Създаване на правила на сървъра в Outlook

Правилата на сървъра се изпълняват на сървъра, а не в клиента на Outlook, така че ви позволяват да прилагате правила, преди съобщенията да ударят системата ви. Ето как работят и какво можете да направите с тях.

Какво представляват правилата на сървъра?

Когато настройвате нормални правила в Outlook, те работят само когато приложението Outlook е отворено във вашата система. Те се наричат правила на клиента защото те работят в клиентското приложение на Outlook. Те са чудесни за неща като филтриране на имейли в различни папки, защото правилата се изключват, когато отворите Outlook или когато съобщенията ви попаднат във входящата ви поща.

Но какво, ако искате правилата, които се изключват, когато Outlook е затворен, като например изпращане на съобщения до колега, докато сте на почивка? За това имате нужда правила за сървъра, които работят на сървъра, който обработва пощата ви, независимо дали имате Outlook отворен на вашия компютър. Outlook ви позволява да създавате и тези, така че нека да преминем през процеса.

Протест: Правилата на сървъра работят, ако използвате Microsoft Exchange за вашия сървър за електронна поща (O365 или областен Exchange сървър), но не и ако използвате Outlook за обработка на поща от доставчик като Gmail или Yahoo! Все още можете да зададете отговор в офиса и правила за акаунт, който не е от Microsoft, но ще трябва да напуснете Outlook и да го стартирате. Ако това е, което ви трябва, имаме инструкции за вас.

Как да настроим сървърни правила

Създавате нормални (клиентски) правила в Мениджъра на правила, като отидете в Начало> Правила, но ние не ги използваме. Вместо това отидете на File> Options и натиснете бутона "Automatic Replies".

За да започнете да създавате правило на сървъра, кликнете върху бутона „Правила“.

Това води до панела с правила за автоматичен отговор и, както можете да видите, не можете да направите много, освен да кликнете върху бутона „Добавяне на правило“.

Прозорецът за редактиране, който се отваря, е мястото, където можете да създадете новото си правило за сървъра.

Ще видите, че опциите за тези правила са много по-прости, отколкото в мениджъра на правилата. Това е така, защото сте ограничени до действия, които могат да се извършват от сървъра. Ако искате Outlook да възпроизведе конкретен звук, когато пристигне поща от шефа ви, можете да го направите само с правило за клиента.

Да кажем, че някой от екипа е далеч и искат всяка поща за How-To-Geek да бъде преместена в определена папка и препратена до конкретно лице. Първо, щяха да изберат опцията "Изпратено директно до мен". След това те щяха да влязат в "How-To-Geek" в сюжетната линия. След това щяха да изберат опцията „Копирай в” и да изберат папка. И накрая, те ще проверят опцията „Напред“, изберете получателя от адресната книга и след това кликнете върху „OK“.

Правилото се добавя към списъка със сървърни правила и след това ще се изпълнява независимо от това дали Outlook е отворен.

Можете да добавите колкото искате от тези правила. Очевидно е, че можете да направите повече с тях, отколкото обикновения пример, който сме показали тук. Можете да ги използвате, за да промените важността на съобщенията от конкретни контакти или които съдържат определени думи в темата. Или може да имате правило на сървъра да изтриете определени типове съобщения, преди да достигнат до вашата пощенска кутия.