Как да изпращате и получавате факсове онлайн без факс или телефонна линия

Някои бавно движещи се фирми и правителствени агенции може да не приемат документи по имейл, принуждавайки ви да ги изпратите по факс. Ако сте принудени да изпратите факс, можете да го направите от компютъра си безплатно.

По-рано разгледахме начини за електронно подписване на документи, без да ги отпечатваме и сканираме. С този процес можете да подпишете цифров документ и да го изпратите по факс на фирма - всичко това на вашия компютър и без да е необходимо да печатате.

Как работят факс апаратите (и защо са толкова неудобни)

Това не е толкова лесно, колкото би трябвало да бъде. Всички факс машини са свързани с обикновените стари телефонни линии. Когато използвате стандартно факс устройство, това факс устройство поставя телефонно обаждане на посочения от вас номер. Факс устройството при номера на дестинацията отговаря и документът се предава по телефонно обаждане.

Този процес е изобретен преди интернет и изглежда смешно архаичен на този етап. За да изпълните факс, човек може да въведе документ, да го отпечата и да го сканира във факс устройството, което го изпраща по телефонната линия. След това лицето, което получава факса, може да сканира документа, изпратен по факс, и да го върне обратно в цифров файл. Те са дошли в пълен кръг - документът е бил изпратен от един компютър на друг компютър с много допълнителна работа и загубено качество на изображението.

В идеалния случай бихте могли да изпратите документ по имейл или по-сигурен онлайн метод. Много фирми смятат факс сигурен метод за предаване на документи, но всъщност не е така - ако някой е подслушвал по телефонната линия, лесно биха могли да прихванат всички изпратени по факс документи.

Няма начин директно да се свързвате към факс устройство през интернет, тъй като факс устройството е свързано само с телефонни линии. За да изпълните факс онлайн, ще ни трябва някакъв шлюз, който приема документи чрез интернет и предава документа на факс. Това е мястото, където идват услугите по-долу. Дайте им документ и те ще направят досадната работа по набиране на факс апарата и изпращане на документа по телефонната линия.

Можете да изпратите факс с вашия компютър, но ...

Разбира се, можете да пропуснете услугите по-долу. Microsoft Windows съдържа дори приложение за факс и сканиране, което ви позволява да изпращате факсове. Уловът е, че компютърът ви трябва да е свързан с телефонната линия - да, това означава, че ще ви трябва модем за комутируема факс. Ще ви е необходима и наземна телефонна връзка и ще трябва да кажете на хората да останат извън телефона, когато изпращате факсове, точно както в старите дни за интернет връзка. Разбира се, ако сте изпращали много факсове, можете да платите специална телефонна линия за факс - това може дори да е необходимо, ако получавате много факсове.

Това очевидно не е идеален. Разбира се, ако трябва да изпратите доста факсове, продължете да си купувате факс или модем и го свържете към стационарен телефон. Но най-вероятно няма нужда да изпращате и получавате факсове толкова често - надяваме се просто да изпращате случайни факсове всеки път, когато се натъквате на организация, която е останала в миналото.

Сканирайте документа или използвайте съществуващ цифров файл

Основният процес е прост. Първо, ще трябва да сканирате документа, който искате да изпратите по факс, точно както бихте искали да изпратите този документ по имейл. ако не разполагате със скенер, можете да опитате да го сканирате с вашия смартфон. Ако документът вече е файл на компютъра ви, поздравления - не е необходимо да сканирате нищо.

Когато документът вече е в дигитална форма, можете да го изпратите заедно с услуга, която ще направи досадното факс работа за вас.

Изпращане на факсове онлайн, безплатно

Има толкова много онлайн факс услуги, че е трудно да се направи информирано решение за това кой да избере. Първото нещо, което трябва да имате предвид, е какъв потребител сте, колко често ще изпращате факсове и какви функции се нуждаете.

Power User: RingCentral Fax

Ако непрекъснато ще изпращате чувствителни факсове, или работите за компания и се опитвате да изберете услуга, RingCentral Fax, който е частично собственост на Cisco и AT&T, е може би най-добрият избор за вашите нужди, особено след като имат много чудесни функции за сигурност и поддръжка за множество потребители с отделни факс линии.

Той разполага с всички функции, които можете да си представите, включително интеграции с Outlook, Google Drive, Dropbox, Box и дори можете да получите безплатен номер. Той също така има много функции за сигурност, които биха били полезни за бизнеса или хората, които предават сигурна информация.

Разбира се, ако просто искате да изпратите няколко факса, можете да се запишете за един от техните евтини планове, които започват под $ 13 на месец ... и след това просто да анулирате след месец или два.

Случайни потребители

Ако трябва да изпратите случайни факсове, ние препоръчваме MyFax, който ви позволява да изпращате до 10 безплатни страници, без да се налага да плащате. Това не звучи много, но е повече страници на месец, отколкото повечето хора трябва да изпращат по факс годишно. Ако трябва да изпращате повече страници всеки месец, можете да преминете към обикновен план.

Трябва да потвърдите имейл адреса си, за да изпратите безплатния факс.

Получаване на факсове

Ако трябва да получавате факсове, ще трябва да се регистрирате за платена услуга. Услугата ще трябва да създаде специален телефонен номер за вашата факс линия, а това струва пари. RingCentral, MyFax и много други услуги ще направят това, ако плащате.

За щастие, трябва поне да имате възможност да получите безплатен пробен период - RingCentral предлага 30 дни безплатен факс, например.

Има много факс услуги, които можете да използвате, и ако просто трябва да изпратите случайни факсове, можете да го направите безплатно, но ако искате да получите факс, ще трябва да се регистрирате за пробен профил , Винаги можете да отмените, ако искате.

Image Credit: Мат Jiggins на Flickr, Дейвид Voegtle на Flickr