Как да сортирате стойности в Microsoft Excel

Excel има функции „Сортиране от А до Я“ и „Сортиране от Z до А“, които ви позволяват да подреждате стойностите по азбучен ред или цифри, както и функция „Сортиране по избор“, която ви позволява да сортирате по няколко критерия. Ето как да ги използвате.

Да разгледаме един пример

В този пример сме избрали девет химически елемента от периодичната таблица и ще сортираме данните въз основа на съдържанието на клетката с помощта на функцията „Сортиране от А до Я“ и функцията „Сортиране по избор“..

Падащото меню „Сортиране и филтриране“ се намира в най-дясната част на раздела „Начало“.

В падащото меню са изброени няколко функции, но ние се фокусираме върху първите три.

Ето нашите примерни данни, взети от периодичната таблица. Всеки "Елемент" има уникална за него информация, като "Символ" и "Атомно число". Но всеки елемент също принадлежи към други категории, като "Фаза на STP" (т.е. дали е твърдо, течност, или газ в стая при стандартна температура и налягане) и неговата „Елементна категория“ на таблицата за периода.

Да започнем прости и да сортираме данните от колоната „Атомни номера“. Започнете, като изберете колоната (можете да включите заглавния ред, ако данните ви има такъв).

Сега преминете към падащото меню „Сортиране и филтриране“ и изберете първата или втората опция. В този пример ще сортираме от най-ниската до най-високата цифрова стойност с помощта на функцията „Сортиране от А до Я“.

Ако има други колони с данни, които Excel смята, че може да искате да включите в сортирането си, ще се появи полето “Sort Warning”. Нека първо разгледаме резултатите от опцията „Продължи с текущия избор“. Кликнете върху тази опция и натиснете бутона „Сортиране“.

Можете да видите, че колоната „Атомният номер“ е сортирана от най-ниската до най-високата, но съответната информация в другите колони не е променена. Това може да е проблематично, ако искате да подредите всички колони. Така че, преди да продължим напред, погледнете някои от редовете, за да видите дали те имат смисъл. В този случай е очевидно, че другите колони не са били сортирани, тъй като водородът, елементът с най-ниския "Атомен номер", е показан като притежаващ атомния номер на олово.

Сега нека опитаме с другата опция, за да видим как работи. Изберете опцията “Разширяване на избора” и натиснете бутона “Сортирай”.

Можете да видите, че данните в колоната „Атомни номера“ са сортирани и данните в другите редове са последвани от него. (Можете също така да маркирате всички данни и Excel няма да показва полето „Предупреждение за сортиране“.)

Сега да видим как можем да използваме функцията „Сортиране по избор“, за да сортираме данните от няколко различни колони едновременно.

Изберете всички данни, включете заглавния ред, ако данните ви имат такъв.

Сега преминете към падащото меню “Sort & Filter” и изберете командата “Custom Sort”.

Това ще покаже прозореца за сортиране.

Първо ще сортираме данните си, като използваме колоната "Фаза в STP", така че всички газове да се появят по-високо в списъка, отколкото твърдите вещества. Изберете колоната "Фаза на STP".

Сега натиснете бутона “Добави ниво”.

Появява се ново ниво. Забележете, че нивото казва „Тогава чрез.“ Това означава, че ще бъде втората колона, използвана за сортиране на данните. Ще изберем категорията „Елемент” като второ ниво, така че газовете да бъдат сортирани по категория и благородните газове ще се появят по-високо в списъка, отколкото реактивните газове. Изберете колоната „Категория на елемента“.

Забележете, че има и други опции. Нека да разгледаме опциите „Сортиране на“. Има различни опции, но ние ще използваме опцията “Cell Values”.

Добавете ново ниво, като отново натиснете бутона „Добавяне на ниво“.

Изберете колоната „Елемент“. Това означава, че стойностите на "Елемент" във всяка "Елементна категория" ще бъдат сортирани по азбучен ред, така че благородният газ "Аргон" ще дойде преди другия благороден газ, Neon.

Нека разгледаме падащото меню „Поръчка“. Има няколко опции, но за този пример ще изберем подредба по подразбиране от А до Я.

Можете да добавите колкото се може повече нива в полето „Сортиране“. Когато приключите, кликнете върху бутона „OK“.

Данните са успешно сортирани. Редът на сортиране е първо от „Фаза в STP“, след това „Категория на елемента“, а след това с „Елемент“. Стойностите на „Елементна категория“ се сортират по азбучен ред. И накрая, стойностите на "Елемент" се сортират по азбучен ред в рамките на всеки тип "Елементна категория".

Забележка: Не забравяйте да изберете всички колони, от които се нуждаете, когато подготвяте да сортирате данните си. Excel няма да ви предупреждава, че може да преглеждате колони, когато използвате функцията „Сортиране по избор“.