Как да настроите правилата в Apple Mail

Въпреки че електронната поща може да намалява популярността си, давайки път на по-бързи средства за онлайн комуникация, тя все още е жизненоважен компонент за професионалния репертоар на повечето хора. Но неопитен, електронната поща може бързо да излезе от контрол, поради което е важно да се използват правила и филтри.

Правилата на Apple Mail ви дават възможност да подредите по важност важното, докато изкоренявате не. Една добра схема за правила ще намали бързо бъркотията по имейл, като ви дава възможност да отговорите на приоритетните съобщения по по-навременен начин.

Apple Mail създава правилни правила, позволявайки ви безболезнено да пишете, маркирате и да ви уведомява за нови съобщения, така че няма да търсите постоянно това важно съобщение от шефа си или колега..

За да зададете правила, първо трябва да отворите предпочитанията на Apple Mail, което се прави, като изберете менюто Mail и след това "Preferences" или с комбинацията от клавиши Command +, клавиатура.

В предпочитанията си кликнете върху последния раздел вдясно „Правила“ и след това върху „Добавяне на правило“.

За този пример ще създадем правило за насочване на имейл от конкретен подател към определена пощенска кутия. Преди да направим това обаче трябва да сме сигурни, че пощенската кутия вече е настроена. Ако не е, тогава можем да кликнете върху менюто „Пощенска кутия“ и да изберете „Нова пощенска кутия…“ от менюто. Сега изберете къде да се намира новата ви пощенска кутия и му задайте подходящо име. (В моя случай го наричам "Лоуел", където ще отиде цялата поща от шефа ми.)

Обратно в нашите правила, ние ще изградим нашето ново правило, което ще бъде много просто. Въпросният подател - моят шеф - има два е-мейл адреса, които обикновено използват, така че ще включим и двете в нашето правило, за да се уверим, че всяка поща, която идва от един или друг адрес, се препраща към новата ни пощенска кутия.

За да добавите друг имейл адрес, трябва да кликнете върху знака „+“, като ще добавите допълнително поле за друг имейл адрес.

С това ново правило, който и да е поща, която идва от или имейл адрес ще бъде преместен към конкретната пощенска кутия. Това означава, че ще пропусне папката "Входящи", така че трябва да сме сигурни, че проверяваме често тази пощенска кутия, за да сме сигурни, че не пропускаме нищо.

За съжаление не можете да използвате булеви правила с поща, така че всяка част от правилото, която създавате, ще трябва да има свой елемент. Лесно е да се използва операторът „OR“ в нашето правило, когато се указва имейл адрес, но не можем - всеки трябва да има своя собствена линия.

Ако искаме да се уверим, че всички съобщения от този подател остават във входящата поща, но все още са в новата пощенска кутия, можем да променим правилото, така че те да бъдат копирани вместо преместени.

Това е просто един пример, така че нека опитаме нещо по-сложно. Да кажем, че искаме да създадем правило, което да сигнализира за определени съобщения, да ги насочва към специална пощенска кутия и да изпраща копие до друг имейл адрес. Ето как бихме направили това:

Така, с това правило, съобщението ще бъде копирано в нашата папка Важна пощенска кутия, фонът ще бъде засенчен в червено и ще бъде препратен към отделен имейл акаунт. Можем да добавим критерии към нашето правило, но вероятно получавате идеята.

Това е забавно, така че нека опитаме още един и да го направим малко по-дълго. В това правило се случват всякакви неща.

Първо, ако обектът или Съдържанието на нашето съобщение съдържа думите „ролер дерби“, след което съобщението ще бъде преместено в специална папка. След получаване на това съобщение, Mail ще ни уведоми чрез възпроизвеждане на звук, ще ни изпрати уведомление и ще прескочи иконата в Dock. Накрая, той ще промени фона на розово и ще го маркира със зелено знаме.

Това звучи много за конкретен тип съобщение, но ако наистина искате да знаете кога нещо пристигне, със сигурност можете да се уверите, че Mail ви предупреждава.

Преди да приключим, погледнете нашите предпочитания за правила още веднъж, защото има някои доста ценни функции, които може да искате да използвате.

Когато някое правило е „Активно“, в квадратчето до него ще има отметка. Ако искате да изключите правилото, като по този начин го направите неактивен, просто трябва да го махнете. Това няма да премахне правилото, така че ако искате да го запазите и просто да спрете използването му за известно време, деактивирайте го.

Функцията „Редактиране“ е така, че можете да се върнете и да промените всяко правило, когато е необходимо. Като алтернатива можете просто да кликнете два пъти върху правилото, което искате да промените.

Бутонът „Дублиране“ може да бъде полезен от време на време, когато искате да копирате правило още веднъж, само с някои незначителни промени, но не искате да го създавате няколко пъти.

Накрая, ако трябва да изтриете правило, кликнете върху бутона „Премахване“ или просто изберете правилото и натиснете бутона „Изтриване“ на клавиатурата си..

Ако имате няколко акаунта за електронна поща, тогава създаването на правила определено е чудесен начин да закръглите всичките си различни съобщения в хубави, чисти места, така че нищо да не се пропусне или загуби в разбъркването. Не е нужно да сте експерт, който да ги използвате. Mail улеснява създаването на няколко прости правила, за да можете да намерите важни съобщения само с няколко кликвания. Веднъж щом усетите, вероятно ще създавате още по-сложни правила, които надхвърлят това, което ви показахме днес.