Спестете време с папки за персонализирано търсене в Microsoft Outlook

Търсенето в Outlook е доста лесно, но защо да се опитвате да пишете едни и същи търсения отново и отново, ако ги изпълнявате редовно? Папките за персонализирано търсене ви позволяват да запазите тези персонализирани търсения, за да можете да се свържете с тях само с едно кликване или две.

И макар че е изкушаващо просто да мислим за папки за персонализирано търсене, като запазено търсене, те всъщност са по-хладни от това. Тъй като те се актуализират автоматично, те всъщност работят повече като виртуални папки - подобни на функцията за етикети в Gmail, с изключение на по-мощните. Искате ли папка, която показва само непрочетени съобщения от дадено лице и има един или повече прикачени файлове? Няма проблем.

Нека да разгледаме как да ги настроим.

Създайте предварително зададена папка за търсене в Outlook

Outlook вече има няколко предварително дефинирани папки за търсене, които можете да използвате. Не можете допълнително да персонализирате някое от тях, но си струва да погледнете първо в случай, че покриете вашите нужди.

Като начало ще намерите папките за търсене в долната част на списъка с папки в файла с данни на Outlook в лявата част на прозореца. Всеки файл с данни има собствена папка за търсене, така че ако използвате Outlook за проверка на повече от един профил, можете да настроите различни папки за търсене за всеки..

Въпреки това няма да можете дори да изберете папката „Папки за търсене“, докато не създадете първата си папка за търсене. За да създадете папка за търсене, преминете към раздела „Папка“ на лентата и след това кликнете върху бутона „Нова папка за търсене“.

Това отваря прозореца на папката за ново търсене. Ще видите група предварително дефинирани папки за търсене, организирани в категории като четене на поща, поща от хора и списъци и организиране на поща. Повечето от папките са доста очевидни, така че няма да ги покриваме в детайли - можете просто да ги разглеждате.

Тук създаваме нова папка за търсене, която показва непрочетена поща. Това е супер удобна папка за търсене, за да има около, защото тя показва всичките ви непрочетени поща, без значение в коя папка се съхранява. Просто кликнете върху папката за търсене, която искате да създадете, и след това натиснете бутона „OK“.

Доста проста, нали? Нека сега да разгледаме създаването на собствени папки за търсене по избор, които са по-мощни.

Създайте папка за персонализирано търсене в Outlook

Папките за персонализирано търсене ви позволяват допълнителни критерии, според които предварително зададените папки за търсене не включват - можете да потърсите почти по всяко поле, съдържащо съобщение на Outlook. По-важното е, че можете да създадете персонализирана папка за търсене, която използва няколко критерия за избор на съобщения. Например, може да имате само едно съобщение от определени хора и да има конкретни думи в темата.

За да създадете папка за търсене, преминете към раздела „Папка“ на лентата и след това кликнете върху бутона „Нова папка за търсене“.

В прозореца „Нова папка за търсене“ превъртете надолу до края на списъка, изберете опцията „Създаване на папка за персонализирано търсене“ и след това кликнете върху бутона „Избор“, който се показва.

В прозореца на папката за персонализирано търсене въведете име за папката си.

След това ще зададете критериите за търсене, затова натиснете бутона „Критерии“.

Прозорецът за критерии за папките за търсене ви позволява да персонализирате търсенето си и можете да изберете колкото искате от наличните критерии..

Разделът „Съобщения“ съдържа основни критерии, които ви позволяват да търсите конкретни думи в темата или тялото на съобщението, подателите и получателите. Можете също да ограничите търсенето до съобщения, в които сте единственият човек в реда „До“ или в реда „До“ или „Копие“ с други хора.

Можете дори да укажете времеви диапазон за съобщенията въз основа на момента, в който са получени, изпратени, променени и т.н. Така например можете да показвате само съобщения, получени през последните седем дни.

Разделът „Още възможности“ предлага още повече критерии за стесняване на търсенето ви. Можете да търсите по съобщения в конкретни категории, тези, които са непрочетени или имат прикачени файлове, по важността на съобщението, тези, които са маркирани или не, и дори по действителния размер на съобщението. Тази последна може да бъде полезна за намиране и изтриване на големи прикачени файлове, между другото.

Разделът "Разширени" ви позволява да добавяте критерии въз основа на всички полета, които един обект на Outlook може да съхранява. Има много неща, така че няма да ги покриваме тук. Но ако трябва да търсите по нещо, което не сте намерили в другите раздели, вероятно ще го намерите, като кликнете върху бутона „Поле“ и ще прегледате менютата.

Когато приключите с настройката на всички критерии, които искате в тези три раздела, продължете напред и кликнете върху бутона „OK“, за да се върнете в прозореца на папката за персонализирано търсене. Има още едно нещо, което може да искате да конфигурирате тук, преди да сте готови.

По подразбиране създаденото от вас персонализирано търсене ще се изтегли от всички папки във файла с данни в Outlook. Ако искате да ограничите това до определени папки, кликнете върху бутона „Преглед“.

В прозореца Select Folders ("Избор на папки") изберете папките, които искате да включите в търсенето, и след това щракнете върху бутона "OK".

След това се върнете в основния прозорец за персонализиране, кликнете отново “OK”.

Outlook създава папка за персонализирано търсене и я добавя в изгледа с папки.

Веднъж щом го използвате, функцията за персонализирано търсене е доста мощна. Ето само няколко примера за неща, които можете да използвате в папките за търсене:

• Съобщения до и от шефа ви
• Съобщения с неизпълнени флагове за последващи действия по категории (например, можете да търсите само неразрешени елементи в личната категория)
• Съобщения с голямо значение
• Съобщения до и от клиент (Можете дори да използвате пълния им домейн в полето за търсене и да изберете да търсите всички полета)
• Съобщения с прикачени файлове, които са над определен размер (чудесно за премахване на големите прикачени файлове и намаляване на размера на файла с данни)

И това просто надраска повърхността. И така, какви видове папки за търсене създавате? Кажете ни в коментарите!