Как да управлявате прикачените файлове в Outlook 2013

Идва време, търсене на работа или споделяне на снимки с по-възрастни членове на семейството, където може да се наложи да изпратите нещата по стария начин - като прикачен файл в имейл. Ако работите по имейл, това може да е част от вашия имейл репертоар.

В прикачените файлове има нещо като неписан код по отношение на изпращането им. Например, макар че можете да изпратите огромен файл в електронна поща (това зависи от това, колко ще позволят услугата или доставчика, който използвате), това не е непременно ефективно. По същия начин, изпращането на множество файлове обикновено е по-добре изпълнено в файл с контейнери.

Разбира се, в зависимост от вида на файла, той може или не може да пристигне на местоназначението си. Файлове като тези, завършващи с .EXE, .BAT и други изпълними типове, често (обикновено) ще бъдат блокирани или премахнати поради връзката им със злонамерен софтуер. Ако искате да изпратите файл като този, вероятно ще трябва да го поставите в .ZIP архив.

Съставянето на електронна поща и управлението на контактите в Outlook са доста прости и докато добавянето и обработването на прикачени файлове трябва да бъде второ естество досега, много потребители може да не разберат, че могат да го правят по-добре.

Добавяне на прикачен файл

За да добавите прикачен файл, можете да плъзнете файл или файлове в празно имейл съобщение и той ще бъде поставен като прикачен файл. Или щракнете върху бутона „Прикачи файл“ на лентата в секцията „Включване“.

Ще трябва да отидете до мястото, където се намира файлът, който искате да прикачите, и след това изберете файла или файловете, които искате да включите в съобщението си, след което кликнете върху „Вмъкни“. Или пък щракнете върху малката стрелка и изберете „Вмъкни като Текстът “и прикаченият файл ще бъде вмъкнат инлайн, което означава, че ще се появи в съобщението ви вместо като отделен файл.

Веднъж прикачен, ще можете да го видите в прикачено поле под реда Тема.

И накрая, нека кажем, че сте прикачени към привързаността си и осъзнавате, че е грешен. Няма проблем, можете просто да изберете прикачения файл, натискайки бутона „Изтрий“ на клавиатурата си, или щракнете с десния бутон и изберете „Премахване“.

Файловете не са единственото нещо, което можете да прикачите към съобщението, но можете също да прикачите елементи и подписи.

Прикрепване на други неща

Елементите могат да включват визитни картички (.VCF файлове, дискутирани по-рано), календари и елементи на Outlook, които могат да бъдат бележки, задачи, контакти и други неща, които се отварят в Outlook.

Календарите са друго нещо, което вероятно ще искате да споделите от време на време, и ако кликнете върху бутона „Прикачване на артикул“, ще видите, че е лесно да направите точно това. Споделянето на календара ви не означава, че трябва да споделяте всеки отделен елемент всеки ден. Може просто да искате да споделите няколко дни или седмица, като например за пътуване с фирма или за семейна почивка.

Споделянето на календар ще ви даде опции за избор на действителния календар, периода от време, подробности и други разширени опции.

Когато кликнете върху „OK“, ще видите, че календарът ще бъде прикачен към имейла, така че да може да бъде отворен и прегледан, но също така ще бъде поставен в самото съобщение, така че получателите да могат удобно да го преглеждат с един поглед..

Outlook елементи са основно всичко, което можете да създадете в Outlook, които след това могат да бъдат прикачени и изпратени до други потребители на Outlook. В следващата снимка на екрана виждате как работи това. Избирате източника и след това избирате елемента или елементите (можете да изберете повече от един), които искате да прикачите.

Имайте предвид, че можете да решите дали искате елементът да пристигне като действително физическо прикачен файл или като вмъкнат само като текст. Това е същото, каквото обсъждахме по-рано, където можете да „Вмъкнете като текст“ и тя ще се появи като част от физическото съобщение.

Визитни картички могат да бъдат или да не са едно от онези неща, които използвате или се нуждаете, но това е наистина удобен начин за споделяне на незабавни детайли в прост и удобен пакет. Ако искате да споделите визитната си карта (или някой друг), просто я изберете от менюто „Прикачване на елемент“ и контактите ви ще се покажат.

Изберете картата или картите, които искате да прикачите, и кликнете върху „OK“ и картите ще се появят като текст и ще бъдат прикачени като .VCF файл, което означава, че може да се импортира във всяка адресна книга, която поддържа такива файлове..

Споделянето на контакти като визитни картички е много бърз и удобен начин да предоставите на някой друг информация за връзка или да импортира информация за връзка от някой друг, без да се налага да я пишете на ръка в адресната си книга..

Работа с прикачени файлове

Разбира се, с електронната поща винаги има възможност да се получи, както и да се даде. И така, какво правите, когато съобщението с прикачени файлове пристигне във входящата ви поща? Обикновено това е доста лесно, като например в следното изображение. Виждате, че нашето тестово съобщение е пристигнало с прикачено изображение.

Ако просто кликнем върху прикачения файл, ще видите, че опциите се появяват в инструментите за прикачване на лентата. Оттук можете да предприемете действия по него. Забележете също така, че ако получавате няколко файла, можете да запишете всичките си прикачени файлове наведнъж и ако не сте сигурни дали е разумно да отворите прикачения файл, можете да го премахнете, въпреки че е по-разумно просто да изтриете съобщението, ако имате съмнения.

Можете също да кликнете с десния бутон на мишката върху прикачен файл в съобщението и да използвате използваното падащо меню, за да предприемете същите действия, които са намерени на лентата.

Когато боравите с прикачени файлове, има изобилие от предупреждения. Прикачените файлове могат да бъдат опасни, тъй като всеки, който е използвал електронна поща през последните двадесет години, може да удостовери. Най-долу казано, не отваряйте нищо, което не е от никого, когото не познавате или имате доверие, и винаги използвайте скенер за вируси или злонамерен софтуер на компютъра си.

Работа с множество файлове или големи файлове като прикачени файлове

Говорихме малко за това как да се справим с един или няколко прикачени файлове, но какво ще стане, ако искате да прикачите десетки или дори стотици файлове? Или, ако искате да прикачите голям файл?

Изпращането на големи прикачени файлове е някак непохватно, особено ако някой получи много имейл в процеса. Проблемът с изпращането на големи файлове по електронната поща не е толкова много, дали сървърът за електронна поща ще позволява прикачени файлове над определен размер. В по-голямата си част най-вероятно няма да изпратите файл много по-голям от мегабайт или два или поне не трябва.

Въпреки това ще има такива моменти, когато трябва да изпратите нещо, което е малко тромаво. Ако използвате услуга за уеб поща като Yahoo, Gmail или Microsoft, те ще имат ограничения за размера (съответно 25Mb, 25Mb, 20Mb), точно както вашият интернет доставчик, напр. Comcast, Time Warner, AT&T и др. Също (обикновено около 10 Mb).

В повечето случаи, когато файловете са прекалено големи или многобройни, ние отлагаме използването на облачна услуга, която е изобилна и предлага достатъчно свободно пространство за изпращане на по-голямата част от файловете. По-често, отколкото просто, качването на файловете в облачния диск и след това споделянето му е по-бързо и по-надеждно от електронната поща. Имаме удобен начин да се обясни как точно да се изпращат големи файлове по електронна поща, в случай че искате да научите повече.

Що се отнася до изпращането на множество файлове, не би трябвало да имате проблем при условие, че са няколко, но след като започнете да поставяте десетки снимки или документи, нещата могат да станат малко неудобни. Отново обмислете използването на облачна услуга. Независимо от това, ние Ви препоръчваме определено да затворите няколко файла, преди да ги изпратите. Windows има вградена поддръжка на zip файлове, така че не е нужно да се притеснявате, че получателят ви не може да го отвори.

Моля, разгледайте тази статия, която обяснява всичко, което трябва да знаете за компресираните файлове.

Това изглежда доста добро място за обсъждане на прикачени файлове. Те не са сложна тема, но независимо от това дали използвате Outlook или Gmail или друг имейл, изпращането на файлове може да изисква няколко допълнителни стъпки, освен простото им прикачване..

Що се отнася до сега, ние разгледахме най-основните части от имейл възможностите на Outlook - контакти, адресиране, композиране - всичко това са доста прости неща. Сега с привързаности, имате доста добре закръглено познание на простите неща.

Сега е време да ускорим играта си. Когато използвате Outlook и натрупвате електронна поща, ще трябва да научите как да го управлявате, като използвате инструменти като Quick Steps и правила, за които ще говорим в предстояща функция. Междувременно, както и винаги, Ви препоръчваме да ни дадете обратна връзка в нашия дискусионен форум.