Как да управлявате автоматичното архивиране в Outlook 2010
Ако искате да поддържате Outlook 2010 чист и да се изпълнява по-бързо, един от методите е да се настрои функцията за автоматично архивиране. Днес ще ви покажем как да конфигурирате и управлявате функцията в Outlook 2010.
Използването на AutoArchive ви позволява да управлявате пространството в пощенската си кутия или на имейл сървъра, като премествате по-стари елементи на друго място на твърдия ви диск.
Активиране и конфигуриране на автоматичен архив
В Outlook 2010 автоматично архивиране не е разрешено по подразбиране. За да го включите, кликнете върху раздела Файл, за да получите достъп до Backstage View, след което кликнете върху Опции.
Прозорецът Опции на Outlook се отваря, след което щракнете върху Разширени, след това върху бутона Настройки за автоматично архивиране.
Отваря се прозорецът AutoArchive и ще забележите, че всичко е сиво. Поставете отметка в квадратчето до Пускане на автоархив всеки…
Забележка: Ако изберете опцията Постоянно изтриване на стари елементи, писмата няма да бъдат архивирани.
Сега можете да изберете настройките за това как искате да управлявате функцията за автоархивиране. Изберете колко често искате да се изпълнява, подскажете преди да се стартира функцията, къде да преместите елементи и други действия, които искате да се случват по време на процеса. След като сте направили избора си, кликнете върху OK.
Ръчно конфигуриране на отделни папки
За повече контрол над отделните папки, които са архивирани, щракнете с десния бутон върху папката и кликнете върху Свойства.
Кликнете върху раздела AutoArchive и изберете настройките, които искате да промените за тази папка. Например може да не искате да архивирате определена папка или да преместите архивирани данни в определена папка.
Ако искате ръчно да архивирате и архивирате елемент, щракнете върху раздела Файл, Инструменти за почистване, след което Архивирайте.
Кликнете върху бутона за избор до Архивирайте тази папка и всички подпапки. Изберете папката, която искате да архивирате. В този пример искаме да архивираме тази папка на свое собствено място.
Файловете .pst се съхраняват в папката ви с документи и ако имате нужда от достъп до тях по-късно, можете.
След като настроите AutoArchive, можете да намерите елементи в архивираните файлове. В навигационния екран разгънете папката Архиви в списъка. След това можете да преглеждате и получавате достъп до вашите съобщения.
Можете също да получите достъп до тях, като щракнете върху раздела Файл, след което Отворете и Отворете файла с данни на Outlook.
След това можете да прегледате архивирания файл, който искате да отворите.
Архивирането на стари имейли е добър начин да поддържате хубава чиста пощенска кутия, да ускорите работата си в Outlook и да спестите място на имейл сървъра. Другото хубаво нещо е, че можете да конфигурирате електронните си архиви и конкретни папки, за да отговарят на вашите нужди от електронна поща.
