Ръководство за начинаещи за Microsoft Outlook 2013

Много от нас жадуват за организация и производителност. Ако вече използвате Microsoft Office, тогава вече разполагате с най-добрия инструмент, който да изпитва това желание: Outlook 2013.

Outlook е жизненоважен в много организации, не само за очевидните си умения за електронна поща, но и за календари, задачи и контакти на таланти. Типична компания може да свърже Outlook с Exchange сървър и всеки може да споделя една и съща адресна книга и календари, което го прави чудесен инструмент за сътрудничество на ниво предприятие.

За съжаление повечето хора не разполагат с Exchange сървър в дома си и вероятно дори не знаят какво е това. Но това е добре, Outlook функционира също толкова добре и на домашния ви компютър и все пак ще предоставя всички функции, които го правят толкова мощен инструмент за производителност: електронна поща, задачи, срещи, адресни книги и много други.!

Работа с Outlook - малък пример

Outlook няма да ви заслепи, когато го отворите за първи път. За всички намерения и цели, това е друго приложение в екосистемата на Microsoft Office и като такова, то ще има доста познати елементи.

За разлика от други популярни приложения на Office обаче, Outlook е изграден главно около различните му функции - Word е преди всичко за създаване на текстови документи, Excel е за електронни таблици, PowerPoint прави презентации - но Outlook е приложение от много шапки.

Стандартният изглед на Outlook е входящата пощенска кутия, а горната част е лентата, която е скрита в този изглед, за да спести място на екрана.

Обичайте ги или ги мразя, лентите са навсякъде в офиса. Не е нужно да прекарваме повече време, за да преглеждаме относителните достойнства на тяхното съществуване, очевидно те са тук, за да останат. Въпреки това, винаги помнете, ако искате бързо да скриете или покажете лентата, просто използвайте CTRL + F1.

Ако кликнете върху някоя от функциите на менюто в горната част, лентата се показва и можете да изберете функции и инструменти. Ако искате лентата да се запази, можете да използвате „CTRL + F1“ или да кликнете върху иконата с малък бутон в долния десен ъгъл..

Разделът Начало в лентата се променя контекстуално в зависимост от режима, в който се намирате. В горната снимка на екрана виждаме нашите опции за Mail.

По-долу разделът Начало е променен, за да отразява опциите на календара. Обърнете внимание, че лентата е закрепена, за да се промени стрелката на стрелката в случай, че искате да я свиете отново (или да използвате „CTRL + F1“).

Останалите раздели на лентата - Изпращане / Получаване, Папка, Преглед и, разбира се, Файл - са до голяма степен съвместими за какъвто и да е режим, в който се намирате. Ще разгледаме по-отблизо всички от тях в следващия раздел.

Нека погледнем бързо как да се движите между режимите и да промените изгледа си. По левия край виждате прозореца на папката. В долната част на този прозорец се намират преки пътища към режимите на Outlook. В този пример виждате икони за "Входящи", "Календар", "Хора", "Задачи" и т.н..

Ако кликнете върху стрелката в горната част на навигационния прозорец, тя ще разшири прозореца, който ще покаже дървото на папките за вашия имейл акаунт..

По същия начин, ако преминете към режим Календар, ще видите съответния изглед в прозореца на папката.

Кликнете върху трите точки, за да получите достъп до други режими на Outlook, като например бележки, папки и преки пътища на Outlook. Изберете „Опции за навигация“ и можете да промените реда, в който се появяват навигационните елементи.

Изключването на “Compact Navigation” ще се хареса на потребителите с по-големи дисплеи за разделителна способност. Можете също да увеличите или намалите броя на елементите и реда, в който се показват.

Изпращане / Получаване

Разделът „Изпращане / получаване“ е специално насочен към функциите на „Вх. Поща“, но ще се показва и в другите режими (Календар, Задачи и т.н.), макар че няма да имат същата функционалност..

Например тук виждаме раздела „Изпращане / получаване“ на календара, който не отговаря на раздела „Сървър“.

В зависимост от типа на пощенския протокол, който използвате (на първата снимка на екрана, ние работим с IMAP сметка), може или не може да имате възможност да изтегляте само заглавки или да маркирате / демаркирате съобщения за изтегляне и т.н..

Опциите за изпращане / получаване са зависими от начина, по който сте настроили акаунтите си за електронна поща, но кратка история: ние силно препоръчваме IMAP.

папка

Като цяло, раздела "Папка" е доста последователен във всички режими, с изключение на календара. По-долу ще видите раздела „Папка на входящата поща“, която ви позволява да правите всякакви видове администриране на папки (ако не използвате IMAP профил, тогава няма да видите раздела IMAP).

Бутонът "Настройки за автоматично архивиране" е малко объркващ, тъй като не влияе на начина, по който входящата ви поща автоматично архивира старата поща. Ако искате да запазите отпечатъка на пощата малък и по-лесен за управление, ще трябва да отворите опциите и да присъствате на настройката за автоархив там. Отворете Опции и изберете категорията "Разширени".

След като намерите опцията за автоматично архивиране, кликнете върху бутона „Настройки за автоматично архивиране…“, за да отворите много по-полезен диалог от това, което сте получили от лентата.

Както споменахме, повечето раздели на папките са доста последователни в Outlook, с изключение на календара, който обслужва специфични за календара функции. Например не копирате или премествате папки, копирате или премествате календари и т.н..

В по-голямата си част ще правите много администриране на папки по отношение на вашата пощенска кутия, защото очевидно електронната поща може бързо да стане тромава и поразителна, ако нямате добра структура на папки и организация.

изглед

Опциите Изглед съдържат следните основни функции. Това е разделът Изглед, както се вижда от входящата кутия.

Забележете бутона за напомняния прозорец, който можете да отворите по всяко време, за да проверите вашите напомняния, като например, ако сте пропуснали един или разсеяно отхвърлихте друг. Ако сте показвали някакви напомняния, можете да изберете да отхвърлите всеки един, да натиснете бутона за отлагане или просто да отхвърлите всичко наведнъж.

Другите раздели за изглед ще варират в зависимост от режима. Следното се приписва на Календар, който добавя възможност за промяна на текущия изглед, подредба, цвят и оформление. Отново в секцията Layout има много същите неща в Outlook, но е важно да се отбележи, че той не е универсален, така че това, което активирате в задачите или календара, или в режима на имейл, няма да се възпроизвежда в цялото приложение..

Също така е важно да се обърне внимание на секцията Аранжиране. Ето как изглежда секцията Arrangement в режим Tasks. Забележете как можете да сортирате и променяте изгледа „Задачи“ за максимално въздействие.

Използването на раздела Изглед според предпочитанията ви ще ви позволи да пререждате и сортирате информацията бързо, тъй като тя се увеличава и изгражда с течение на времето. Календарът ви няма да остане празен, задачите ви ще се умножат, купчините поща ще се увеличат, така че използването на различни договорености и оформления може да ви помогне да бъдете много по-продуктивни, вместо да следите сляпо за.

Функция Ленти

Нека сега обсъдим как опциите ви се променят от функция на функция. Ето всичко, от което се нуждаете, за да извадите основно имейл съобщение, да добавите прикачени файлове, маркери и да форматирате текста. Няма нищо прекалено сложно и трябва да можете да създадете невероятно имейл съобщение.

Сравнете това с лентата със задачи, която е достъпна чрез стартиране или отваряне на задача. Отделете малко време, за да отбележите колко е различно от лентата за съобщения.

Сравнете това с раздела Вмъкване. Разделът Вмъкване е статичен в Outlook, ще можете да повлияете на съдържанието на вашето съобщение, задача, събитие в календара и т.н., като използвате същите опции и функции.

Съобщенията по имейл добавят раздел „Опции“, който има доста полезни функции. Освен темите, които могат да бъдат или да не са полезни за вас, има опция BCC (слепи копия, когато искате да скриете получателите от заглавката на имейла) и функциите за проследяване. Като цяло тук няма нищо от решаващо значение, но ако някога се наложи да поискате доставка или разписка за четене, разделът Опции е мястото, където трябва да отидете.

Разделът „Текстов формат“ е същият, независимо от функцията, в която сте се включили, и няма какво да се говори. Този раздел има поразително сходство с функциите за форматиране, намерени в Word, така че ако използвате Word за писане и форматиране на документи, тези контроли вероятно ще ви бъдат познати.

И накрая, разделът „Преглед“ е раздела „само в случай“. Можете да използвате инструментите за проверка на този раздел, за да проверите правописа и граматиката си, да намерите по-добра дума и да разберете колко думи са в имейла / задачата / срещата ви.

Разделът „Преглед“ е същият в приложението на Outlook. Обърнете внимание също така, че той съдържа езикови функции, тук можете да зададете предпочитанията си за езика и настройките за проверка. Можете също така да превеждате елементи, като например ако отговаряте на чужд партньор или някой изпраща малко текст на друг език.

Това е голяма степен на допълнителната функционалност в Outlook. Очевидно сме прескочили много специфики, но смятаме, че след като разберете естеството на системата Ribbon. Когато искате да използвате функция, знаете къде да я търсите.

Автоматично и ръчно настройване на имейл акаунта ви

Нека накратко обсъдим създаването на имейл акаунт автоматично и ръчно. Когато за първи път стартирате Outlook, това ще ви помогне да настроите акаунт.

Имате избор, можете да настроите Outlook веднага с имейл акаунт или да пропуснете тази част и да добавите акаунт по-късно.

Ако изберете „Не“, тогава ще получите предупредително съобщение, което основно ще ви каже, че Outlook е доста куц, без поне един имейл акаунт. Разбира се, все още можете да го използвате за проследяване на задачи, бележки, съхраняване на календар и други неща, но Outlook е наистина ориентиран към електронната поща опит.

Имайки това предвид, ще настроим Outlook с имейл акаунт. Първоначално можете да се опитате да го направите автоматично, когато въведете някои бележки за профила си и приложението ще се опита да открие автоматично настройките.

Понякога това работи, нещо, което не го прави. Ако е така, тогава печелите и можете да прескочите напред към следващия раздел. Ако това не стане или знаете, че трябва да настроите допълнителен тип сървър, изберете опцията „Ръчна настройка“ и кликнете върху „Напред“, за да продължите.

За по-голяма целесъобразност ще създадем вече съществуващ профил, използвайки автоматичен метод. Ще опишем ръчните методи само за малко. Ако трябва ръчно да създадете профил, ви предлагаме да прескочите до него. Междувременно ние просто използвахме акаунт в Outlook.com, предоставихме паролата си и виждате резултата по-долу.

Използването на Outlook.com е лесен начин да излезете, ако искате да настроите не-Microsoft поща, вероятно ще трябва да го конфигурирате ръчно. Ако не знаете как да го направите, ви препоръчваме да потърсите как да настроите Outlook с конкретния си имейл.

Казано по този начин, в нашия лесен пример щракваме върху „Finish“ и Outlook се отваря към нашата блестяща нова пощенска кутия.

Ръчна настройка на профила

Сега, когато имате доста добра представа за основните функции на Outlook, нека се върнем и да обсъдим как да настроим допълнителни имейл акаунти. Има голям шанс да сте като много други хора и да имате два или повече имейл акаунта. За щастие, можете да настроите Outlook да работи с много различни имейл акаунти, включително POP и IMAP, и можете да имате толкова акаунти, колкото можете да обработите лично.

POP и IMAP?

И така, какво искаме да кажем за POP и IMAP?

Протоколът за POP или Post Office протокол е бил завинаги, и ако някога сте използвали клиент за електронна поща, за да се свържете с предоставения от вас доставчик на електронна поща, или да изтеглите пощата си от услуга за електронна поща, вероятно сте имали връзка с POP. POP е чудесно за изтегляне на вашите съобщения.

Ако настроите профила си да работи с IMAP, Outlook ще копира онлайн структурата на папките и обикновено само синхронизира имейлите на стойност няколко седмици. Имейлът ви няма да бъде премахнат от сървъра и можете да изберете да изтегляте само заглавки на съобщения, което е фантастично, ако имате 1000 съобщения в папките си.

Така че имате POP, който е остарял и нещо като мачете с имейл, а след това има IMAP, който е по-изтънчен, модерен и по-подходящ, ако искате да поддържате една и съща пощенска кутия онлайн и като офлайн.

Както казахме, смятаме, че IMAP е далеч по-добрият метод.

Добавяне и управление на няколко акаунта за електронна поща

Добавянето и управлението на множество имейл акаунти в Outlook е много просто. Ако искате да добавите нов имейл акаунт, щракнете върху раздела „Файл” на лентата и щракнете върху „Добавяне на акаунт”. Ако искате (или имате нужда) да настроите ръчно профила си, изберете „Ръчна настройка“ и кликнете върху „Напред“.

Както споменахме по-рано, изборът ви между типове профили вероятно ще бъде POP или IMAP, а настройката на профила Ви като един или друг обикновено ще бъде уточнен от вашия доставчик на електронна поща. Това означава, че ако използвате Gmail или Yahoo !, или дори имейла, който ви дава доставчикът на интернет услуги, трябва да се консултирате с тях или с интернет за конкретни инструкции и настройки, които ще трябва да използвате с Outlook.

От друга страна, ако използвате Outlook.com или друга услуга тип Exchange ActiveSync, тогава информацията ще бъде доста проста.

След като добавите профилите си, ако някога се наложи да ги управлявате, можете да изберете профила, с който искате да се справите, от падащия селектор в горната част на страницата „Информация за профила“, която се намира в раздела „Файл“..

Отново кликнете върху „Настройки на профила“ и „Настройки на профила“. От получения прозорец можете да създадете нов профил, да го поправите, да го премахнете, да го настроите по подразбиране (ако имате повече от един) и, разбира се, да промените настройките, ако е необходимо.

Тук виждаме настройките за акаунт в Outlook.com. Не можем да направим много, но ако наскоро сте променили паролата си, можете бързо да го поправите тук.

По-долу е показана настройка за IMAP, която е конфигурирана на ръка според настройките, предоставени от Google.

Whoa, има много повече неща, които се случват там, а ние дори трябва да копаем в "More Settings ...", за да свирим със сървърни портове..

Не забравяйте, че само веднъж трябва да правите такива неща и след това да го забравите. Освен ако по-късно не промените паролата или искате да добавите / премахнете профил, работата ви с настройките на имейл акаунта е ефективна.

Ако искате да научите повече за добавянето на Gmail IMAP профили в Outlook, имаме удобен малък наръчник, който ще ви помогне с това.

Готово, Комплект, Електронна поща!

Макар че може да сте доволни само от Gmail или просто от Yahoo! Mail за ежедневна употреба, ако използвате няколко акаунта за електронна поща, например личен, професионален и / или работен акаунт, а след това имате пощенски клиент, като например Outlook, можете да премахнете превключването между сметки, включване на срещи в календара или управление на задачи.

Това е истинско, жизнеспособно решение "всичко в едно" и като се има предвид подновеният фокус на Microsoft върху пакета Office, остава важна част от ежедневните практики на много потребители..

След като имейл акаунтите са настроени и готови, можете да започнете да използвате Outlook и да проучвате всички негови функции. Вероятно ще ви бъде доста лесно за използване и има много повече неща, които могат да ви помогнат с предишните статии или просто да попитате в нашия дискусионен форум..