Опростена система от обвивки за водене на финансови отчети

Снимка от Олили

Не се притеснявайте, че нямате време да вкарвате всичките си финансови транзакции в сложна електронна таблица или програма. Системата за опаковане на финансови отчети е с ниска поддръжка, икономически изгодна и лесна за изпълнение за малко време. Всичко, от което се нуждаете, са някои пликове, гумена лента, химикалка, маркер, маркер, кутия за съхранение, един час в края на месеца и всички месечни касови бележки..

Системата на пликовете е лесен и забавен начин за запазване, организиране и съхраняване на вашите квитанции и водене на надеждни финансови записи.

Стъпка 1: Запазете всичките си приходи през месеца

През месеца получавате разписка за всяка покупка, която правите. Ако някой касиер не ви даде квитанцията, не забравяйте да попитате. Когато правите покупки онлайн, не забравяйте да отпечатате разписките веднага. Ако можете, отпечатайте ги на тънка хартия и ги форматирайте, така че да са сходни по форма и размер с нормалните разписки.

Пазете касовите си бележки в портфейла си, докато не започнат да преливат, а след това ги изхвърлете в определен плик вкъщи. Не забравяйте да маркирате плика нещо като „Текущи квитанции“ и да го съхранявате в безопасно, лесно достъпно място.

Стъпка 2: Организирайте постъпленията си в края на месеца

Преди да можете да съхранявате записите си по ред, трябва да организирате разписките. И преди да можете да ги организирате, трябва да финализирате всяка разписка поотделно.

Преминете през всяка от тях и маркирайте:

• Датата
• Общата изразходвана сума (или възстановена сума)
• Типът на транзакцията (например пари в брой, дебитна, чекова, подаръчна карта)

Уверете се, че използвате светъл цвят на маркер, така че мастилото от разписката да продължава да се вижда. Някои квитанции имат много светло мастило, което избледнява, когато бъде подчертано. В този случай просто маркирайте под информацията в права линия, така че да не прониква в информацията.

След като маркирате, запишете бележките директно върху квитанциите, ако е необходимо:

• Обърнете внимание на данъчно признатите разходи, които могат да бъдат свързани с бизнеса или за благотворителност
• Забележка се връща, защо са направени, колко пари са възстановени и новите нетни суми
• Отбележете всички квитанции, където не е очевидно къде е направена покупката, на кого е направена, или защо е направена
• Запишете всякакви други бележки, които ще ви помогнат да запазите по-добри записи, евентуално ще направите бъдеща възвръщаемост, бюджет в бъдеще и ще бъдете по-добър потребител (напр. Отбелязвайки как използването на определен купон ви е спестило, когато е имало голяма продажба и др. )

Ако установите, че няма достатъчно място за дадена бележка за вземане на тези бележки, след това ги напишете на малък лист хартия и го подредите до задната част на съответната разписка. Не забравяйте да напишете на самата разписка напомняне за допълнителни бележки на следващата страница.

Ето как трябва да изглежда финализирана разписка (имайте предвид, че тя е основна част от други приходи под нея):

След като приключите с воденето на бележки, организирайте пакета в хронологичен ред и го подредите. Като алтернатива можете да използвате кламер. Няма значение дали вместо това използвате обратен хронологичен ред (с най-новите касови бележки отгоре), но каквото и да изберете - запазете го последователно. В противен случай трудно ще намерите по-късно отделни квитанции, когато трябва да превключвате между две различни системи за поръчка.

Стъпка 3: Съхранявайте касовите си бележки с помощта на пликове и кутии

След като подготвите месечната партида от разписки, поставете я в плик. Може да се наложи да сгънете някои квитанции, така че партидата да пасне. Помислете за цветово кодиране на плик за сезона или месеца, ако това ви помага да останете организирани.

След това сгънете плика затворен (без да го затворите) и го обърнете. Използвайте черен или тъмен цвят за етикетиране на плика. Следвайте примера по-долу, с месеца и годината в горния ляв ъгъл или етикета по начин, който е по-лесен за работа.

След като съберете повече от един месец, подредете пликовете заедно в хронологичен ред (запазете го в съответствие с поръчката, която имате за действителните разписки). Поставете гумена лента около снопа.

В края на годината ще разполагате с всичките си финансови отчети в рамките на дванадесет плика. В продължение на няколко години ще съберете множество пакети.

Съхранявайте пакети с пликове в кутия. Пазете кутията на сигурно и лесно достъпно място. С течение на времето може да се натрупат множество кутии, които лесно ще се складират и съхраняват. И всеки път, когато трябва да се позовавате на финансовите си записи, ще бъде лесно да ги намерите и да получите достъп.

Идеално е да използвате визуално привлекателна кутия, която представлява вашите финансови цели. Кутията в примера по-долу показва удобни столове на релаксираща сцена на плажа, тъй като повече време за почивка е един от показателите за финансов успех.

С лесната за внедряване система на пликовете, можете да запазите всичките си финансови отчети на едно място с малка трудност. Можете да го забавлявате, като използвате цветни писалки, маркери и пликове и визуално привлекателна кутия, която ви държи фокусирана върху финансовия успех.!