу и сте го запазили.

Сега нека да добавя следните данни към електронната таблица на Excel и да изчакам около 10 минути, без да запазя документа. Тъй като интервалът за автоматично възстановяване е зададен за 10 минути, трябва да изчакате поне толкова дълго, че данните да бъдат запазени.

В моя случай, симулирах срив на Excel, като отворих диспечера на задачите и убих процеса на Excel. След това отново отворих Excel и веднага видях опция, наречена Показване на възстановените файлове.

Ако щракнете върху него, ще се появи списък с Excel файлове, които могат да бъдат възстановени. В моя случай, той имаше оригиналния файл, който имаше данни само в A1 и A2, а също така имаше и файл AutoRecovered, който включваше данните, които не бях записал на диск..

Кликването върху някой от елементите в списъка ще отвори друг екземпляр на Excel, показващ данните в съответния файл. Като цяло, това е наистина полезна функция за онези времена, когато не сте запазили цялата си работа, но Excel завършва неочаквано.

Основният недостатък на тази функция е, че данните за AutoRecover се съхраняват на същия твърд диск като вашия файл, така че ако нещо се случи с твърдия ви диск, всичко ще изчезне. Можете да промените местоположението в горните настройки на отделен твърд диск или дори на мрежово местоположение, което силно препоръчвам.

Обърнете внимание, че информацията за автоматично възстановяване също се изтрива автоматично от Excel при следните обстоятелства:

1. Запазвате файла ръчно или с помощта на досие - Запази като.
2. Затваряте файла или затваряте Excel (независимо дали записвате файла или не)
3. Изключвате AutoRecover напълно или само за работната книга

По принцип, когато записвате файла, той се отървава от данните за AutoRecover. Освен това, ако ръчно излезете от Excel и изберете да не записвате данните, ще изтриете данните за автоматично възстановяване. Просто имайте това предвид, когато използвате тази функция. Ако сте тежък потребител на Excel, бих предложил да настроите интервала на AutoRecover на нещо като 2 или 3 минути вместо 10.

Автоматичен бекъп

Друга особеност, която много хора не знаят за нея, е AutoBackup. За да го използвате, трябва първо да отидете и да запишете файла си, за да стигнете до Запази диалогов прозорец. Ако вече имате записан документ на Excel, отидете на досие и тогава Запази като и изберете местоположение. Когато го направиш, ще се появи Запази като диалоговия.

В диалоговия прозорец кликнете върху Инструменти отляво на бутона Запази бутон. Ще видите няколко опции, една от които е Общи опции. Когато кликнете върху това, ще се появи малък прозорец с още няколко опции.

Давай и провери Винаги създавайте резервно копие кутия. Щракнете върху OK и сега, когато запазите файла, ще бъде създаден архивен файл на Excel с разширение .XLK. Обърнете внимание, че първия път, когато направите това, файловете ще бъдат същите. Ако редактирате оригиналния файл и след това го запишете отново, резервният файл ще остане същият (първоначалните данни). Третият път, когато го запишете, архивният файл ще бъде актуализиран с информация до второто записване.

По принцип архивният файл винаги е една версия зад текущата версия. Така че, ако сте направили куп промени, запазили сте файла си и след това искате да се върнете към версията, която не е имала тези промени, можете просто да отворите архивния файл.

Файлът се запазва на същото място като оригиналния файл и не изглежда да има начин да го промените. Тази функция не добавя много сигурност към вашия документ, но е добра при определени обстоятелства.

Надяваме се, че активирането на тези функции за архивиране и възстановяване в Excel ще ви спаси от загуба на важни данни. Винаги е добра възможност да използвате облачното хранилище (като OneDrive) като допълнителна защитна мрежа в случай, че компютърът ви катастрофично се провали. Ако имате някакви въпроси, не се колебайте да коментирате. Наслади се!