Как да зададете гост съобщение в Outlook

Излизане от офиса скоро и трябва да настроите Извън офиса, далеч или ваканция съобщение в Outlook? Може би си мислите, че ще бъде супер лесно, но за съжаление не е! Всъщност има два начина за създаване на автоматичен отговор и това зависи от това дали Outlook е самостоятелен или използва Microsoft Exchange.

Ако сте в корпоративна среда и Outlook е свързан с MS Exchange, тогава задаването на отговор извън офиса всъщност е много лесно. Нека първо преминем през този метод и след това ще обсъдим как да го направим, ако не използвате Exchange.

Съобщение извън офиса w Обмен

В Office 2007 и по-рано отидете на Инструменти и кликнете върху Помощник извън офиса. Имайте предвид, че това трябва да става автоматично в Outlook 2003 и Outlook 2007, когато се използва Exchange. Ако не виждате опцията, не използвате Exchange.

В Office 2010 и Office 2013 трябва да кликнете върху досие след това Информация и ще видите бутон, наречен Автоматични отговори (извън офиса).

В Office 2007 и по-рано кликнете върху В момента съм извън офиса радио бутона и въведете съобщението в Автоматичен отговор кутия.

Продължете и поставете датата, на която ще бъдете, и сложете информация за контакт в случай на спешност и т.н. Ако кликнете върху OK, всички ще получат това съобщение, докато не се върнете в този диалог и го промените на В момента съм в офиса.

Можете също да добавяте правила към входящите съобщения, докато сте извън офиса, като кликнете върху Добавяне на правило. Това е полезно, ако искате да извършвате определени действия по имейли, идващи от различни хора. Например, ако получите имейл от клиент, може да искате да го препратите към телефона си или да отговорите с друг шаблон за имейл от този, използван за вътрешни служители. Ако не знаете как да използвате правилата, прочетете предишната ми публикация за това как да създадете правила на Outlook.

В Outlook 2010 и 2013 това е малко по-различно. Когато кликнете върху Автоматични отговори, ще получите изскачащ диалогов прозорец като показания по-долу.

Изберете Изпращане на автоматични отговори и след това проверете Изпращайте само през този времеви диапазон кутия, ако знаете точните дати, на които ще изчезне. Ако не го маркирате, той ще остави автоматичния отговор на, докато не дойде ръчно и изберете Не изпращайте автоматични отговори.

Това, което също е готино за тази версия е, че можете да имате отделна настройка за автоматичен отговор за хора вътре и хора извън вашата организация. Отново, както и при по-ранните версии на Office, кликнете върху правилник ако искате да добавите изключения към автоматичния отговор.

Съобщение извън офиса без обмяна

Така че това е чудесно, ако имате Outlook с Exchange, но какво ще стане, ако нямате достъп до него Помощник извън офиса или Автоматични отговори? Ами има начин, по който можете да ЕМУЛИРАТ асистента извън офиса, като създадете автоматично правило за отговор, заедно с шаблона извън офиса. Ето стъпките по-долу.

Етап 1: Първо създайте ново съобщение в Outlook, като че ли ще напишете някой имейл. Не поставяйте нищо в полетата TO или CC. Напишете вашето имейл съобщение и го поставете.

Кликнете върху бутона Microsoft Office или досие в новите версии на Office и изберете Запази като. В комбинираното поле Запиши като тип изберете Шаблон на Outlook. Въведете име като Отговор "Извън офис" в Име на файл и кликнете върху Запази.

Стъпка 2: Сега всичко, което трябва да направим, е да създадем правило и да кажем на Outlook да използва новия шаблон за имейл, който току-що създадохме. За Office 2007 кликнете върху Инструменти и отидете на Правила и сигнали.

В Office 2010 и 2013 кликнете върху У дома и след това кликнете върху правилник и след това кликнете върху Управление на правила и сигнали.

Кликнете върху Ново правило при Правила за електронна поща да създадете ново правило за Outlook.

Под секцията Започнете от празно правило, продължете напред и кликнете върху Проверявайте съобщенията, когато пристигнат в по-стари версии на Office или Прилагане на правило за съобщения, които получавамe в по-новите версии на Office, след това щракнете върху Следващия.

След това ще трябва да изберете кои условия, ако има такива, искате да проверите. За автоматичните отговори, които не са в офиса, обикновено не проверявам нищо, тъй като искам да се прилага за всеки имейл, който получавам.

Кликнете върху Напред и след това под мерки, поставете отметка в квадратчето „Отговор с използване на конкретен шаблонИ след това във второто текстово поле в долната част, кликнете върху връзката, която казва специфична температуракъсен.

Сега изберете шаблона, който сте създали по-рано от списъка с шаблони. Ако не виждате шаблона си, кликнете върху него Погледни вътре комбинирано поле и изберете Използвайте шаблони във файловата система.

Кликнете отворено и след това щракнете върху завършек. Сега всеки път, когато получите нов имейл, автоматично ще бъде изпратен отговор с вашия шаблон за автоматичен отговор. Outlook си спомня кой изпраща съобщенията и ще го изпраща само веднъж на всеки имейл адрес.

За да го изключите, трябва да се върнете в Правила и Сигнали и да махнете отметката в квадратчето до правилото. Също така, трябва да се уверите, че Outlook е отворен на компютъра ви, преди да го оставите, за да може той да изпрати автоматичните отговори! Ако имате някакви въпроси, можете да оставите коментар. Наслади се!