Как да импортирате и експортирате контакти между Outlook и Gmail

Можете да използвате Microsoft Outlook само с всякакви имейл акаунти, включително Gmail, но Outlook не осигурява вграден начин за синхронизиране на контактите ви в Gmail. Ако сте натрупали куп контакти в някоя от услугите, ще трябва да ги импортирате от другия ръчно, за да ги използвате.

Разбира се, можете да въведете всеки контакт един по един, но ви препоръчваме да импортирате всичките си контакти наведнъж. В тази статия ще покажем как първо да експортирате контактите си от Gmail в Outlook и след това да експортирате от Outlook в Gmail.

Как да експортирате контакти от Gmail и да ги импортирате в Outlook

За да експортирате контакти от профила си в Gmail, отворете браузър и влезте в профила си. След това кликнете върху „Gmail“ и след това изберете „Контакти“ от падащото меню.

Google препроектира контактите и можете да изпробвате визуализацията на контактите (кликнете върху „Опитайте преглед на контактите“ в менюто вляво, когато преглеждате контактите в старата версия). Предварителен преглед на контактите обаче не ви позволява да експортирате контакти още, така че трябва да се върнем към старата версия, за да експортираме контактите си. За да направите това, кликнете върху „Отиди на старата версия“ в долната част на списъка с опции вляво.

След като се върнете в старата версия на Google Контакти, кликнете върху „Още“ в горната част на страницата и изберете „Експортиране“ от падащото меню.

Забележете, можете да експортирате група, избрани контакти или всичките ви контакти в един от три формата. Форматът за експортиране трябва да бъде Outlook .CSV (CSV = Стойности, разделени със запетая, което означава, че всяко поле [Име, Адрес, Телефон и т.н.] е разделено от файл със запетая. Изберете контактите, които искате да експортирате, след което изберете опцията „Формат на Outlook CSV“.

Кликнете върху „Експортиране“, за да стартирате процеса на експортиране.

В диалоговия прозорец Запиши като отидете до мястото, където искате да запишете CSV файла на контактите. По подразбиране, contacts.csv се въвежда в полето „File name“ като предложение за име, но можете да го промените, ако искате. След това кликнете върху бутона „Запиши“.

Когато експортът приключи, можете да отворите експортирания .CSV файл в Excel и да го манипулирате чрез добавяне на адреси, телефонни номера, имейл адреси и друга информация, която ще помогне да се закръгли адресната ви книга. Макар че това е незадължителна стъпка, хубаво е да можете да преминете и да направите контактите си чисти и последователни.

Когато сте готови, е време да импортирате вашия нов лъскав файл с контакти в Outlook. Отворете Outlook и кликнете върху раздела „Файл“.

На екрана зад кулисите щракнете върху „Open & Export“ отляво и след това върху бутона „Import / Export“.

Появява се диалоговият прозорец Съветник за импортиране и експортиране. Изберете „Импортиране от друга програма или файл“ под Избор на действие за изпълнение и след това щракнете върху бутона „Напред“.

Изберете “Стойности, разделени със запетая” и щракнете върху бутона “Напред”.

Сега трябва да изберете файла, който да импортирате, затова кликнете върху бутона „Преглед“.

В диалоговия прозорец Преглед отидете в папката, в която сте запазили .csv файла, изберете файла и след това щракнете върху бутона "OK"..

В „Опции“ решете дали искате да импортирате дубликати. По-късно можете да си спестите време, като изберете „Не импортирайте дублирани елементи“ сега. Кликнете върху бутона „Напред“.

Изберете „Контакти“ в полето Избор на папка за местоназначение под имейл акаунта, където искате да запишете вашите контакти. След това кликнете върху бутона „Напред“.

Последният екран в диалоговия прозорец „Импортиране на файл“ ви показва какво ще се случи („Импортиране на контакти от папка: Контакти“) и ви дава възможност да картографирате всички персонализирани полета, които сте създали в Gmail Контакти.

Какво означава картиране на персонализираните полета? Просто някои от полетата в .csv файла, които са дошли от Gmail, може да не съвпадат с адресната книга, която импортирате, което означава, че ще трябва да ги „картографирате“. Както обяснява диалоговият прозорец, трябва да плъзнете стойността в .csv файла отдясно, към полето в Outlook вляво, което най-много прилича на него.

Когато приключите с картографските полета, кликнете върху бутона „OK“.

Сега натиснете бутона „Finish“, за да завършите процеса на импортиране.

Можете да видите импортираните контакти, като отворите иконата „Хора“ в долната част на левия прозорец.

Вашите контакти в Gmail вече са достъпни в Outlook.

Сега можете да преглеждате и редактирате съдържанието си, да добавяте изображения, пощенски адреси, второстепенни телефонни номера и други битове с информация, които смятате, че са важни и подходящи.

Как да експортирате контакти от Outlook и да ги импортирате в Gmail

Ако имате контактите си в Outlook и искате да ги прехвърлите в профила си в Gmail, отворете Outlook и кликнете върху раздела „Файл“.

На екрана зад кулисите щракнете върху „Open & Export“ отляво и след това върху бутона „Import / Export“.

Появява се диалоговият прозорец Съветник за импортиране и експортиране. Изберете “Export to a file” (Износ към файл) под Избор на действие за изпълнение и след това натиснете бутона “Next”.

Изберете “Стойности, разделени със запетая” и щракнете върху бутона “Напред”.

Изберете „Контакти“ в полето Избор на папка за експортиране от имейл акаунта, в който се намират вашите контакти. След това кликнете върху бутона „Напред“.

Сега трябва да изберем местоположение и да посочим име за експортирания файл, затова кликнете върху бутона „Преглед“.

В диалоговия прозорец Преглед отидете в папката, където искате да запишете .csv файла. Името по подразбиране на файла в полето „Име на файл“ е contacts.csv, но можете да го промените, ако искате. Натиснете бутона „OK“, за да изберете файла за импортиране.

Кликнете върху бутона „Напред“, за да продължите.

Последният екран в диалоговия прозорец Експортиране във файл ви показва какво ще се случи („Експортиране на контакти от папката: Контакти“) и ви предлага възможността да картографирате всички персонализирани полета, които сте създали в Outlook.

Какво означава картиране на персонализираните полета? Просто някои от полетата във вашата адресна книга на Outlook може да не съвпадат с дестинацията, която импортирате в .csv файл, което означава, че ще трябва да ги „картографирате“. Както обяснява диалоговия прозорец, плъзнете стойността на Outlook от списъка вдясно, към полето в .csv файла отляво, което най-много прилича на него. Вероятно няма да ви се налага да се забърквате с това, но е добре да знаете в случай, че импортирате контактите си в Outlook и приключите с несъответстващи полета.

Когато приключите с картографските полета, кликнете върху бутона „OK“.

Кликнете върху бутона „Готово“, за да завършите процеса на експортиране.

Когато експортът приключи, можете да отворите експортирания .csv файл в Excel и да го манипулирате, като добавите адреси, телефонни номера, имейл адреси и друга информация, която ще помогне да се закръгли адресната ви книга. Макар че това е незадължителна стъпка, хубаво е да можете да преминете и да направите контактите си чисти и последователни.

Когато сте готови да импортирате контактите си в Gmail, отворете браузър и влезте в профила си. След това кликнете върху „Gmail“ и изберете „Контакти“ от падащото меню.

Google препроектира контактите и можете да изпробвате визуализацията на контактите (кликнете върху „Опитайте преглед на контактите“ в менюто вляво, когато преглеждате контактите в старата версия). Предварителният преглед на Контактите обаче не ви позволява да импортирате контакти още, така че трябва да се върнем към старата версия, за да импортираме контактите си. За да направите това, кликнете върху „Отиди на старата версия“ в долната част на списъка с опции вляво.

На екрана Контакти натиснете бутона „Още“ и изберете „Импортиране“ от падащото меню.

Кликнете върху бутона „Избор на файл“ в диалоговия прозорец „Импортиране на контакти“.

В диалоговия прозорец "Отвори" отидете в папката, в която сте запазили .csv файла от Outlook, изберете файла и след това щракнете върху бутона "Отвори"..

Кликнете върху бутона „Импортиране“ в диалоговия прозорец „Импортиране на контакти“, за да завършите импортирането на контактите от .csv файла.

Нововъведените ви контакти няма да бъдат обединени в главния ви списък с контакти - поне не в Gmail, а ще получат собствена група.

ЗАБЕЛЕЖКА: Ако все още не виждате контактите си, опреснете уеб страницата.

Ако кликнете върху групата от импортирани контакти, ще можете да ги обедините и да изтриете дубликати. Може да отнеме известно време, за да ги почистите, но ако нещата са пълни, винаги можете да премахнете импортираните контакти, да се върнете в Outlook и да извършите процеса отново, този път или чрез полетата на картата, или с Excel решаване на проблемите.

Вече имате адресна книга, пълна с контакти, която можете веднага да започнете да изпращате по имейл. Това е еднократна сделка, което означава, че когато започнете да правите промени в контактите в един имейл клиент или услуга, другият клиент или услуга няма да отразява промените..