Как да използвате правила за управление на имейла в Outlook.com

Ако сте потребител на Outlook.com, може да се интересувате да знаете, че създаването на правила за управление на входящите и изходящите ви имейли може да направи живота ви много по-прост..

Какви са правилата?

В най-простата си форма правилата на Outlook са действия, които вашият имейл акаунт автоматично ще изпълнява въз основа на указаните от вас указания. Има две основни категории правила, които можете да създадете. Това са организационни правила и правила, основани на нотификация. Тези правила няма да бъдат с обратна сила, което означава, че те ще се прилагат само към непрочетени съобщения.

1. Организирайте имейлите си - тези правила се фокусират върху подаването и организирането на съобщения въз основа на податели, тематични ключови думи и папки в профила ви в Outlook. Те са полезни за поставяне на имейли в съответните папки или категории.
2. Keep current - Тези правила ще ви изпращат известия въз основа на входящите ви съобщения. Те са полезни, ако искате да получавате известия за нови имейли към мобилните си устройства.

Създаване на нови правила в Outlook.com

След като сте влезли в имейл акаунта си в Outlook.com, кликнете върху бутона „Настройки“, след това върху опцията „Управление на правилата“, за да създадете ново правило.

Сега кликнете върху бутона „New“, за да създадете първото си правило. Както виждате, има два основни раздела. Отляво ще зададете условие или няколко условия, за да идентифицирате имейлите, за които ще се прилага новото правило. Дясната страна е мястото, където ще определите какво действие ще предприеме Outlook с вашите имейли.

За този пример ще изберем две от деветте условия, на които трябва да отговаря електронната поща, както и две от осемте действия.

УСЛОВИЯ

Първо щракнете върху връзката условия, за да добавите второ условие. Нека кажем, че всички имейли от „[email protected]“, които имат думата „apple“ в сюжетната линия, трябва да бъдат изпратени в папка, наречена „Apple Emails“ и трябва да бъдат категоризирани като „ВАЖНО !!!“

Направете това, като редактирате правилото, докато двете части изглеждат като изображенията по-долу.

Накрая кликнете върху „Създаване на правило“ и оставете да влезе в сила. Отсега нататък всички имейли от [email protected], които съдържат думата apple в тях, ще бъдат класифицирани като важни и преместени в папката „Apple Emails“..

Ако искате да редактирате някое от създадените от вас правила, трябва само да кликнете върху правилото и да го редактирате в изскачащия прозорец. За да изтриете правило, просто кликнете върху малката кошница до правилото.

Създайте правила от имейл съобщенията

Страницата "Управление на правилата" не е единственият начин да създадете правила за имейлите си. Като алтернатива, ако искате да създадете правило въз основа на имейл, който сте получили, просто го намерете във входящата си поща и кликнете с десен бутон върху него. След това изберете опцията “Създаване на правило”.

Като алтернатива можете да кликнете върху имейла, за да го отворите и да създадете правило, като изберете опцията от „Разширено меню“.

След като направите това, ще видите изскачащ прозорец, както е показано по-долу, в който можете да персонализирате правилото, както е необходимо.

Организиране на вашите правила

Важно е да запомните, че Outlook.com автоматично избира правилата, които дефинирате и ги изпълнявате, въз основа на реда, в който се показват в списъка ви с правила. Ето защо е важно да организирате правилата си по ред на важност. Просто кликнете върху стрелките нагоре и надолу до правилата, за да ги подредите според нуждите.

Ограничения на правилата

Сега, след като знаете как да създавате и организирате правилата си, трябва да знаете, че има и някои ограничения на правилата в уеб приложението Outlook.com. Има ограничение за това колко правила можете да създадете. По някаква причина ви се предоставят само 64 KB за правилата на Outlook.com. Няма окончателен отговор за това колко правила можете да създадете, тъй като размерът на правилата ще варира в зависимост от дължината на правилото и колко условия и действия сте дефинирали. След като достигнете лимита си, Outlook.com ще ви уведоми, че не можете да създавате повече правила. Това е, когато трябва да консолидирате правила или да изтриете стари правила, които вече не са необходими.

В допълнение към ограничението за размера на правилата, които можете да създадете, ако използвате и настолното приложение на Microsoft Outlook с правила, може да получите предупреждение, че правилата ви са в конфликт с тези в приложението за настолни компютри. Трябва да проверите двойно, за да сте сигурни, че можете да забраните противоречащите си правила или да ги изтриете, ако е необходимо.

Поздравления, вече знаете доста всичко, което трябва да знаете за създаването, манипулирането и използването на правила в Microsoft Outlook Web App. Забавлявайте се лесно с управлението на вашата цифрова комуникация в Outlook.com.