Ръководство за начинаещи за използване на функцията за бележки в Outlook
С количеството имейл, което получавате в даден ден, е трудно да ги поддържате правилни, без значение как ще организирате входящата си поща. Днес ще ви покажем как да използвате функцията за бележки, за да ви помогне да се организирате по-добре.
Една от функциите на Outlook, за която не се говори много и може би е недостатъчно използвана, е Notes. Използването на бележки в Outlook може да ви помогне да запомните важни идеи и да организирате работата си. Тук разглеждаме използването на Notes в Outlook 2010, но функцията е налична в Office 2002 и нагоре.
Използване на бележки в Outlook 2010
За достъп до функцията Бележки в Outlook 2010 кликнете върху бутона Бележки в навигационния екран.
Можете също да кликнете върху бутона със стрелка, за да се покажат повече или по-малко елементи. По този начин можете да имате бележки като по-голям бутон за по-лесен достъп, ако го използвате много.
Функцията за бележки се отваря и създава ново кликване за бележка Нова бележка от лентата.
След като сте създали бележка, просто я затворете и тя автоматично ще се запише във вашия списък.
Под раздела Начало в текущия изглед можете да промените опциите за изглед на бележките си. Тук е настроено на Списък с бележки така че лесно можем да видим съдържанието на бележката и друга подробна информация.
Ако ги покажете като икони, можете да поставите мишката върху бележката и да видите преглед на съдържанието му.
Можете също така да подреждате бележките си по азбучен ред в изгледа "Икона". Кликнете с десния бутон на мишката върху празното място в прозореца и изберете Сортиране от контекстното меню.
В екрана за сортиране изберете Сортиране на елементите по Тема и ако искате да бъде възходящо или низходящо и щракнете върху OK.
Ето! След това бележките ви се подреждат по азбучен ред. Можете също да ги сортирате по Цвят, Контакт, Икона ... и т.н..
Ако имате няколко бележки, отворени в Windows 7, лесно можете да получите достъп до тях от лентата на задачите, заедно с всичко останало, което може да сте отворили в Outlook.
Добавяне на нов бутон за бележки към лентата с инструменти за бърз достъп
Ако установите, че използвате функцията за бележки много, може да искате да я добавите към лентата с инструменти за бърз достъп. За да го добавите, щракнете върху падащото меню и изберете Още команди.
Outlook Options ще се отвори ... падащото меню на командите и изберете Всички команди.
След това превъртете надолу и маркирайте New Note и натиснете бутона Add.
Трябва да го видите в раздела Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп, щракнете върху OK, за да затворите опциите на Outlook.
Сега ще видите иконата New Note в лентата с инструменти за бърз достъп.
Кликнете върху него и ще можете да създадете нова бележка, докато преглеждате входящата си поща, без да влизате в секцията Бележки.
Бележки по имейл
Друг чист функция с бележки в Outlook е можете да ги имейл също. Щракнете с десния бутон върху бележката, която искате да изпратите, и изберете Препращане.
Сега го изпратете, както и всеки друг имейл.
Можете също да свържете Бележките с вашите контакти. Отворете бележка и кликнете върху иконата в горния ляв ъгъл и изберете Контакти.
Сега напишете името на контакта, към който искате да свържете бележката, или щракнете върху бутона Контакти, за да прегледате списъка с контакти.
Преместване или копиране на бележки в календара или други папки
Понякога може да искате да преместите или копирате бележките си на друго място в Outlook. Тук ще разгледаме копирането на бележка в календара. Изберете падащото меню Преместване от лентата, след което изберете да го преместите или копирате на друго място.
Изберете къде искате да преместите или копирате в… в този случай Календар, след което щракнете върху OK.
Календарът ще се отвори и след това можете да го прегледате и да планирате как искате. Бележки
Персонализирайте бележките си
Ако не сте доволни от появата на типичния жълт вид на вашите бележки, те могат да бъдат персонализирани. Кликнете върху раздела Файл, за да получите достъп до Backstage View и кликнете върху Опции.
Кликнете върху Бележки и дневник и в Опции за бележки можете да персонализирате цвета, шрифта и размера.
Ето пример за бележка, след като персонализирахме цвета, размера и шрифта.
заключение
Ако живеете в Outlook по време на работния ден и искате бърз и лесен начин да запишете мислите си, използването на функцията за бележки може да ви бъде от полза. Това ръководство определено трябва да ви помогне да започнете да разбирате и да използвате Notes в Outlook. Ами ти? Използвате ли функцията за бележки? Смятате ли, че те са полезен инструмент за по-добра организация на работата ви? Оставете коментар и ни уведомете.
