Как да свържете или вградите работен лист на Excel в документ на Word

Понякога искате да включите данните в Excel таблица във вашия Microsoft Word документ. Има няколко начина да направите това, в зависимост от това дали искате да поддържате връзка с изходния лист на Excel. Нека погледнем.

Каква е разликата между свързването и вграждането?

Всъщност имате три опции за включване на електронна таблица в документ на Word. Първото е просто да копирате данните от електронната таблица и да ги поставите в целевия документ. В по-голямата си част, това работи само с наистина прости данни, защото тези данни просто се превръщат в основна таблица или набор от колони в Word (в зависимост от избраната опция за поставяне).

Въпреки че понякога това може да е полезно, другите ви две възможности за свързване и вграждане са много по-мощни и са това, което ще ви покажем как да направите в тази статия. И двете са доста сходни, тъй като в крайна сметка вмъквате в таргет документа действителна електронна таблица на Excel. Тя ще изглежда като лист от Excel и можете да използвате инструментите на Excel, за да я манипулирате. Разликата е в това, как тези две опции третират връзката си с тази оригинална електронна таблица на Excel:

• Ако ти връзка работен лист на Excel в документ, целевият документ и оригиналната таблица на Excel поддържат връзка. Ако актуализирате файла на Excel, тези актуализации се отразяват автоматично в целевия документ.
• Ако ти закрепвам работен лист на Excel в документ, че връзката е прекъсната. Актуализирането на оригиналния лист на Excel не актуализира автоматично данните в целевия документ.

Разбира се, има и предимства и за двата метода. Едно от предимствата на свързването на документ (различен от поддържането на връзката) е, че той запазва размера на файла на вашия документ на Word, тъй като данните се съхраняват предимно в таблицата на Excel и се показват само в Word. Един недостатък е, че оригиналният файл с електронни таблици трябва да остане на същото място. Ако това не стане, ще трябва да го свържете отново. И тъй като разчита на връзката към оригиналната електронна таблица, тя не е толкова полезна, ако трябва да разпространявате документа до хора, които нямат достъп до това местоположение.

Вграждането на документ, от друга страна, увеличава размера на вашия документ на Word, защото всички данни от Excel са вградени в Word файла. Въпреки това има някои очевидни предимства за вграждането. Например, ако разпространявате този документ на хора, които може да нямат достъп до оригиналния лист на Excel, или ако документът трябва да покаже този лист на Excel в определен момент (вместо да се актуализира), вграждането (и разбиването) връзката с оригиналния лист) има повече смисъл.

И така, имайки предвид всичко това, нека да разгледаме как да се свърже и вгради Excel лист в Microsoft Word.

Как да свържете или вградите работен лист на Excel в Microsoft Word

Свързването или вграждането на работен лист на Excel в Word всъщност е доста лесно, а процесът или е почти идентичен. Започнете, като отворите едновременно работния лист на Excel и документа на Word, който искате да редактирате.

В Excel изберете клетките, които искате да свържете или вградите. Ако искате да свържете или вградите целия работен лист, кликнете върху квадратчето в границите на редовете и колоните в горния ляв ъгъл, за да изберете целия лист.

Копирайте тези клетки, като натиснете CTRL + C в Windows или Command + C в macOS. Можете също да щракнете с десния бутон на мишката върху избрана клетка и след това да изберете опцията „Копиране“ в контекстното меню.

Сега преминете към вашия документ на Word и щракнете, за да поставите точката на вмъкване, където искате да бъде свързан или вграден материал. В раздела Начало на лентата кликнете върху стрелката надолу под бутона „Поставяне“, след което изберете командата „Поставяне на специални“ от падащото меню.

Това отваря прозореца „Поставяне на специален“. Тук ще намерите единствения функционален, различен в процеса на свързване или вграждане на файл.

Ако искаш закрепвам в електронната си таблица, изберете опцията „Постави“ отляво. Ако искаш връзка в електронната си таблица, вместо това изберете опцията „Поставяне на връзка“. Сериозно, това е всичко. В противен случай този процес е идентичен.

Независимо коя от опциите сте избрали, ще изберете „Обект на Microsoft Excel Worksheet“ в полето вдясно и след това кликнете върху бутона „OK“.

Ще видите своя Excel лист (или клетките, които сте избрали) в Word документа.

Ако ти свързан данните от Excel, не можете да ги редактирате директно в Word, но можете да щракнете двукратно върху произволно място, за да отворите оригиналния файл на електронната таблица. И всички актуализации, които правите в тази оригинална електронна таблица, се отразяват в документа на Word.

Ако ти вградени данните на Excel, можете да ги редактирате директно в Word. Щракнете двукратно върху произволно място в електронната таблица и ще останете в същия прозорец на Word, но лентата Word ще бъде заменена от лентата на Excel и ще имате достъп до всички функции на Excel. Това е нещо хладно.

И когато искате да спрете редактирането на електронната таблица и да се върнете към контролите си с Word, просто кликнете някъде извън електронната таблица.

Забележка: Ако работите върху документ на Word и искате да включите електронна таблица, която още не сте създали, можете. Всъщност можете да вмъкнете електронна таблица на Excel направо от падащото меню Таблица на лентата.