Как да проследяваме промените в Excel

Търсите ли начин за проследяване на промените, направени в електронна таблица на Excel? Има много случаи, в които трябва да разпространявате файл на няколко души и да следите какви промени са направени. Може да искате да проследявате кога е направена промяната, кой е направил промяната, в коя клетка е настъпила промяната и кои данни са променени.

Excel има вградени функции за проследяване, които могат да се справят с всички горепосочени случаи. Можете лесно да прегледате всички промени директно в работния лист и можете да приемете или отхвърлите всяка промяна. Има няколко неща, които трябва да запомните за функциите за проследяване на Excel:

1. Включването на проследяването не означава, че можете да върнете електронната таблица назад във времето към предишно състояние, като отмените промените. Това е всъщност лог файл, който записва всичко и това е всичко. Можете ръчно да отидете и да видите какви данни са изтрити или добавени, но ще трябва сами да направите промените в електронната таблица.

2. Включването на проследяването не означава, че всяка направена промяна ще бъде записана. Всички данни, съхранявани в клетка, се проследяват, но други промени като форматирането не са. Други промени, които не се проследяват, включват скриване / отваряне на редове и колони, коментари и стойности на клетки, които се променят в резултат на преизчисляване на формула.

3. Историята на промените се запазва по подразбиране само за 30 дни. Ако направите промени в работен лист на Excel и след това отново отворите работната книга 45 дни по-късно, ще можете да видите историята на промените за всички 45 дни, докато не затворите работната книга. Когато го затворите, всяка история на промените, по-стари от 30 дни, ще изчезне. Това означава, че следващия път, когато го отворите, няма да можете да видите тази промяна, която сте направили 45 дни по-рано.

4. Когато включите проследяването, работната книга става споделена работна книга. Това означава, че много потребители ще правят промени в документа.

Сега, след като знаете някои основи как работи проследяването в Excel, нека да поговорим за това, как да го активираме, да променим настройките и да следим промените!

Активиране на проследяването

Да вървим напред и да включим първо проследяването. Отворете Excel и кликнете върху преглед на лентата. В най-дясната страна трябва да видите опция, наречена Проследяване на промените под Промени раздел.

Кликнете върху бутона и изберете Светещи Промени. Ще получите диалогов прозорец, в който трябва да отметнете опцията „Проследяване на промените при редактиране. Това също споделя вашата работна книга.

Тук имате няколко възможности Кога, Кой, и Където. За Кога, всичко означава, че всяка промяна ще бъде маркирана. Имате и опцията за маркиране на промените от последния път, когато сте съхранили документа, от определена дата или от промени, които все още не са прегледани.

Ако проверите Кой, можете да проследите промените, направени от някого, или промените, направени от всички, с изключение на вас. Най- Където опцията ви позволява да проследявате промените само за определена част от електронната таблица. Просто кликнете върху бутона вдясно и изберете диапазона от клетки, за които искате да следите.

Най-накрая можете да премахнете отметката Маркирайте промените на екрана опция, ако не искате другите да знаят, че проследявате промени. По подразбиране, след като започнете проследяването и тази опция е избрана, всяка променена клетка ще покаже малка стрелка в горния ляв ъгъл, за да покаже, че е променена.

Също така, ако кликнете върху променена клетка (с Маркирайте промените на екрана включен), ще получите малко изскачащ прозорец, показващ каква стойност е променена и променена на и по кое време. Ако премахнете отметката от опцията Highlight changes on screen, този малък черен триъгълник няма да се покаже.

Например, това, което можете да направите, е да скриете промените на екрана, като не поставите отметка в квадратчето, изпращате файла на всеки, който трябва да направи промени в него, а когато го върнете, просто отидете на Проследяване на промените и проверете отново кутията.

Конфигуриране на проследяването

Следващата стъпка е да разгледате настройките за проследяване и да ги настроите, за да отговарят на вашите нужди. За да направите това, кликнете върху Споделете работна книга бутон, който е директно отляво на Проследяване на промените бутон. Кликнете върху напреднал , когато Споделете работна книга изскача диалогов прозорец.

Тук можете да промените броя на дните за запазване на историята на промените в нещо различно от 30 дни. По подразбиране промените се актуализират, когато файлът се запази, но можете да го направите така, че да се извършва автоматично на всеки няколко минути. И накрая, можете да изберете как искате да се справяте с конфликти: или като бъдете запитани, или просто оставяте последната промяна, когато записвате файла.

Преглед на промените

След като активирате проследяването и сте направили няколко промени, можете да кликнете отново върху бутона Проследяване на промените, да кликнете върху Промените за осветяване и ще забележите, че Списък на промените в нов лист полето вече не е оцветено.

Проверете това и кликнете върху OK. Наречен е нов работен лист история ще бъдат добавени, които ще ви позволят да видите всички промени, които са били направени в тази работна книга.

В даден момент трябва или да одобрите, или да отхвърлите промените. Можете да прегледате всички промени и след това да изберете кои от тях искате да запазите или да отхвърлите.

Просто кликнете върху Проследяване на промените отново и изберете Приемане / отхвърляне на промените. Изберете опциите, за да изберете кои промени искате да приемете или отхвърлите. Ако искате да прегледате всички промени, просто оставете Кога и се уверете, че е настроено на Не се преглежда.

Кликнете върху OK и Excel ще започне да ви показва всяка направена промяна и ви дава възможност да го направите приемам или Отхвърляне. Можете също Приемам всичко или Отхвърли всички промени, ако желаете.

Ако отхвърлите дадена промяна, тя веднага ще се върне към това, което първоначално е било в тази клетка. Заслужава да се отбележи, че ако друга клетка се позовава на съдържанието на отхвърлената клетка, тогава тази стойност също ще се промени, когато референтната стойност на клетката се върне обратно. Това може да причини формули да се счупят и т.н., така че бъдете внимателни.

Това е! Сега можете лесно да проследявате всички промени, направени във вашата електронна таблица на Excel, като използвате тази вградена функция. Ако имате някакви въпроси, публикувайте коментар. Наслади се!