Как да създадете и персонализирате изглед на папка в Outlook

Ако работите в офис, тогава шансовете са да прекарвате много време в работа с електронна поща, най-вероятно в Microsoft Outlook. Струва си да отнеме малко време, за да може Outlook да покаже информацията, от която се нуждаете. За електронна поща най-добрият начин да направите това е с преглед на папки. Ето как работят.

Какво е преглед на папки?

Всяко място, където съхранявате електронната си поща в Outlook, независимо дали това е входящата поща, изпратените елементи, архивите, изтритите елементи или всяко друго място - е папка. Всяка от тези папки изглежда по същия начин по подразбиране, с колони, които съдържат метаданни за имейла, като подателя, темата, датата и часа, и т.н. Outlook групира имейлите по дата (с най-новата в горната част), стилизира непрочетени съобщения в получер син текст и показва съобщения, които сте чели с обикновен черен шрифт..

Това е по подразбиране за папката.

Но ако искате, можете да промените този изглед. Можете да създадете различен изглед за всяка папка или да създадете изглед на папка, който ви харесва, и да го приложите към всяка папка. Outlook дори има някои алтернативни вградени изгледи, с които можете да започнете.

Как да преминем към друг вграден изглед

За да започнете, нека да преминем към един от другите вградени изгледи, като кликнете върху Преглед> Промяна на изгледа.

Изгледът Compact е изглед по подразбиране, който използва всяка папка, но можете да промените към някоя от другите две:

• Единична: Това премахва групирането по дата и показва всичките ви съобщения в прост списък.
• Преглед: Това (донякъде интуитивно) премахва панела Преглед.

Как да персонализирате съществуващия изглед

Можете да персонализирате текущия изглед на папката, като щракнете върху View> View Settings.

Така се отваря прозорецът Advanced View Settings, където можете да промените всякакви неща в изгледа.

Ще променим показаните колони и настройките за сортиране като пример. Кликнете върху „Колони“, за да отворите прозореца „Показване на колони“.

Изберете „Споменаване“ в дясната колона, кликнете върху бутона „Премахване“ и след това върху „OK“.

Обратно в прозореца Advanced View Settings, щракнете върху бутона "Sort", за да отворите прозореца Sort.

В падащото меню „Сортиране по елементи“ изберете „От“ и след това кликнете върху „ОК“.

Сега щракнете върху “OK” в Advanced View Settings. Изгледът на папката вече е променен, така че колоната „Споменаване“ е скрита и папката е сортирана от лицето, което е изпратило пощата.

Това са само два бързи примера за това, което можете да направите. Можете да добавяте или премахвате много различни колони, да групирате и сортирате съобщенията по различни начини и дори да променяте шрифтовете и стиловете, използвани за показване на съобщенията. Играйте с различните опции, за да намерите най-доброто за вас.

Прилагане на изглед към други папки

След като персонализирате изгледа си, можете да приложите същия изглед към всяка друга папка, без да се налага да персонализирате всеки. Отново кликнете върху View> View Settings и този път щракнете върху командата "Прилагане на текущия изглед към други папки".

Изберете папките, към които искате да приложите изгледа, и след това кликнете върху „OK“.

Можете да изберете колкото искате папки (или подпапки).

Запазване на персонализиран изглед на папка

Можете също така да запазите персонализирания си изглед като шаблон, така че в бъдеще да можете да го приложите към други папки. Отново кликнете върху View> View Settings и изберете командата "Save Current View as New View".

Така се отваря прозорецът Copy View, където можете да дадете на вашия изглед име и да изберете кой може да вижда изгледа. Кликнете върху „OK“, когато сте задали всичко.

Ако отново щракнете върху View> View Settings, Outlook ще покаже новия ви изглед като налична опция. Кликнете върху „Управление на изгледите“, за да видите всички изгледи, до които имате достъп.

Прозорецът Управление на всички изгледи ви позволява да добавяте, редактирате и изтривате изгледи, както и да виждате настройките, прилагани за всеки изглед.

Създайте изглед от самото начало

Ако искате да създадете съвсем нов изглед, кликнете върху бутона „New“ в прозореца Manage All View. Това отваря прозореца Създаване на нов изглед.

Изберете типа на основния изглед, който искате да започнете, и натиснете бутона „OK“. Отваря се прозорецът Разширени настройки за преглед и можете да персонализирате изгледа си така, както искате. Когато приключите, кликнете върху „OK“, докато се върнете в прозореца „Управление на всички изгледи“ и след това кликнете върху „Прилагане на изгледа“, за да приложите изгледа към текущата папка..

След като създадете нов изглед, можете да приложите към друга папка, да го персонализирате допълнително или да го използвате като основа за друг нов изглед.

Премахване на персонализациите от изглед

Ако сте направили някои персонализации за съществуващия изглед, можете лесно да се върнете към съществуващия изглед. Това е добър начин да изпробвате нещата, без да се налага да ги притеснявате, ако промените не работят за вас. Кликнете върху Изглед> Нулиране на изгледа, за да премахнете несъхранените персонализации от текущата папка.

С помощта на тези инструменти за преглед можете да направите вашите папки да работят точно както искате и да започнете да укротявате този преливащ списък със съобщения.