Как да свържете или вградите работен лист на Excel в презентация на PowerPoint

Понякога искате да включите данните в Excel таблица в презентация на Microsoft PowerPoint. Има няколко начина да направите това, в зависимост от това дали искате да поддържате връзка с изходния лист на Excel. Нека погледнем.

Каква е разликата между свързването и вграждането?

Всъщност имате три възможности за включване на електронна таблица в презентация на PowerPoint. Първото е просто да копирате данните от електронната таблица и да ги поставите в целевия документ. Това работи добре, но всичко, което наистина прави, е да конвертирате данните в проста таблица в PowerPoint. Можете да използвате основните инструменти за форматиране на таблици в PowerPoint, но не можете да използвате никакви функции на Excel след преобразуването.

Въпреки че понякога това може да е полезно, другите ви две възможности за свързване и вграждане са много по-мощни и са това, което ще ви покажем как да направите в тази статия. И двете са доста сходни, тъй като в крайна сметка вмъкнете реална електронна таблица на Excel във вашата презентация. Тя ще изглежда като лист от Excel и можете да използвате инструментите на Excel, за да я манипулирате. Разликата е в това, как тези две опции третират връзката си с тази оригинална електронна таблица на Excel:

• Ако ти връзка Работен лист на Excel в презентация, целевата презентация и оригиналния лист на Excel поддържат връзка. Ако актуализирате файла на Excel, тези актуализации се отразяват автоматично в целевата презентация.
• Ако ти закрепвам Работен лист на Excel в презентация, че връзката е прекъсната. Актуализирането на оригиналния лист на Excel не актуализира автоматично данните в целевата презентация.

Разбира се, има и предимства и за двата метода. Едно от предимствата на свързването на документ (различен от поддържането на връзката) е, че той запазва размера на файла във вашата презентация на PowerPoint, тъй като данните се съхраняват предимно в таблицата на Excel и се показват само в PowerPoint. Един недостатък е, че оригиналният файл с електронни таблици трябва да остане на същото място. Ако това не стане, ще трябва да го свържете отново. И тъй като разчита на връзката към оригиналната електронна таблица, тя не е толкова полезна, ако трябва да разпространите презентацията до хора, които нямат достъп до това местоположение.

Вграждането на тези данни, от друга страна, увеличава размера на презентацията, защото всички данни от Excel са вградени в PowerPoint файла. Въпреки това има някои очевидни предимства за вграждането. Например, ако разпространявате тази презентация на хора, които може да нямат достъп до оригиналния лист на Excel, или ако презентацията трябва да покаже този лист на Excel в определен момент (вместо да се актуализира), вграждането (и разбиването) връзката с оригиналния лист) има повече смисъл.

Така че, имайки предвид всичко това, нека да разгледаме как да се свърже и вгради Excel лист в Microsoft PowerPoint.

Как да свържете или вградите работен лист на Excel в Microsoft PowerPoint

Свързването или вграждането на работен лист на Excel в презентация на PowerPoint всъщност е доста лесно, а процесът или е почти идентичен. Започнете, като отворите едновременно работния лист на Excel и презентацията на PowerPoint, които искате да редактирате.

В Excel изберете клетките, които искате да свържете или вградите. Ако искате да свържете или вградите целия работен лист, кликнете върху квадратчето в границите на редовете и колоните в горния ляв ъгъл, за да изберете целия лист.

Копирайте тези клетки, като натиснете CTRL + C в Windows или Command + C в macOS. Можете също да щракнете с десния бутон на мишката върху избрана клетка и след това да изберете опцията „Копиране“ в контекстното меню.

Сега преминете към презентацията на PowerPoint и кликнете, за да поставите точката на вмъкване, където бихте искали свързаният или вграден материал да отиде. В раздела Начало на лентата кликнете върху стрелката надолу под бутона „Поставяне“, след което изберете командата „Поставяне на специални“ от падащото меню.

Това отваря прозореца „Поставяне на специален“. Тук ще намерите единствения функционален, различен в процеса на свързване или вграждане на файл.

Ако искаш закрепвам в електронната си таблица, изберете опцията „Постави“ отляво. Ако искаш връзка в електронната си таблица, вместо това изберете опцията „Поставяне на връзка“. Сериозно, това е всичко. В противен случай този процес е идентичен.

Независимо коя от опциите сте избрали, ще изберете „Обект на Microsoft Excel Worksheet“ в полето вдясно и след това кликнете върху бутона „OK“.

И ще видите вашия Excel лист (или клетките, които сте избрали) във вашата презентация на PowerPoint.

Ако ти свързан Excel данните, не можете да го редактирате директно в PowerPoint, но можете да щракнете двукратно върху произволно място, за да отворите оригиналния файл на електронната таблица. А актуализациите, които правите в тази оригинална електронна таблица, се отразяват в презентацията на PowerPoint.

Ако ти вградени Excel данните, можете да го редактирате директно в PowerPoint. Щракнете двукратно върху произволно място в електронната таблица и ще останете в същия прозорец на PowerPoint, но лентата PowerPoint ще бъде заменена от лентата на Excel и ще имате достъп до всички функции на Excel. Това е нещо хладно.

И когато искате да спрете редактирането на електронната таблица и да се върнете към контролите на PowerPoint, просто кликнете някъде извън електронната таблица.