Как да защитите документи и PDF файлове с пароли за собственик и потребител в LibreOffice

Има два начина да защитите PDF файл: парола на собственика и потребителска парола. Ще ви обясним целта на всяка от тях и ще ви покажем как да ги приложите към вашите PDF файлове.

Паролата на собственика или разрешенията ви позволява да прилагате разрешения за PDF файл. Например, ако не искате да позволявате отпечатване на PDF файл или страници, които да бъдат извлечени, можете да изберете това, което искате да разрешите и да не разрешите и да приложите парола на собственика към PDF файла. Паролата на собственика може също да бъде наречена Главна парола. Това ви позволява да променяте тези разрешения.

Паролата "Потребител" или "Отвори" ви позволява да изискате от потребителя да въведе парола, за да може дори да прегледа PDF файла. Ако не въведат правилната парола, PDF файлът няма да се отвори.

Има няколко онлайн услуги за защита на PDF файлове, като PDFProtect, но ако искате да добавите парола към чувствителен документ, вероятно не ви е удобно да го качите в услуга, която не познавате. Така че ще се съсредоточим върху най-добрата офлайн опция в това ръководство.

Разгледахме как да създадем защитен с парола PDF файл в Microsoft Word, но това само добавя потребителска парола. Няма опция за добавяне на парола на собственика. Направихме някои изследвания и открихме, че най-добрият вариант за защита на вашите PDF файлове е офлайнът на свободния офис LibreOffice. Ще ви покажем как да защитите документ на Microsoft Word или LibreOffice Writer с парола и как да създадете PDF файл, защитен с парола, от документ.

ЗАБЕЛЕЖКА: Ние използваме Word файл в нашия пример, но можете да направите същото с документите на LibreOffice Writer (.odt файлове). Можете също да отваряте PDF файлове в LibreOffice. Те се отварят в LibreOffice Draw, дори ако сте в Writer, Calc или Impress, но процедурата за защита на паролата в Draw е същата като в другите програми на LibreOffice и е описана в “Как да конвертирате документ в Защитен с парола PDF файл ”по-долу. Вие бихте конвертирали незащитени PDF файлове в защитени с парола.

Как да добавите отворени и разрешителни пароли към документ

Преди да започнете, изтеглете LibreOffice и го инсталирайте, или можете да изтеглите преносимата версия, ако предпочитате да не инсталирате LibreOffice. Отворете LibreOffice Writer и след това отворете Word файл. Кликнете върху стрелката надолу върху бутона „Запазване“ в лентата с инструменти и изберете „Запази като“ от падащото меню.

В диалоговия прозорец Запиши като отидете до мястото, където искате да запазите защитения документ. За нашия пример ще заменим оригиналния документ. Ако искате да запазите защитения документ като нов файл, въведете друго име за файла в полето „Име на файл“. За да защитите с парола документа, поставете отметка в полето „Запиши с парола“. След това кликнете върху „Запазване“.

Ако подменяте оригиналния файл, се показва диалоговият прозорец Confirm Save As. Натиснете “Yes”, за да замените файла.

В диалоговия прозорец Задаване на парола можете да посочите два вида пароли, както паролите за потребители и собственици за PDF файлове. За да изиска от потребителя да въведе парола за преглед на документа (като потребителската парола), въведете паролата в полето „Въведете паролата за отваряне“ и в полето „File Encryption Password“ („Парола за шифроване на файлове“) в полето „Confirm password“ (Потвърдете паролата). Ако искате да защитите документа от редактиране (като паролата на собственика), кликнете върху „Опции“ в средата на диалоговия прозорец и въведете парола в полето „Въведете паролата, за да разрешите редактиране“ и в полето „Потвърждаване на паролата“ под Парола за споделяне на файлове.

ЗАБЕЛЕЖКА: Паролата за споделяне на файлове работи само за документи на LibreOffice Writer, а не за документи на Word. Ако искате да използвате паролата за споделяне на файлове, запишете документа като .odt файл, който е първата опция от падащия списък „Запазване като тип“ в диалоговия прозорец „Запазване като“ на снимката по-горе.

Въвеждането на парола за разрешаване на редактиране автоматично кара документа да се отваря в режим само за четене. Ако искате да отворите файла в режим само за четене по подразбиране без парола, поставете отметка в квадратчето „Отвори само за четене“ и оставете полетата за парола под „Парола за споделяне на файлове“ празна..

Кликнете върху „OK“.

Ако сте приложили отворена парола към документа, следващия път, когато отворите файла, ще бъдете помолени да въведете отворената парола.

Ако вашият файл е документ на LibreOffice Writer (.odt) и сте му задали парола за споделяне на файлове, документът ще бъде отворен в режим само за четене. За да редактирате документа, щракнете върху бутона "Редактиране на документ" в жълтата лента.

Ще бъдете помолени да въведете паролата за споделяне на файлове, за да можете да променяте файла.

Как да конвертирате документ в защитен с парола PDF файл

Можете също да конвертирате документ на Word или документ LibreOffice в PDF файл, защитен с парола, и да приложите пароли за потребители и собственици към него. За да направите това, отворете документа и след това изберете „Експортиране като PDF“ от менюто „Файл“.

В диалоговия прозорец Опции на PDF щракнете върху раздела "Защита".

Под File Encryption and Permission първоначално се изписва “No open set set” (потребителска парола) и “No password password set” (парола на собственика). За да зададете тези пароли, кликнете върху „Задаване на пароли“.

В диалоговия прозорец Задаване на пароли, под Задаване на отворена парола, въведете паролата на потребителя два пъти, за да видите PDF файла. Под Задай парола въведете паролата на собственика, която ще попречи на PDF файла да бъде отпечатан, редактиран или съдържа съдържание, извлечено от него. Кликнете върху „OK“.

ЗАБЕЛЕЖКА: Не е необходимо да използвате и двете пароли, но ви препоръчваме да направите това за по-голяма сигурност. PDF файл с една от двете прилагани пароли (една от тях) не е толкова сигурен, колкото с двете пароли. Planet PDF обяснява защо две пароли са по-добри от една при обезопасяване на PDF файлове.

Вие се връщате в диалоговия прозорец Опции на PDF и състоянието на зададената от вас парола се показва под бутона Задаване на пароли. Ако изберете да зададете парола за разрешение (собственик), опциите от дясната страна на диалоговия прозорец стават активни. Ако не искате някой да отпечатва документа или да прави каквито и да е промени в документа, изберете „Не е позволено“ в „Печат и промени“. Ако просто искате да ограничите вида на отпечатване и промените, които могат да бъдат направени, изберете друга опция под Печат и промени. Ако не искате някой да копира съдържание от вашия PDF файл, уверете се, че полето „Активиране на копиране на съдържание“ не е отметнато. За целите на достъпността е добра идея да поставите отметка в квадратчето „Активиране на достъп до инструменти за достъпност“. Кликнете върху „Експортиране“.

В диалоговия прозорец „Експортиране“ отидете в папката, в която искате да запазите защитения с парола PDF файл. Въведете име за файла в полето „Име на файл“ и кликнете върху „Запазване“..

Ако сте задали отворена (потребителска) парола за PDF файла, ще бъдете попитани за тази парола следващия път, когато го отворите.

Ще видите “(SECURED)” вдясно от името на файла в заглавната лента, показвайки, че той е шифрован PDF файл.

Ако сте приложили парола (собственик) към PDF файла и сте избрали да не разрешите печат, ще забележите, че опцията „Печат“ е оцветена в сиво, когато кликнете върху раздела „Файл“.

Процедурите за добавяне на пароли за отворени и разрешителни към документ и за конвертиране на документ в PDF файл, защитен с парола, са еднакви в LibreOffice Calc, Impress и Draw, както и.