Автоматично преместване на имейли в папки в Outlook с помощта на правила

В тази публикация ще разгледаме по-добре как да управлявате по-добре имейла си от Outlook, като входящата поща се премества автоматично в отделни папки. Ако получавате много имейли всеки ден, това може да спести много време.

Вместо да се налага да прекарвате един час седмично прехвърляне на имейли от входящата поща към вашите категоризирани папки, правилата за електронна поща ще помогнат за автоматизирането на вашата организация входяща поща. Това е много подобно на използването на етикети и филтри в Gmail.

Правилата за електронна поща може да изглеждат сложни и могат да бъдат, ако наистина искате да извършите някакво сложно сортиране, но ако просто искате да преместите работните имейли в папката "Работа" автоматично, тогава това е част от тортата.

За да са полезни правилата, първо трябва да създадете някои папки под папката „Вх. Поща“, за да категоризирате имейла си, като проекти, работа, семейство и т.н..

Можете да създавате папки, като щракнете с десен бутон върху Входящи или всяка папка и изберете Нова папка. Следната процедура работи за Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 и Office 365.

Настройка на правилата на Outlook

Сега, за да започнете, отворете Outlook, кликнете върху досие и ще видите Управление на правила и сигнали бутон към дъното.

Ще се появи главният прозорец Правила и сигнали и по подразбиране може да видите едно правило вече е създадено в зависимост от вашата версия на Outlook.

От тук ще кликнете върху Ново правило , за да започнете с първото си правило за имейл в Outlook. Ще се появи диалоговият прозорец на съветника за правила, който ще ви покаже някои общи шаблони на правила.

Това са най-често срещаните и вероятно всичко, от което някога ще се нуждаете. Най-често срещаното правило е първото изброено, “Преместване на съобщения от някой в ​​папка". Продължете и го изберете, след което кликнете върху Следващия.

Ще забележите, че долната част на списъка, която се нарича "Стъпка 2:", остава на дъното с някакъв подчертан текст. В действителност, всички вие трябва да направите, за да настроите правилото е кликнете върху хипервръзки за хора или обществени групи и уточнен за да изберете имейл адреса и къде искате да отидат тези имейли.

След това можете да кликнете завършек и сте готови. Ако обаче искате правилото да стане по-сложно, кликнете върху него Следващия ще ви даде много повече възможности:

Докато проверявате различни условия в най-горното списъчно поле, описанието на правилото в долната част също ще се попълни с повече хипервръзки. Можете дори да създавате правила, които търсят конкретни думи в тялото на имейла и след това да извършват действия върху тези имейли.

Следващата ви задача е да кликнете върху всяка хипервръзка и да изберете свързаните стойности като имейл адреси, папки и т.н. В нашия пример по-горе искате да кликнете върху хора или обществени групи и изберете имейл адрес.

След това кликнете върху думата уточнен и отидете до папката, в която искате да бъде преместен имейлът или кликнете върху него нов и нова папка ще бъде създадена под текущо маркираната папка.

Сега ще видите долната част, актуализирана с действителните стойности за вашето правило.

Когато натиснете Напред, можете да зададете повече действия за правилото. Обикновено можете да оставите това сами, ако е просто правило, но ако искате да изпълнявате и други действия, като възпроизвеждане на звук, препращане на имейла, копиране, отпечатване на имейла, стартиране на друга програма, стартиране на скрипт и др. , тогава можете да направите всичко това на този екран.

Кликнете Следващия когато свършите и ще бъдете доведени до Изключения диалоговия прозорец, където можете да изберете какви условия не бихте искали да се обработва за това правило. Освен ако нямате уникални случаи, можете да го оставите празно, което е по подразбиране.

Кликнете върху Напред и накрая стигнахме до края на съветника за правила! Дайте име на правилото като „Преместване на имейлите на приятелите“, за да знаете какво прави, когато погледнете по-късно.

Ако вече имате имейли във входящата си поща, които да съответстват на новото ви правило, поставете отметка в квадратчето „Изпълнете това правило за съобщения, които вече са в „Входящи“". Можете да оставите всичко останало по подразбиране и да кликнете завършек!

Сега можете да създавате правила за хора, бюлетини, извлечения от банкови / кредитни карти и каквото и да е друго, за което можете да започнете да управлявате по-ефективно имейла си в Outlook! Наслади се!