Как да използваме автотекст и бързи части в MS Word

За няколко от миналите повторения на Word, Microsoft имаше функция за автотекст, която позволява на потребителите да заснемат част от текста и след това да го използват отново и отново в други части на техните документи, или дори в други документи.

Microsoft добави към тази функция, като включи нещо, което тя нарича, Quick Parts, които по същество са все още автотекст, но предлагат на потребителите малко по-голяма гъвкавост.

За да видите как работи автотекста с бързи части, въведете текст в тестов документ; в този пример ще бъде използван адрес:

След това маркирайте текста и след това щракнете върху Insert на основната лента, след това кликнете върху Бързи части икона:

Трябва да получите това падащо меню:

Избирам Запазете Избор в Галерия с бързи части, трябва да получите изскачащ прозорец, който изглежда така:

В повечето случаи можете да използвате опциите по подразбиране, но ако желаете можете да ги промените, за да отговарят на вашите цели, след това кликнете върху Добре бутон.

Забележка: Името на бързата част, която създавате, по подразбиране е първия ред на текста.

За да видите резултатите от усилията си, преместете се в друга част от документа, след което кликнете отново върху Бързи части икона, трябва да видите текста, който сте заснели в малък прозорец:

Кликвайки върху Бързи части прозорецът с вашия текст води до въвеждане на текста в документа на текущата позиция.

Има още по-бърз начин да получите текста на бързите си части в документа си; преместете се на празно място и започнете да въвеждате същия текст, който сте запазили като текст за бързи части, трябва да получите малко изскачащо съобщение, което ви показва, че Word разпознава, че се опитвате да въвеждате текста си за бързи части..

В този случай всичко, което трябва да направите, е да натиснете Въведете Ключът и Word ще попълнят останалата част от текста за бързите части за вас.

Забележка: Можете също да въведете само няколко от първите знаци от текста на бързите части, след което да натиснете клавиша F3 и Word да вмъкне текста за бързите части, който смята, че искате.

Това е най-бързата част от Бързите части, като кликнете само върху една икона, веднага виждате заснет текст и можете да го вмъкнете само с още едно кликване или да го въведе автоматично, когато разпознае това, което се опитвате да въведете.

Word все още има старата функция за автотекст; за да го използвате, следвайте същия път, както сте направили с Бързи части, само когато получите Създайте нов блок изскачащ прозорец, вместо да става с подразбиране на Quick Parts под Gallery, вместо това автотекст:

След това, за да я използвате, кликнете още веднъж на Бързи части след това вместо да избирате едно от текстовите полета за Бързи части, кликнете вместо там, където се казва автотекст, трябва да видите падащо меню, което изглежда по следния начин:

Кликването върху мястото, където виждате запазения си текст, води до запазване на текста, който е вмъкнат във вашия документ, точно както с Бързи части.

Другите два варианта за вмъкване от Бързи части менюто Свойство на документа и поле:

Свойство на документа ви позволява да вмъкнете текст с предварително зададено заглавие в документа; за да видите как работи това, кликнете върху него и след това изберете едно от наличните заглавия от изскачащото меню.

В този пример ще изберем Търговско дружество. След като го изберем, ще го добавим в нашия документ:

Очакваме да напишем името на нашата компания, след като го направим, тя изглежда така:

След това щракнете някъде другаде в нашия документ, за да изглежда като обикновен текст. Но следващия път, когато трябва да напишем името на нашата компания, можем да кликнем върху Бързи части икона, изберете Свойство на документа, и тогава Търговско дружество от падащото меню и името на компанията ще бъде вмъкнато в документа.

Другият вариант, Невярно е ... се използва за вмъкване на предварително дефинирани елементи на Word в документа; например, ако искате да въведете текущото време в документа, щракнете върху него Бързи части, след това изберете Невярно е ... след това изберете път от прозореца на категорията.

Тогава в документа ще се вмъкне текущото време.

И накрая, за да изтриете текстовите записи за бързи части, кликнете върху Бързи части иконата, след това щракнете с десния бутон в прозореца, който съдържа текста, който искате да изтриете, след това щракнете върху мястото, където се казва Организиране и изтриване:

След това кликнете върху Изтрий бутон в долната част на менюто Организиране и изтриване.

Бързите части и автотекста са най-полезни, когато откриете, че презаписвате някаква част от текста отново и отново, особено ако това е тромаво въвеждане, като например дълги номера или трудни за изписване имена или места.