Как да не изпращате факсове отново

Факс апаратите все още се движат в офиси по целия свят. Правителствени агенции, адвокати, лекари и други бавно развиващи се организации често все още изискват факсове - в най-добрия случай това е необходимо зло.

Факс често се възприема като по-сигурен от електронната поща, въпреки че наистина не е такъв. Факс апаратите комуникират по телефонни линии без кодиране, а факс апаратите често се съхраняват в натоварени места, където документите могат лесно да бъдат захванати от всеки.

Алтернативи на изпращането на факсове

Има много алтернативи за изпращане на факс. Ако не сте ограничени от закони или защото лицето от другия край изисква да използвате факс, опитайте една от следните алтернативи:

Документи по имейл: Да, смиреният имейл може да замени много факсове. Вероятно все пак изпращате факс на документ, въведен от компютър, така че защо да си правите труда да използвате факс? Прикачете файла към имейл или просто включете важния текст в самия имейл.
Сканиране и имейл: Ако имате факс апарат, който също функционира като скенер, можете да го използвате за сканиране на хартиени документи във вашия компютър като PDF файлове. Прикачете тези PDF файлове към имейл, за да ги изпратите заедно. Можете дори да опитате да използвате телефона си, за да сканирате документа - разбира се, няма да е най-доброто качество, но сме видели някои доста нискокачествени факсове.
Качване на документи: Някои организации могат да ви позволят да качвате тези сканирани документи в мрежата, вместо да ги изпращате по електронна поща.
Използвайте Пощата за охлюви: Уличната поща е по-бавна алтернатива на изпращането на факсове, което е по-лошо в много отношения, но не винаги е лошо. Ако нямате факс апарат и документът не е спешен, обикновено можете да изпратите документ до повечето организации, вместо да го изпратите по факс. Разбира се, трябва да се справите с пощенската система, но поне не трябва да изпращате по факс.

Подпишете документи без да ги отпечатвате

Може да се наложи да подпишете документи и да ги изпращате на някого и след като бъдат отпечатани, може да се изкушите да ги изпратите по факс. В крайна сметка, алтернативата би била да отпечатате документа, да го подпишете, да го сканирате обратно в компютъра си и да го изпратите по имейл. Вместо да губите време да правите това, можете да използвате софтуера, за да приложите реалния си подпис върху документ на вашия компютър. Просто заснемете подписа си веднъж и той ще бъде съхранен като изображение, което можете да приложите към документи. Можете лесно да подписвате бъдещи документи, без да ги отпечатвате.

Ако имате таблет със стилус, можете дори да използвате писалката, за да подпишете документ директно на екрана.

Изпращане по факс на документ онлайн

Онлайн услугите за факс ви позволяват да изпращате по факс документ, без да се нуждаете от факс машина на собствена или дори телефонна линия. Използвате уеб-базиран интерфейс, за да качите документ и да въведете телефонния номер на получателя. Самата услуга се грижи за всички неща от последната миля, изпращайки по факс документа до отдалечената факс машина чрез собствените си телефонни линии.

Ако трябва само да изпращате факсове рядко, тези услуги ще ви позволят да изпратите няколко страници тук и там, без да харчите стотинка. Ако трябва да изпращате факсове по-често, може да се наложи да платите нещо - но ще трябва да платите за факс и телефонна линия..

Тези услуги технически включват факс, но поне не се чувстват като да използват старите факс машини и не изискват да имате стационарен телефон.

Получаване на факс онлайн

Получаването на факс може да бъде главоболие, ако имате домашен офис. Вашето факс устройство трябва да е включено и да слуша за факсове през цялото време. Трябва ви специална линия, за да получавате факсове, така че да не пропускате никакви факсове, когато сте на телефона. Може да опитате да помолите хората да ви изпратят по факс документ в определен момент, когато сте сигурни, че стационарният ви телефон не е свързан.

Вместо да се занимавате с цялата тази глупост, помолете хората да ви сканират и изпратят по електронна поща документи. Можете също така да използвате други инструменти, ако не искате да разчитате на електронна поща - например, можете да използвате JotForm заедно с Dropbox, за да създадете уеб страница, където хората могат да качват PDF файлове и да се показват в папка във вашия Dropbox.

Можете също да опитате да използвате услуга, която ви предоставя специален номер на факс и ви позволява да получавате факсове там. Това обикновено струва пари - в края на краищата, факс услугата трябва да плати за специален телефонен номер и да го наблюдава за вас. eFax предлага 10 безплатни входящи страници на месец, въпреки че те не ви дават никакви безплатни изходящи страници. HelloFax ви позволява да изпращате пет безплатни страници, но това е всичко. Всяка безплатна онлайн услуга за факс има улов като този - безплатната оферта съществува, за да ви привлече, докато трябва да платите за най-важните функции. Изпращането на факс включва взаимодействие с факс машини и телефонни номера на стационарни телефони и това не е безплатно. Често се използва и за бизнес цели, а компаниите са готови да харчат пари за такива неща.

Последният курорт: Използвайте актуална факс машина без притежание на един

Ако не искате да се занимавате с онлайн услуги или с поща и нямате друг избор, освен да изпращате случайни документи като факс, все още има алтернатива за закупуване на собствен факс и използване на стационарен телефон. Вероятно можете да посетите местен магазин, който предлага копиране и те ще ви позволят да платите няколко цента за изпращане на факс. Това не е идеално, ако често изпращате факсове, но ако трябва да изпращате нещо по факс веднъж годишно, това може да е добра опция.

Разбира се, това включва използването на факс машина. Някои организации просто изискват факсове и може да не се чувствате комфортно да качвате изключително чувствителни документи в уеб базирана факс услуга. Не можете да направите много, ако трябва да се справите с организация, която изисква факсове.

Изпращането на факс все още ще бъде с нас още известно време, дори и само поради разпоредбите, които насърчават здравните и правните организации да продължат да използват старата факс система вместо модерни алтернативи.

Кредит за изображението: Abhisek Sarda на Flickr, разкази за скитащи youkai на Flickr, AuthenticEccentric на Flickr