Ръководство за начинаещи за създаване на имейл с Zohomail

Ако управлявате малък или среден бизнес, услугата за електронна поща с домейн по избор може да бъде доста полезна в рационализиране на координацията с вашия екип. Имаше време, когато можете да получите безплатна услуга за имейл от Google Приложения или live.com с персонализиран домейн. въпреки това, абониране за платени версии на тези имейл услуги може да е твърде скъпо.

За щастие, все още има един доставчик, който предлага безплатна услуга за електронна поща с домейн по избор, и редица полезни функции, т.е. Zoho Mail. В тази статия ще го направим ще ви преведе през различни аспекти на Zoho Mail и как да ги включите. Така че, нека да разгледаме следното.

Защо да използвате доставчик на имейл в облака

Може да се чудите защо трябва да използвате друга услуга за електронна поща, докато уеб хостинг също предоставя услуга за електронна поща. Има няколко причини, поради които трябва да използвате доставчика на електронна поща, особено облак / SaaS услуга, като Zoho Mail вместо този, който ви осигурява уеб хостинг.

По-добра надеждност и наличност. Доставчиците на облачни имейли се използват от много организации и са по-надежден от имейл сървъра че вашият уеб хостинг осигурява
Още пространство входяща поща за всеки потребител. Ако използвате услугата за електронна поща от вашия доставчик на уеб хостинг услуги, Inbox ще бъде само част от общото дисково пространство които те предоставят. Ако имате 10 GB дисково пространство на сървъра и вече използвате 5GB за вашия уеб сайт, база данни и съдържание, тогава можете да използвате само 5GB място за цялата компания. С Zohomail можете да дадете 5 GB пространство на входящата поща за всеки потребител.
Приложения за сътрудничество. Това не е само електронна поща, можете също да използвате Zoho Docs и CRM и много приложения на Zoho за сътрудничество във вашата компания.
Допълнителни потребители чрез препратки. По подразбиране можете да получите 10 потребителски акаунта в Zoho Mail, но ако някой се регистрира в Zoho Mail от вашата референция, можете да получите до 15 допълнителни сметки за 3 препратки.

Регистриране на Zoho Mail

Отворете Zoho Mail и кликнете върху Започвай сега
Избирам Регистрирай се на безплатния пакет на Zoho Mail
Въведете името на домейна си и кликнете върху него Добавяне на домейн. Ако все още нямате домейн, можете също купете домейн чрез Zoho Mail.
Въведете данните си на тази страница. Вашият Zoho Mail ID ще бъде вашият администраторски акаунт. След като попълните този формуляр, кликнете върху Регистрирай се
Вашият Zoho Mail акаунт е почти готов. Сега е време да потвърдите собствеността върху домейна. Кликнете върху Продължете да потвърждавате собствеността на домейна
Zoho Mail ще даде име на хост, което трябва създайте като псевдоним на zmverify.zoho.com
По-долу е представена извадка от Създаване на псевдоним / CNAME на DNS панел Namecheap.
След като създадете псевдоним / CNAME в панела за DNS, можете да кликнете върху него Уверете се,, и Продължи

Настройка на Zoho Mail

След регистриране на Zoho Mail акаунт за вашия домейн и проверка на домейн собственост, сега е време да настроите профила си.

Създайте първия си профил под името на домейна си. Това е и вашият администратор за профила ви.
Можеш добавете потребители в тази стъпка ако вече имате потребители.
Групите са полезен за общ адрес като [email protected] или [email protected], това ще гарантира, че имейлите, които перспективите или клиентите изпращат винаги се чете от някой от екипа ви. Можете да създавате групи в тази страница, но в тази статия ще пропусна тази стъпка.
Mail Exchange Record или MX Record е DNS стойност, която информира пощенските сървъри който е отговорен за обработката на вашия имейл. На тази страница ще видите записа MX, който трябва да създадете за домейна си. Най- hostname трябва да бъде @, което означава yourdomain.com, а не поддомейн. Може да не успеете да промените приоритета на 10 и 20. ОК е да използвате друг номер, като 1 и 5 или 5 и 10, стига да номерът на приоритет за mx.zoho.com е по-малък от mx2.zoho.com
По-долу е представена извадка от MX запис на DNS панел Namecheap
Можеш мигрирайте имейла си от доставчика на уеб хостинг към Zoho Mail. можете да използвате POP или IMAP за мигриране на имейли от стария ви пощенски сървър към Zohomail. Както бе предложено от Zoho Mail по-добре е да мигрирате имейла след смяна на MX записите.
На тази страница можете да видите връзки към уроци за конфигуриране на пощенски клиент. Ако предпочитате да използвате настолен пощенски клиент, можете да следвате ръководството за вашия пощенски клиент.
Чрез тази страница, можете да настроите достъпа от мобилното си устройство. В тази статия обаче ще прескочим тази стъпка.
За последната стъпка можете да кликнете Продължете с Access Zoho Mail

SPF запис конфигурация

Рамката на политиката на подателя или SPF е текстов запис в DNS свързани с домейна, за да идентифицират сървърите, на които е разрешено да изпращат имейли за конкретния домейн. Получателят използва SPF запис проверете дали е разрешен сървър, който им изпраща имейли.

За Zoho Mail можете да създадете нов запис в TXT за вашия домейн с вписване по-долу:

v = spf1 mx включват: zoho.com ~ всички

По-долу е показана снимка на TXT запис за SPF запис.

DKIM конфигурация

Идентифицираната поща за DomainKeys (DKIM) е система за проверка на електронната поща, която е била предназначени за предотвратяване на спуфинг. Получателят ще провери за DNS запис, който съдържа публичен ключ. Използвайки този публичен ключ, получателят може да провери дали съобщението, включително прикачения файл, не е променено по време на транспортиране. Можем да използваме DKIM на Zoho Mail, а по-долу ще ви покажем как да изпълните настройката му.

От таблото за управление на пощата можете да изберете Контролен панел > Mail & Docs.
Избирам Настройки на Org при Администрация по пощата, и след това изберете Таб.
Вход Име на TXT записа, използвайки уникално име за идентифициране на Zoho Mail, като zoho или zohomail (използвам zohomail тук). Кликнете Генериране на нов запис да се генерира нова стойност за TXT.
С създадената нова TXT стойност вече можете да създавате нов DNS запис с тип TXT запис.
По-долу е представена извадка от DNS запис на DNS панел Namecheap.
След създаване на нови DNS записи можете да кликнете върху Стартирайте удостоверяването бутон. След като удостоверяването е успешно, бутонът ще се промени на Спиране на удостоверяването

Достъп до Zoho Mail чрез персонализиран URL адрес

Можете да получите достъп до Zoho Mail от https://www.zoho.com/mail/login.html или просто да отворите Zohomail.com и да кликнете върху Вход в горната дясна част на страницата. Въпреки това, за да улесните достъпа на потребителите до мрежата на Zoho Mail, можете създайте персонализиран URL адрес за страницата за вход, например: mail.domain.com или webmail.domain.com вместо дългия URL адрес по-горе.

Необходимо е да създадете псевдоним или CNAME за персонализирания ви URL адрес да се business.zoho.com. По-долу е показана снимка на създаването на CNAME в управлението на домейн на Namecheap.

Настройване на удостоверяване с два фактора

За да подобрите сигурността на вашия имейл акаунт, можете да използвате два фактора за удостоверяване или TFA, за да имат допълнителен метод за защита до паролата. Дори ако някой знае паролата ви, те не могат да влязат в профила ви докато те нямат достъп до TFA устройството.

По-долу е обяснение как да настройте TFA за вашата Zoho Mail сметка.

Кликнете върху аватара си горе вдясно и изберете Моята сметка
Кликнете Настройка за защита сега
Избирам Google Удостоверител, кликване Следващия
Можете да сканирате QR код, представен от Zoho Mail с помощта на Google Удостоверител. Той е достъпен за Android в Google PlayStore, за iOS устройство в iTunes, както и за Blackberry. Може също да се нуждаете от a баркод скенер. За Android използвам тази предложен от Google Удостоверител Баркод скенер от ZXing Team
Тук също ще бъдете показани как да създадете MFA устройство с помощта на Android смартфон. Отвори Баркод скенер така че можем да сканираме QR код, предоставен от Zoho Mail.
аз имам две приложения за удостоверяване на телефона ми затова избирам между този екран Google Удостоверител и Duo Mobile. За тази цел ще избера Google Authenticator.
Ще получите потвърждението, за да запишете ключа за профила си. Докоснете OK
Ако ти току-що започна да използва Google Удостоверител, той ще показва само един профил. Тъй като имам няколко акаунта, които използват този софтуер, той ще бъде последната от списъка. Показаният тук номер е код за потвърждение, който трябва да въведете в следващата стъпка. Въведете кода за потвърждение и кликнете върху Уверете се,. Ако използвате собствен компютър, можете също да кликнете Доверени браузъри така че няма да бъдете попитани за TFA. и след това щракнете върху Уверете се,
Въведете текущата си парола и кликнете върху Включи
Настройката на TFA е почти завършена. Сега трябва проверете телефонния номер. Тази стъпка обаче не е задължителна.
Въведете телефонния си номер и кликнете върху него Изпращане на код. Zoho Mail ще ви изпрати a текстово съобщение, съдържащо кода за потвърждение.
Въведете кода за потвърждение, изпратен от Zoho Mail, и кликнете върху Уверете се,
Вие ще имате Кодове за потвърждаване.
Можеш запишете тези кодове като текст или ги отпечатайте. Можеш използвайте тези резервни кодове като удостоверители, ако загубите телефона си.
В случай, че използвате два фактора за удостоверяване, трябва да създадете специфични за приложението пароли за всяко приложение които използвате за достъп до Zoho Mail, включително вашия настолен пощенски клиент. За да го направите, кликнете продължи на тази стъпка.
Конфигурацията за удостоверяване с два фактора е завършена. Можете да кликнете Покажете предпочитанията ми , за да отидете на страницата с предпочитанията си.
На страницата Предпочитания можете да видите Кодове за потвърждаване на архивирането, настройвам Специфични пароли за приложения, както и текущата Доверен браузър.

Задаване на пароли за конкретни приложения

Както споменах по-рано, ако използвате TFA в профила си, трябва да го направите генерирайте специфични за приложение пароли за всяко приложение, което използвате за достъп до Zoho Mail. В следващите стъпки ще научим как да го изпълним.

Кликнете Управление на специфични пароли за приложения
Въведете името за това специфични за приложението пароли, както и текущата ви парола
Ново Специфичната за приложението парола ще бъде генерирана от Zoho Mail. Можете да видите това само веднъж, затова се уверете, че сте запазите паролата си.
В дясно долу можете да щракнете Показване на генерираната парола връзка. Оттук можете да видите списъка с паролите за конкретни приложения и да премахнете паролата, ако е необходимо.

Управлявайте надеждни браузъри

От акаунтите.zoho.com изберете Сигурност, изберете Идентификация с два фактора и щракнете върху Управление на надеждни браузъри
На тази страница можете да видите списък с браузъри, на които имате доверие. Тук можете премахване само на конкретен браузър.

Тестване на изпращането на имейли

След като приключите всички предишни стъпки, Вашият Zoho Mail акаунт е готов за използване. Сега ти можеш тествайте новия си Zoho Mail акаунт като изпратите тестов имейл. В следния пример са изпратени примерни имейли в моя gmail акаунт. Имейлът беше успешно получена от моя профил в gmail.

Сега нека проверете нашите настройки за SPF и DKIM. Кликнете върху долния триъгълник до бутона за отговор, като изберете Показване на оригинала.

Тук можете да видите, че Google ви е показал SPF и DKIM конфигурация.

заключение

В тази информативна статия се опитах да ви покажа как регистрирайте нов Zoho Mail, настройте Zohomail MX, SPF и DKIM, създайте потребителски URL за достъп до Zoho Mail, конфигуриране на удостоверяване с два фактора, както и тестово изпращане на имейли от Zoho Mail.

Сега можете уверено да поставите вашия имейл адрес в собствения си домейн и да общувате безпроблемно с вашите клиенти или екип.

Бележка на редактора: Тази публикация е написана от Мохамед Панджи за Hongkiat.com. Muhammad е системен инженер, специализиран в Linux, ÃÂÂ Virtualization и Cloud Computing. Той играе с нова технология в свободното си време и поддържа "блог" за технологиите на индонезийски език. Можете да го намерите в Twitter.