Използвайте условното форматиране, за да направите важни съобщения в Outlook

Outlook ви позволява да създавате и персонализирате изгледите на папките по много начини, като добавяне и премахване на колони или групиране и сортиране на съобщения. Можете също така да приложите правила, за да показвате съобщенията на Outlook по различни начини въз основа на техните свойства (като подателя, темата или времевата отметка). Това се казва условно форматиране. Нека разгледаме как работи.

Актуализация: Един от нашите читатели ни обърна внимание, че условното форматиране е достъпно само за Windows версията на Outlook и не версията на macOS. Благодаря, Кристи!

Приготвяме се да започнем

За да започнете да настройвате условното форматиране, отворете View> View Settings.

Можете също така да осъществите достъп до Разширени настройки за преглед, като щракнете с десен бутон върху главата на папката и изберете командата „Настройки за преглед“.

Прозорецът Advanced View Settings ви позволява да персонализирате изгледа на папките. Кликнете върху бутона „Условно форматиране“.

Това ви отвежда до прозореца за условно форматиране, който ще използвате, за да зададете различни правила за начина на форматиране на съобщенията.

Елементите, показани в списъка „Правила за този изглед“, са стандартните правила, които идват с не-персонализиран изглед на папки. Например, можете да видите, че „Непрочетени съобщения“ се показват в получер шрифт, син шрифт на Segoe UI с размер от 11 точки..

Как работят правилата

"Правилата" са условията, на които трябва да отговаря съобщението за Outlook, за да приложи форматирането. В правилата по подразбиране, например, правилото „Непрочетени съобщения“ се активира, когато съобщението е маркирано като непрочетено. Когато това правило е активирано, Outlook използва получер, син, 11-точков шрифт на Segoe UI, за да го покаже.

Outlook прилага правила в ред от горната част на списъка. Правилата по-горе в списъка имат предимство пред правилата по-долу. Как работи това на практика? Да речем, че имате две правила, една в горната част на списъка, която променя шрифта на зелено, и една по-долу в списъка, който променя шрифта на червен. Ако дадено съобщение отговаря на условията на двете правила, шрифтът ще бъде променен на зелен, защото това правило е по-високо в списъка - правилото, което задава шрифта на червено, се игнорира.

С правилата по подразбиране можете да променяте само шрифта. Не можете да изтриете правилата по подразбиране или да преместите реда около или да промените условията за правилото. Въпреки това можете да изключите правилата по подразбиране, като ги махнете от списъка „Правила за този изглед“.

Как да добавите ново правило

В прозореца за условно форматиране щракнете върху бутона "Добавяне". В списъка ще бъде добавено ново правило, наречено "Без име". Дайте име на правилото си и след това кликнете върху бутона „Състояние“.

Прозорецът Филтър ви позволява да решите за условията или условията, на които трябва да отговаря пощата, за да бъдат форматирани.

Тук ще използваме един прост пример и ще потърсим съобщения, изпратени от “Rob Woodgate” и съдържащи думата “Outlook” в полето Subject..

За да направите това, първо щракнете върху бутона “От”, който отваря адресната книга и изберете контакт.

След това добавяме „Outlook“ в полето „Търсене на дума (и)“, като се уверим, че опцията „Само поле за темата“ е избрана от падащия списък „В“. Когато сте готови, кликнете върху „OK“.

Обратно в условното форматиране, кликнете върху бутона „Шрифт“.

Ще направим съобщения, които съответстват на филтъра, който сме настроили, да се показват в лилаво и получер. Задайте колкото желаете, щракнете върху бутона „OK“, щракнете отново върху „OK“, за да затворите прозореца за условно форматиране, а след това още веднъж, за да затворите прозореца Advanced View Settings..

Правилата се прилагат незабавно. По-долу можете да видите съобщенията, които отговарят на нашите условия, сега са смели и лилави.

Това е просто пример - можете да добавите много условия, дори много сложни. В този прозорец на филтъра можете да превключите към раздела „Още възможности“, за да видите няколко допълнителни условия, които можете да изберете.

Тук можете да изберете да свържете съобщение за това дали:

• Тя е назначена за определена категория
• Това е прочетено или непрочетено
• Има прикачени файлове или прикачени файлове
• Маркира се като висок, нормален или нисък приоритет
• Той е бил маркиран от вас, от някой друг, от никой, или е маркиран като завършен
• Текстът, който търсите, трябва да съответства на случая
• Това е определен размер, по-голям или по-малък от определен размер или между два размера

Преминете към раздела "Разширени" и можете да създадете сложни условия.

Разделът Разширени ви позволява да изберете някое поле от всяко място в Outlook и да изберете условие, което искате да съвпадне. Това би могло да бъде доста просто, като съответствието на подателя с точен адрес, но имате много възможности за избор. Да речем, че искате правилото ви да съответства на получените от вас имейли. Щракнете върху бутона “Field”, посочете “Date / Time Fields” и след това щракнете върху опцията “Received”.

Кликнете върху падащото меню „Състояние“, за да изберете състоянието си.

Изборът е много по-голям, отколкото бихте очаквали:

• По всяко време
• Вчера
• днес
• утре
• През последните 7 дни
• В следващите 7 дни
• Миналата седмица
• Тази седмица
• Следващата седмица
• Миналия месец
• Този месец
• Следващият месец
• за
• На или след
• На или преди
• между
• Съществува
• Не съществува

А останалите полета, които можете да изберете, предлагат подобни количества опции.

Изберете състоянието си, добавете стойност и кликнете върху бутона „Добави в списъка“.

Можете да добавите толкова много условия към списъка, колкото желаете. За да ви дам някаква представа за това колко полета има, ето само менюто „Всички полета“.

Менюто „Всички полета за контакти“ има над четири колони от опции - толкова много не можем да го вмъкнем в разумен екран. Така че ние няма да преминем през всяка от областите и условията, но сега знаете къде са и как да ги използвате.

Можете да зададете няколко условия в правило, за да получите нещата толкова специфични, колкото искате. Искате да показвате съобщенията в Outlook с червен шрифт 16pt, ако са от определен контакт, получен през последните седем дни, съдържащи конкретна дума в темата, и да включите прикачен файл? Не е проблем.

Как да изтриете правило

Ако сте създали правило и вече не го искате, лесно се изтрива. В прозореца за условно форматиране изберете правилото, което искате да изтриете, и натиснете бутона „Изтрий“. Само не забравяйте, че можете да изтривате правила, които сте създали, а не вградените правила на Outlook.

Можете да добавите колкото искате условия и да имате колкото искате правила. Както ви показахме преди, след като сте задали правилата за условно форматиране, настройте начина, по който искате, можете да копирате изгледа в друга папка или във всички папки, ако искате.