Как да защитите работни книги, работни листове и клетки от редактирането в Microsoft Excel

Работихте усилено върху електронната си таблица. Не искаш някой да го бърка. За щастие, Excel предоставя някои доста добри инструменти за предотвратяване на редактирането на различни части от работна книга.

Защитата в Excel е базирана на пароли и се случва на три различни нива.

Работна книга: Имате няколко възможности за защита на работна книга. Можете да го кодирате с парола, за да ограничите кой може дори да го отвори. Можете да направите файла отворен като само за четене по подразбиране, така че хората да се налага да го редактират. И вие защитавате структурата на работна книга, така че всеки да може да го отвори, но те се нуждаят от парола за пренареждане, преименуване, изтриване или създаване на нови работни листове..
Работен лист: Можете да защитите данните на отделните работни листове от промяна.
Мобилен: Можете също така да предпазите само определени клетки от работен лист да бъдат променени. Технически този метод включва защита на работен лист и след това позволява на определени клетки да бъдат освободени от тази защита.

Можете дори да комбинирате защитата на тези различни нива за различни ефекти.

Защитете цяла работна книга от редактиране

Имате три възможности за защита на цялата работна книга на Excel: криптирайте работната книга с парола, направете го само за четене или защитете само структурата на работна книга.

Криптирайте работна книга с парола

За най-добра защита можете да шифровате файла с парола. Когато някой се опита да отвори документа, Excel първо ги подканва за парола.

За да го настроите, отворете вашия Excel файл и се насочете към менюто File. По подразбиране ще видите категорията „Информация“. Щракнете върху бутона “Protect Workbook” и след това изберете “Encrypt with Password” от падащото меню.

В отварящия се прозорец „Шифроване на документ“ въведете паролата си и натиснете „OK“.

Забележка: Обърнете внимание на предупреждението в този прозорец. Excel не предоставя никакъв начин за възстановяване на забравена парола, затова се уверете, че използвате такава, която ще запомните.

Въведете отново паролата си, за да потвърдите, и след това кликнете върху „OK“.

Ще бъдете върнати във вашия Excel лист. Но след като го затворите, следващия път, когато го отворите, Excel ще ви подкани да въведете паролата.

Ако някога искате да премахнете защитата с парола от файла, отворете го (което, разбира се, изисква да въведете текущата парола) и след това следвайте същите стъпки, които сте използвали за задаване на паролата. Само този път направете полето за парола празно и след това кликнете върху „OK“.

Направете работна книга само за четене

Осъществяването на отворена работна книга като само за четене е супер проста. Тя не предлага истинска защита, защото всеки, който отвори файла, може да разреши редактирането, но може да послужи като предложение да внимавате да редактирате файла.

Сега, когато някой (включително и вие) отвори файла, те получават предупреждение, че авторът на файла би предпочел да го отворят само за четене, освен ако не се налага да правят промени.

За да премахнете настройката „само за четене“, се върнете в менюто „Файл“, кликнете отново върху бутона „Защита на работната книга“ и изключете настройката „Винаги отваряйте само за четене“..

Защитете структурата на работната книга

Крайният начин да добавите защита на ниво работна книга е чрез защита на структурата на работната книга. Този тип защита не позволява на хора, които нямат паролата, да правят промени на ниво работна книга, което означава, че няма да могат да добавят, премахват, преименуват или преместват работни листове..

Въведете паролата си и кликнете върху „OK“.

Потвърдете паролата си и кликнете върху „OK“.

Всеки човек все още може да отвори документа (ако не сте шифровали работната книга с парола), но няма да имат достъп до структурните команди.

Ако някой знае паролата, те могат да получат достъп до тези команди, като преминат към раздела „Преглед“ и кликват върху бутона „Защита на работната книга“.

След това те могат да въведат паролата.

И структурните команди стават достъпни.

Важно е обаче да разберете, че това действие премахва защитата на структурата на работната книга от документа. За да го възстановите, трябва да се върнете в менюто на файла и да защитите отново работната книга.

Защитете работен лист от редактиране

Можете също да защитите отделни работни листове от редактиране. Когато защитавате работен лист, Excel блокира всички клетки от редактиране. Защитата на работния ви лист означава, че никой не може да редактира, преформатира или изтрива съдържанието.

Кликнете върху раздела „Преглед“ в основната лента на Excel.

Кликнете върху „Защита на листа“.

Въведете паролата, която искате да използвате, за да отключите листа в бъдеще.

Изберете разрешенията, които искате потребителите да имат за работния лист, след като е заключен. Например, може да искате да позволите на хората да форматират, но не и да изтриват редове и колони.

Кликнете върху „OK“, когато приключите с избора на разрешения.

Въведете отново паролата, която сте направили, за да потвърдите, че я помните и след това кликнете върху „OK“.

Ако трябва да премахнете тази защита, отворете раздела „Преглед“ и кликнете върху бутона „Премахване на защитата на листа“.

Въведете паролата си и след това кликнете върху „OK“.

Листът ви вече е незащитен. Обърнете внимание, че защитата е изцяло премахната и ще трябва да защитите листа отново, ако искате.

Защита на конкретни клетки от редактиране

Понякога може да искате да защитите само определени клетки от редактиране в Microsoft Excel. Например, може да имате важна формула или инструкции, които искате да запазите безопасни. Каквато и да е причината, можете лесно да заключите само определени клетки в Microsoft Excel.

Започнете, като изберете клетките Недей искам да бъда заключен. Може да изглежда нелогично, но това е офис за вас.

Сега щракнете с десния бутон върху избраните клетки и изберете командата "Форматиране на клетки".

В прозореца "Форматиране на клетки" преминете към раздела "Защита".

Махнете отметката от квадратчето „Заключена“.

След това кликнете върху „OK“.

Сега, след като сте избрали клетките, за които искате да разрешите редактирането, можете да заключите останалата част от работния лист, като следвате инструкциите в предишния раздел.

Обърнете внимание, че първо можете да заключите работен лист и след това да изберете клетките, които искате да отключите, но Excel може да е малко нестабилен за това. Този метод за избор на клетките, които искате да останете отключен и след това заключване на листа, работи по-добре.