Как да се пишат работни листове в Excel

Функцията за проверка на правописа на Excel не разполага с всички звънци и свирки, които Word прави, но предоставя основна функционалност за проверка на правописа. Можете да проверите изписването на думи в клетките на работния лист и да добавите думи към речника.

За съжаление, Excel не проверява правописа ви, докато пишете (като ги подчертавате в червено) като Word прави. Известявате се само, че една дума е написана погрешно, когато изпълнявате проверката на правописа.

Проверка на правописа на текущия работен лист

За проверка на правописа на работен лист кликнете върху раздела в долната част на екрана за работния лист, на който искате да изпълните проверката на правописа.

Когато стартирате проверката на правописа, тя започва от избраната в момента клетка, така че ако искате да започнете проверката на правописа в „началото“ на работния лист, поставете курсора върху клетка „A1“ преди да започнете.

Когато сте готови да започнете проверката на правописа, кликнете върху раздела „Преглед“.

Кликнете върху „Правопис“ в секцията „Проверка“. Можете също да натиснете „F7“ с всеки раздел на активната лента, за да започнете проверката на правописа.

Клетката, съдържаща първата дума, която не е намерена в речника, се маркира и се показва диалоговият прозорец „Правопис“. Въпросната дума се показва в полето за редактиране "Не е в речника". Можете да изберете „Игнориране на веднъж“ или „Игнориране на всички“ на появата на грешно написаната дума, ако думата всъщност е правилна за вашите цели. Ако случаят е такъв, можете да изберете „Добави в речника“, ако думата е често използвана.

Ако всъщност сте написали грешна дума, можете да изберете правилно написаната дума от списъка с „Предложения“ или да въведете правилния правопис в полето „Не е в речника“ (ако не е в списъка „Предложения“). , След това кликнете върху „Промяна“. За да промените всички случаи на тази грешка със същата промяна, кликнете върху „Промяна на всички“.

Ако съмнителната дума е тази, на която често се заблуждавате, можете бързо да настроите автоматично въвеждане за корекция, така че ще бъде автоматично коригирано следващия път, когато направите грешката. За да направите това, или въведете правилната дума в полето “Not in Dictionary” или я изберете от списъка “Предложения” и кликнете върху “AutoCorrect” в диалоговия прозорец “Spelling”. В допълнение към коригирането на думата във вашия работен лист, автоматично се създава запис за автокорекция. Следващият път, когато въведете неправилна дума по същия начин, той автоматично ще бъде заменен с посочената от вас замяна. Говорим за записи в AutoCorrect и как да ги създадем в нашата статия за присвояване на клавишни комбинации на символи в Excel.

Когато проверката на правописа приключи, се показва диалогов прозорец, който ви казва това. Кликнете върху „OK“, за да го затворите.

Забележете, че думата „хладилник“ в работния лист „Фактура“ не е намерена в проверката на правописа на този работен лист. Това е така, защото това е резултат от формула в тази клетка, която сграбчи думата от клетка на работния лист „База данни за продуктите“ въз основа на „Код на артикула“, въведен в работния лист „Фактура“. За да коригираме „хладилника“, трябва да извършим проверка на правописа в работния лист „Продуктова база данни“, което ще направим в следващия раздел..

Не забравяйте, когато казахме, че трябва да изберете първата клетка на работен лист (“A1”), преди да започнете проверка на правописа? Ако сте забравили и започнали проверката на правописа от която и да е друга клетка, отколкото „A1“, в този момент ще бъдете попитани дали искате да продължите проверката на правописа в началото на работния лист, преди проверката на правописа да приключи. Кликнете върху „Да“, за да проверите остатъка от работния лист, който още не е бил проверен и след това ще видите диалоговия прозорец „Проверка на правописа завършен“ на снимката по-горе.

Как да пишете всички работни листове в работна книга наведнъж

По подразбиране правописът на Excel проверява текущия работен лист. Но какво, ако имате много работни листове във вашата работна книга и искате да ги проверите всички? Няма проблем. Лесно можете да направите това наведнъж.

В нашия пример има два работни листа в нашата работна книга, „Фактура“ и „Продуктова база данни“. В предишния раздел проверихме само работния лист „Фактура“. Сега ще изберем и двата работни листа в нашата работна книга, така че и двамата да бъдат проверени за правописа, без да се налага да правят поотделно.

За да изпишете всички работни листове в работна книга, кликнете с десния бутон на мишката върху текущия раздел на работния лист в долната част на прозореца на Excel и изберете „Избери всички листове“ от изскачащото меню.

Обърнете внимание на горното изображение, че текущо избраният раздел на работния лист се показва в бяло, а неактивният раздел - в сиво. Когато са избрани всички раздели на работен лист, всички те се показват с бял фон, както е показано по-долу.

Сега, когато започнете проверката на правописа, тя ще провери всички работни листове в работната книга. В нашия случай, когато проверката на правописа попадне във втория работен лист или в работния лист „База данни за продукти“, той открива правописна грешка. За да коригирате грешката, избираме правилната дума в полето за предложения "Предложения" и щракваме върху "Промяна". Както споменахме по-рано в тази статия, ако мислим, че сме изписали една и съща дума по същия начин в други клетки в нашата работна книга, можем да кликнем върху „Промени всички“, за да ги коригираме наведнъж със същата коригирана дума.

Не забравяйте, че можете също да въведете правилната дума в полето „Not in Dictionary“ и да кликнете върху „Change“, за да коригирате грешката.

Когато проверката на правописа приключи и се появи диалоговият прозорец „Проверка на правописа завършен“, може да забележите, че последната коригирана грешка изглежда не е била коригирана в клетката на работния лист.

Не се притеснявайте. Когато натиснете „OK“, за да затворите диалоговия прозорец, коригираната дума се показва в клетката.

Можете да използвате персонализирани речници, за да добавяте думи, които често използвате в речника, които вече не са в вградения речник по подразбиране, както и да изтривате думите, които сте добавили чрез бутона „Добавяне към речника“ в диалоговия прозорец „Правопис“. Можете дори да създавате допълнителни потребителски речници. Проверката на правописа също може да бъде ограничена до използването само на главния речник, дори ако има налични персонализирани речници.