Създаване и управление на контакти в Outlook 2013

Outlook не се използва много, ако нямате контакти. Разбира се, можете да въвеждате имейл адреси, докато пътувате, но това отнема много време и са податливи на грешки. По-добре е контактите ви да са вече в Outlook, така че да можете да изхвърлите бързо съобщение само с няколко кликвания.

В неотдавнашна статия обсъдихме как да започнем да използваме Outlook и днес искаме да разширим обхвата си, за да включим работата с контакти. Вашите контакти ще бъдат център на вашето изживяване в Outlook, тези, с които отговаряте и как използвате приложението.

Както може би очаквате, можете да направите много за управление на контактите с Outlook, а създаването на адресна книга, преди да започнете да използвате, има много смисъл.

Създаване на адресна книга

За да започнете да управлявате контактите си, първото нещо, което искате да направите, е да отворите режима на хората, за да можете да работите. Има много начини да добавите контакти в адресната си книга. В началото вероятно ще импортирате адресната си книга от друг източник, като уеб-поща или друга програма за електронна поща.

Имайте предвид, че за всеки имейл акаунт, който имате, ще имате адресна книга. В тази конкретна ситуация имаме локална адресна книга за нашия локален файл с данни на Outlook и имаме още един, свързан с нашия имейл акаунт.

Във всеки случай нека разгледаме основните неща, така че ако нямате адресна книга, която да импортирате, можете да започнете да добавяте контакти ръчно. В следващата снимка на екрана виждаме част от новата ни адресна книга, която за момента е напълно празна.

За да започнете, просто кликнете върху бутона „Нов контакт“ и ще се отвори нов прозорец за контакт. Първото нещо, което може да скочи върху вас, е колко е заета, но не се страхувайте, ако погледнете отвъд множеството функции на лентата, ще видите, че това е доста стандартна форма за контакти..

Нека след това да прекъснем преследването и да направим контакт за How-To Geek, като попълним подходящите стойности. Можете също да добавите изображение, което е излишно, но все пак е хубаво докосване до скучното, скучно адресна книга.

След като приключите с въвеждането на контакта или контактите си, ще искате да кликнете върху „Запазване и затваряне“ или да кликнете върху „Запазване и ново“, за да генерирате друг контакт. Нека го направим. Имаме избор между създаване на нов контакт или нов контакт за една и съща компания.

В този случай ще изберем последното, за да спестим време при въвеждане, след което ще кликнем върху „Запазване и затваряне“, за да разкрием новите ни записи в адресната книга..

Не е зле, вече имаме два контакта, които можем да изпратим по имейл, но човекът отнема много време. Ще бъде много по-лесно, ако можем да преместим информацията за контакт от друг източник в Outlook.

Ако използвате услуга за уеб поща или друга, контактите ви най-вероятно са там и ще трябва да бъдат импортирани в Outlook. Ако искате да въведете всеки контакт един по един, тогава със сигурност сте добре дошли да го направите, но ви препоръчваме да импортирате основния си списък с контакти, независимо дали това е от Thunderbird или Gmail, или друга услуга за електронна поща.

Импортиране и експортиране на записи за контакти

Независимо дали използвате Gmail или Yahoo Mail !, или имате имейл акаунт от 1997 г., който сте внимателно поддържали и поддържали, контактите и всичко останало, неизбежно може да се наложи да поставите контактите си в Outlook контактите си масово.

За да направите това, можете да експортирате контакти от друг източник и след това да ги импортирате в Outlook. Обикновено това лесно се постига чрез просто достъп до настройките или опциите от вашия имейл акаунт или клиент и след това избор на опцията за контакти за износ.

Обикновено тогава трябва само да ги импортирате в Outlook. Това е доста ясен процес и ще бъде подобен в повечето приложения за електронна поща. Препоръчваме ви да прочетете нашата статия, която обяснява как да експортирате и импортирате контакти в Outlook и обратно.

картичка? Какво е vCard?

Може би сте чували vCards (Virtual Card File или .VCF), може би дори сте получили такъв. vCards са стандартен формат за електронни визитни картички, който можете да обменяте с други лица, например чрез подпис или прикачен файл към електронната поща.

Независимо от това, има няколко начина, по които можете да работите с vCards в Outlook. Най-вероятният сценарий е мястото, където може да се наложи да импортирате контакт или да го експортирате във vCard. How-To Geek има пълно описание на този процес, който бързо ще ви доведе до скорост.

Понякога може да имате много vCards, съхранени в един vCard файл. Ако се опитате да конвертирате този файл, ще се импортира само първата vCard във файла. За да преодолеете това ограничение, първо трябва да конвертирате в .CSV файл и след това да го импортирате в Outlook. Препоръчваме ви да прочетете тази статия за пълно описание на този процес.

И накрая, можете да експортирате всичките си контакти към отделни vCards или един главен vCard, както е описано в предишния абзац. Още веднъж, имаме много малко урок за това как да направите това, така че с това трябва да сте в крак с начина, по който да получите vCards в и извън Outlook с относителна лекота..

Създавайте и управлявайте групите с контакти

Нека да обсъдим групите сега, тъй като възможността бързо да отблъсне съобщение до избрана група души, ви уверява, че не забравяйте да включите някого и ще ви спести да напишете всяко име в полето До :..

За да настроите контактна група, кликнете върху „Нова контактна група“ на лентата.

Веднъж отворен, трябва първо да решите какво искате да се обадите на вашата група (тук ще назовем нашия “CES 2015”) и след това щракнете върху “Добавяне на членове” и изберете “От контакти на Outlook”. лети, или изберете друга адресна книга, като например, ако искате да включите хора от директорията на вашата компания.

От списъка избираме членовете на групата. Не забравяйте, че можете да избирате членове, като задържите „CTRL“ и щракнете с левия бутон на всеки член. Независимо от това, когато искате да добавите нови членове, изберете името или имената и кликнете върху бутона „Членове ->“, който ще ги добавите към групата.

Когато приключите, кликнете върху „OK“.

Ще бъдете върнати на екрана за управление на групата, където можете да прегледате членовете на новата група и да направите други промени. Например, можете да препратите групата като Vcard или Outlook контакт, да добавите бележки за групата, да изпратите имейл до цялата група или да създадете среща само с тези членове на групата.

В нашия случай, ние просто ще кликнете върху “Save & Close”, за да създадете групата официално и да се върнете в основния прозорец на Outlook. Сега виждаме нашата нова група в нашия списък с контакти, обозначена с иконата на групата. Вдясно можете да видите членовете на групата и има икони, на които да извършвате действия. В този пример е налична само иконата за електронна поща, както и бутонът „Редактиране“.

Трябва да имате предвид, че най-бързият начин да изпратите имейл до група е просто да напишете името му в полето „До:“, така че в този случай можем да въведем „CES 2015“ и Outlook ще знае да изпрати съобщението до всички в тази група..

Опции за хората

Ако щракнете върху “File -> Options”, можете да конфигурирате Outlook по няколко начина в няколко различни категории.

Тук са вашите опции за хората. За разлика от други категории в опциите на Outlook, опциите People са малко и доста лесно да се оправи.

Опциите, които ще намерите тук, ще ви позволят да решите как се подават имената, дали да се показва допълнителен индекс и да се показват онлайн статуси и снимки.

Управлението на контактите на Outlook е доста просто, но както видяхте, можете да направите много повече за тях, за да ги поддържате правилно. Той предоставя много повече възможности за закръгляване на опита ви в Outlook, ако имате повече информация в контактите си, отколкото само име и имейл адрес.

Въпреки това, ако все още сте склонни да използвате нещо като Gmail като основен доставчик на електронна поща, тогава все още можете да използвате Outlook, за да ви помогне да управлявате контактите си, като същевременно ги синхронизирате с профила си в Gmail.