Начална » как да » Как да използвате почистване на пощенска кутия за изчистване на папките ви от Outlook

    Как да използвате почистване на пощенска кутия за изчистване на папките ви от Outlook

    Почистване на пощенска кутия в Outlook е набор от инструменти, предназначени да се отърват от боклука от вашата пощенска кутия. Можете да го използвате, за да прегледате размера на вашата пощенска кутия, да изчистите елементите автоматично по размер и дата и да изпълните няколко други функции. Да преминем през тях и да погледнем.

    Първо, трябва да отворите инструмента. Отидете на File> Tools и щракнете върху Почистване на пощенската кутия.

    Има някои налични инструменти и ние ще започнем с разглеждане на количеството данни в пощенската ви кутия.

    Прегледайте размера на пощенската си кутия

    Вашата пощенска кутия в Outlook се състои от папки-Входящи, Изпратени, Архив и т.н., а знаейки размера на папките ви помага да видите къде са всичките ви имейли. За да разберете, кликнете върху „Преглед на размера на пощенската кутия“.

    Това отваря прозореца Размер на папката, който ви показва размера на всяка папка. По подразбиране се отваря в раздела „Местни данни“. Местни данни са данните, които се съхраняват на вашия компютър във вашите .pst и .ost файлове.

    Колоните показват името, размера и общия размер на папката (което е размерът, включително всички подпапки). Най-добрата част от тази гледна точка е, че тя ви показва папки, които обикновено не бива да разглеждате, като календара. Ако имате няколко години заявки за срещи и срещи, лесно можете да имате приличен брой килобайти в календара, които можете да почистите, като изтриете стари събития..

    Ако искате да видите размера на папките на пощенския сървър, кликнете върху раздела „Сървърни данни“. Първият път, когато отворите този раздел, може да отнеме известно време за попълване на данните. Това е така, защото Outlook се свързва със сървъра на Exchange, като иска данни за вашите файлове (които се изчисляват в движение) и след това изтегляне и показване на резултатите.

    Всеки следващ път, когато отворите този раздел, извличането на данни ще бъде много по-бързо, тъй като Exchange само трябва да извърши анализ на разликата, а повечето папки не променят размера си толкова. След като раздела се зареди, ще видите размерите на папките на Exchange сървъра. Това може да не е същото като размера в раздела „Местни данни“, тъй като Outlook не е задължително да изтегли всички съобщения на компютъра ви.

    Например, в раздела Местни данни Общият размер на папката Архив е 116805 kb, но в раздела Данни на сървъра Общият размер е 363399 kb-разлика от 246594 kb (265 MB). Това е много поща, която не се вижда в местните данни. Какво става?

    По подразбиране Outlook поддържа само определено количество поща на локалния ви клиент, за да се увери, че вашият имейл не заема твърде много място. На компютри с твърд диск, по-голям от 64gb (което е повечето от тях в днешно време), Outlook ще съхранява само имейли от последната година на вашия компютър. По-старите съобщения се съхраняват на имейл сървъра и можете да ги използвате. Можете да изтеглите по-старите съобщения и да промените това по подразбиране, ако искате. Имайте предвид, че можете да промените по подразбиране, така че да се изтегля по-малко както и поща, така че ако се борите за пространство, може да искате да промените по подразбиране от 1 година на 6 месеца (или по-малко).

    (Забележка: Това засяга само профили, които използват сървър на Microsoft Exchange, като Hotmail, live.com, O365 и някои корпоративни профили. Ако използвате Outlook за изтегляне на поща от други доставчици като Google или Yahoo, тази настройка се игнорира и всички мейлът се изтегля.)

    Сега, след като знаете колко данни съдържат вашите папки, можете да подредите приоритетите кои от тях да почистите.

    Търси се стара или голяма поща

    Ако имате поща в много различни папки, можете да търсите в цялата пощенска кутия за по-големи или по-големи имейли.

    Това е много полезно, ако искате да намерите писма с големи прикачени файлове, които можете или да изтриете, или да преминете от Outlook към твърд диск или облачна услуга. Например, ако искате да намерите всички писма над 5 MB, бихте могли да промените полето „Намерете елементи по-големи от“ до 5000 kb и след това щракнете върху бутона „Намиране“..

    Стандартният панел за търсене на Outlook се връща със списък с имейли, които са поне 5 MB.

    Тези резултати връщат само имейли, но можете да промените полето „Изглед“ към конкретен тип файл, ако искате да прехвърлите по-широка мрежа..

    От резултатите от търсенето можете да отворите всеки имейл и да ги изтриете или да премахнете прикачените файлове. Не забравяйте да запазите прикачените файлове, преди да ги изтриете или премахнете, ако трябва да ги запазите.

    Стартиране на автоархив

    Можете да зададете автоархивни параметри за всяка отделна папка в Outlook, нещо, което сме разглеждали преди като част от по-широк поглед върху поддържането на Outlook безпроблемно. Ако сте задали правила за автоархив, можете да ги изритате в „Почистване на пощенската кутия“, като кликнете върху бутона „Автоматично архивиране“.

    Този процес преминава през всички папки в Outlook и прилага всички правила за автоматично архивиране, които сте задали. Ако не сте задали нищо, може да се притеснявате, че случайно не натиснете този бутон, но не се притеснявайте - правилото за автоматично подразбиране по подразбиране е да не правите нищо.

    Прегледайте и изчистете изтритите елементи

    Ако искате да „меко изтриете“ пощата си, като ги преместите в папката „Изтрити“ и рядко я изпразвате, тази опция е за вас.

    Забележка: Някои хора обичат да използват папката си Изтрити като някакъв архив, хвърляйки неща там и никога не изпразвайки папката. Това не е добра идея, защото има много начини да изчистите папката „Изтрити“ прекалено лесно. Вместо това, ако трябва да запазите съобщение, създайте архив!

    Кликнете върху „Преглед на размера на изтритите елементи“, за да видите колко място изтриват изтритите ви елементи, след което поемете дълбоко дъх и кликнете върху „Изпразване“.

    Това ще изтрие всички елементи от папката "Изтрити". Ако това ви плаши, тогава отделете малко време, за да преместите всички важни съобщения в архива си, но трябва да изпращате редовно изтритите си елементи и не използвайте го като архив.

    Преглед и изтриване на конфликтните писма

    Последната опция в Почистване на пощенската кутия е да изтриете съобщения за конфликти. Това са имейли, които Outlook смята за конфликт със съществуващ имейл адрес, защото те имат една и съща информация за заглавието. Обикновено това е поради временни проблеми със синхронизирането с Exchange сървъра и би трябвало да можете да изтривате тези имейли без проблем. За да видите дали имате имейли в папката Конфликт, кликнете върху бутона „Преглед на размера на конфликти“, за да видите филтрирана версия на прозореца „Размери на папките“..

    Ако там има имейли, затворете прозореца Размер на папката и след това кликнете върху бутона „Изтриване“ в прозореца „Почистване на пощенската кутия“..

    Това е инструментът за почистване на пощенската кутия. Не е особено наперен, но е ефективен и полезен.